El llevar un registro adecuado de la entrega de material a los trabajadores de una empresa, es esencial para garantizar la eficiencia y productividad de la misma.
Un registro detallado del material entregado a cada trabajador, permite llevar un control preciso del inventario y asegurar que se está utilizando de manera adecuada.
Además, un registro del material entregado también puede ser útil en caso de que se presenten disputas o problemas relacionados con el uso del mismo. En este artículo, discutiremos las principales ventajas de llevar un registro del material entregado a los trabajadores, y cómo implementarlo en su empresa utilizando un software ERP.
Ventajas de llevar un registro de la entrega de material a los trabajadores
Registrar la entrega de material a trabajadores permite controlar qué material recibe cada empleado, cuándo se entrega y cómo se utiliza en la empresa. En Cloud Gestion, este registro ayuda a mantener el control del inventario, reducir disputas sobre el uso del material y disponer de información para decidir qué materiales deben reordenarse.
- Control del inventario: Un registro del material entregado a cada trabajador permite llevar un control preciso del inventario y asegurar que se está utilizando de manera adecuada.
- Mayor eficiencia: Con un registro adecuado del material entregado, es más fácil para los trabajadores encontrar y utilizar el material que necesitan, lo que a su vez puede mejorar la eficiencia y productividad de la empresa.
- Evita disputas: Un registro del material entregado puede ser útil en caso de que se presenten disputas o problemas relacionados con el uso del mismo.
- Ayuda a tomar decisiones: Un registro detallado del material entregado permite a la empresa tomar decisiones informadas sobre cuáles son los materiales más utilizados y cómo deben ser reordenados.
- Mejora la seguridad: Un registro del material entregado puede ayudar a garantizar que los trabajadores estén utilizando el material de manera segura y adecuada, reduciendo el riesgo de accidentes.
Utilizar un Software ERP para gestionar la entrega de material
Un software ERP para gestionar la entrega de material a trabajadores centraliza el registro de las entregas y facilita el control del inventario. Cloud Gestion incorpora un apartado específico en el módulo de Personal para registrar las entregas realizadas a cada trabajador, mientras que un ERP permite relacionar este control con solicitudes, aprobaciones, reposiciones e informes sobre el uso del material.
Un software ERP puede facilitar la gestión de la entrega de material a los trabajadores de la siguiente manera:
- Permite llevar un registro detallado del material entregado a cada trabajador, incluyendo la cantidad y la fecha de entrega.
- Facilita la solicitud y aprobación de material por parte de los trabajadores.
- Ayuda a controlar el inventario y a reordenar materiales cuando sea necesario.
- Ofrece informes y estadísticas sobre el uso del material, lo que puede ser útil para tomar decisiones informadas.
Al elegir un software ERP, es importante considerar la escalabilidad y flexibilidad del mismo, así como la facilidad de uso y la capacidad de integración con otras herramientas y sistemas utilizados en la empresa.
¿Qué ventajas tiene un ERP frente a una hoja de cálculo o un formulario en papel?
- Información centralizada: las entregas quedan asociadas al trabajador y al inventario, sin copias dispersas en archivos o carpetas.
- Consulta rápida: puedes localizar una entrega con filtros por fecha, trabajador, estado o tipo, en lugar de revisar documentos uno a uno.
- Menos pérdidas de documentación: el comprobante firmado queda guardado en el sistema y se puede enviar por mail al trabajador.
- Visión global: el ERP permite relacionar las entregas con solicitudes, aprobaciones, reposiciones e informes sobre el uso del material.
Gestionar entrega de material con Cloud Gestion
Cloud Gestion permite registrar la entrega de material a trabajadores desde el módulo de Personal. Cada entrega puede asociarse a un trabajador mediante un formulario, confirmarse con firma telemática y enviarse por mail como comprobante; además, el listado de entregas permite organizar la información por tipo de entrega y consultar su estado mediante filtros.
- Crear distintos formularios para cada entrega de material, donde poder asignar el trabajador a quien se le realiza la entrega. Este podrá firmar de forma telemática el formulario, para confirmar que ha recibido el material.
- Enviar por mail el formulario al trabajador como comprobante de que le fue entregado el material.
- En el formulario puedes seleccionar el tipo de entrega. Los tipos de entrega se utilizan para agrupar el material por categoría, tipo, clase, etc. Si tu empresa dispone de distintos tipos de material, esto te resultará muy útil para tenerlos organizados.
Estos tipos de entrega los tienes que tener previamente creados desde la configuración. Por ejemplo: ropa laboral, herramientas, EPI, etc. - En el listado de entregas creadas, dispones de un buscador con distintos filtros: podrás buscar por fechas, por trabajador, n.º de entrega, estado, tipo de entrega, etc.
- Desde el listado de entregas de material, podrás visualizar si el material ha sido entregado o no, ya que dispone de una columna donde aparecerá marcada con círculo rojo en caso de no ser entregado, y con un círculo verde si el material ha sido entregado.
¿Es obligatorio registrar la entrega de EPI?
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales obliga al empresario a proporcionar a los trabajadores equipos de protección individual (EPI) adecuados para el desempeño de sus funciones y a velar por su uso efectivo cuando, por la naturaleza de los trabajos, sean necesarios (artículo 17.2). El Real Decreto 773/1997, sobre utilización de EPI, añade que el empresario debe proporcionarlos gratuitamente (artículo 3.c) e informar a los trabajadores, antes de su uso, de los riesgos contra los que protegen, facilitándoles instrucciones, preferentemente por escrito (artículo 8.2).
Ni la Ley 31/1995 ni el Real Decreto 773/1997 establecen un modelo o un registro específico de entrega de EPI, por lo que no existe una obligación expresa de llevar uno. Aun así, conservar una constancia de cada entrega es una buena práctica para poder demostrar que se han cumplido las obligaciones anteriores. La Guía técnica del INSST sobre utilización de EPI, que no es vinculante, señala que es práctica habitual utilizar la firma del trabajador como medio de asegurar la entrega.
Esta información es de carácter general y no sustituye el asesoramiento de tu servicio de prevención de riesgos laborales.
¿Qué datos conviene incluir en un registro de entrega de material o EPI?
La normativa no fija un contenido obligatorio para este registro. Como referencia práctica, un registro útil suele recoger:
- Trabajador que recibe el material.
- Material o EPI entregado: descripción, modelo o referencia y cantidad.
- Tipo de entrega: ropa laboral, herramientas, EPI, etc.
- Fecha de entrega y, si procede, fecha prevista de renovación o caducidad del equipo.
- Firma del trabajador que confirma la recepción.
- Estado de la entrega: entregado o pendiente.
La misma Guía técnica del INSST recomienda además mantener un archivo de los EPI con una ficha de control por equipo y dejar registrada la formación que recibe cada trabajador. En Cloud Gestion, el formulario de cada entrega reúne el trabajador, el tipo de entrega, la firma telemática y el estado, y puedes enviar el comprobante por mail.
Estas son algunas de las funcionalidades que tiene Cloud Gestion para llevar una buena gestión de la entrega de material. A continuación puedes ver dos vídeos donde te explico las funcionalidades del listado de entregas y cómo crear una nueva.
Pero… ¿por qué no probarlo y salir de dudas? Te animo a probar nuestra DEMO de forma gratuita y comprobar lo fácil y sencillo que es poder llevar un control de todo el material entregado a los trabajadores.
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