Actualizado el: 11 marzo 2024
Seguramente hayas escuchado hablar sobre el software ERP, ya que su uso en negocios está muy extendido. Eso sí, no todas las empresas están al corriente de las ventajas y utilidades que les proporcionan. Por ello, necesitan conocer ejemplos de ERP y sus funcionalidades.
Los ejemplos más conocidos de ERP en España son programas como SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Netsuite o Cloud Gestion. Es probable que hayas escuchado los nombres, pero que no sepas para qué sirven. Por este motivo, vamos a ir más allá y vamos a ver ejemplos de uso de este tipo de software y cómo puede ayudarte.
ERP: ejemplos de uso más conocidos
Vamos a ver 5 ejemplos de uso conocido para los programas ERP. Veremos ejemplos relacionados con compras, ventas, generación de informes, control tanto de stock como de almacén y funcionalidades para SAT o soporte técnico.
Compras
El primer ejemplo de uso son las compras. Todas las empresas tienen proveedores y hacen compras de mercaderías, siendo complicado tenerlo todo bajo control. Un buen software ERP te da un listado de proveedores, permitiéndote acceder a ellos fácilmente. Los datos estarán perfectamente clasificados, para buscarlos y editarlos cuando quieras.
Allí, agrupa todos los documentos que te envíen, incluyendo un listado en PDF. Eso incluye pedidos, albaranes de entrega y facturas. Un buen ejemplo de utilidad es el envío de las facturas al gestor, haciéndolo con un clic y ahorrando mucho tiempo.
Es muy útil para mantener un control del pago a los proveedores. Al saber si todo está pagado y lo que hay que pagar, desaparecerán los problemas de tesorería y el negocio no correrá peligro.
Las ventas, uno de los mejores ejemplos de ERP
Vender es la clave para que una empresa funcione y lo que genera beneficios, pero emitir facturas no es tan sencillo como parece. En compañías con un gran volumen de pedidos, puede resultar todo muy confuso.
Por ello, los mejores software ERP deben evitar todos estos problemas, agrupando las facturas por proyectos y por clientes. También deben permitirte enviar presupuestos y facturas con un solo clic, sin pérdidas de tiempo.
Por ejemplo, podrás buscar una factura si Hacienda te hace un requerimiento, ahorrando muchísimo tiempo. Eso es posible en los programas con buscador con diferentes criterios, muy útil para estos casos.
Otro factor importante en las ventas son los partes de trabajo, especialmente en empresas de servicio. Los programas de gestión más eficientes mandan esos avisos directamente a los clientes, para evitar los olvidos. Además, controlan el cobro de las facturas, para que no se te pase nada.
Generación de informes
¿Cómo saber si una compañía va bien? Gracias a los informes y balances del negocio, que te dirán los ingresos y los gastos del ejercicio. Por ejemplo, la empresa podría estar perdiendo beneficios y tú no saberlo.
Para evitarlo, utiliza un programa ERP para crear balances rápidos y fáciles de leer, personalizándolos por cada periodo. Son gráficos completos que te darán la visión más amplia de tus números.
Esto también te puede servir para comparar los servicios presupuestados y facturados, y así hacer cambios en tu estrategia de marketing. Si no has cerrado suficientes presupuestos, ya sabes en qué estás fallando.
Finalmente, puede resultarte útil para pagar los impuestos. ¿Te cuesta rellenar el modelo 347? Imprime el listado de clientes con todos los importes facturados y se acabarán las preocupaciones.
Control de stock y almacén
Si tienes una empresa del sector retail, es casi inevitable la existencia de un almacén. Uno de los incovenientes es que es difícil gestionarlo y buscar todo ahí dentro, provocando problemas de stock, artículos caducados, etc.
Por ello, otro ejemplo de uso de ERP es la gestión de almacén. Se dispone de un almacén virtual, para registrar todos los productos y servicios de la empresa de forma organizada y personalizada. Por ejemplo, importa todos los productos de tu negocio desde una hoja de cálculo, clasifícalos y sabrás lo que tienes y cómo lo tienes.
A partir de ahí, podrás utilizar el almacén tanto como una biblioteca de productos como un mecanismo de control de stock. En el primer caso, sabrás todo lo que puedes vender. En el segundo, podrás dar salida prioritaria a lo que está a punto de caducar y anticiparte a la falta de algún producto.
Software ERP SAT
Las empresas de servicio técnico o SAT tienen necesidades especiales que otras no tienen. Son las responsables de dar asistencia técnica a otras, haciendo tareas como revisar máquinas y solucionar problemas. Por ello, emiten muchos partes y avisos de trabajo que se acaban acumulando, sin que exista control alguno.
Los programas ERP más avanzados tienen un módulo SAT específico. Permiten el control de mantenimiento, aparatos y máquinas y control de revisiones, con sistema de facturación en bloque, recordatorios y un conjunto de plantillas para que todo resulte más fácil.
Además de arreglar problemas y emitir partes de trabajo ordenados y clasificados, permiten hacer un mantenimiento preventivo en todo tipo de sectores . Te será útil para realizar un trabajo eficaz, sin olvidos y de forma ágil.
Otros
En realidad, hemos puesto solo 5 ejemplos de uso de ERP, pero hay muchos más que un buen programa puede proporcionarte. Por ejemplo, te ayudan en la gestión de personal, haciendo un listado de trabajadores, almacenando todos sus documentos como nóminas, IRPF o Seguridad Social.
Además, los mejores programas ERP son personalizables, para trabajar a tu manera. Permiten crear usuarios con roles de privilegios, personalizar opciones concretas y guardar documentos para enviar a las personas que estén autorizadas. Finalmente, destacaría las funcionalidades en la nube y la capacidad de conectarse con otros programas e importar archivos.
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