Cómo facturar partes de trabajo con un software ERP

Cómo facturar partes de trabajo con un software ERP

Actualizado el: 11 agosto 2023

Facturar partes de trabajo es un proceso muy importante para las empresas que ofrecen servicios, ya que es la forma en que se registra y cobra por el trabajo realizado.

Sin embargo, este proceso puede ser tedioso y nos puede llevar a cometer errores si se realiza manualmente. Afortunadamente, los sistemas ERP nos ayudan a simplificar y automatizar el proceso de facturación de partes de trabajo.

En este artículo, hablaremos sobre cómo facturar los partes de trabajo con un software ERP.

¿Qué es un software ERP?

Un ERP es un sistema integrado de gestión empresarial que permite a las empresas manejar de manera eficiente sus procesos de negocio.

Un software ERP generalmente incluye módulos para contabilidad, finanzas, ventas, compras, inventario, recursos humanos, entre otros.

Al utilizar un software ERP para facturar partes de trabajo, las empresas pueden integrar fácilmente la información de trabajo realizado en la facturación y generar facturas mucho más precisas.

Además, los software ERP también pueden proporcionar informes detallados sobre los trabajos realizados, las horas facturables, los costos y los ingresos generados.

Proceso de facturación de partes de trabajo con un software ERP

El proceso de facturación de partes de trabajo con un software ERP es bastante simple. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se podría llevar a cabo este proceso:

Proceso de facturación de los partes de trabajo
  1. Creación de órdenes de trabajo: El primer paso en el proceso de facturación es la creación de partes de trabajo. Las órdenes de trabajo son documentos que describen el trabajo que se realizará, el material empleado, el tiempo estimado y los costos asociados. Estas órdenes se pueden crear en el módulo de gestión de órdenes de trabajo del software ERP.
  2. Registro de horas trabajadas: Una vez que se ha creado el parte de trabajo, el personal puede registrar las horas trabajadas en esa orden de trabajo. El personal puede ingresar esta información directamente en el sistema ERP a través de un registro de tiempo.
  3. Generación de facturas: Una vez que se han registrado todas las horas trabajadas, el personal de facturación puede generar una factura basada en la orden de trabajo. El software ERP puede calcular automáticamente el costo de las horas trabajadas y cualquier otro gasto asociado con la orden de trabajo.
  4. Envío de facturas: Finalmente, la factura se puede enviar al cliente para su revisión y pago. El software ERP puede enviar automáticamente facturas por correo electrónico o también se puede imprimir y dársela personalmente.

Beneficios de la facturación de partes de trabajo con un software ERP en la nube

La facturación de partes de trabajo con un software ERP ofrece varios beneficios importantes, como:

  • Reducción de errores: Al automatizar el proceso de facturación, se reducen los errores humanos y se mejora la precisión de las facturas.
  • Ahorro de tiempo: Al eliminar la necesidad de ingresar manualmente información de trabajo en un sistema de facturación, se ahorra tiempo valioso para el personal.
  • Mejora de la eficiencia: Al integrar la información de trabajo en un sistema ERP, se mejora la eficiencia general del proceso de facturación.
  • Mayor transparencia: Al proporcionar informes detallados sobre los trabajos realizados, los costos y los ingresos generados, se mejora la transparencia y la visibilidad del proceso de facturación

Además, un software ERP también puede ayudar a las empresas a administrar de manera más eficiente sus finanzas, recursos humanos, ventas, compras, inventario, etc, lo que puede conducir a una mayor rentabilidad y crecimiento.

Como facturar los partes de trabajo con Cloud Gestion

La facturación de órdenes es muy sencillo de realizar desde Cloud Gestion software.

Lo primero que tenemos que tener creados son los partes de trabajo del cliente, para ello tenemos un artículo publicado en nuestro blog donde también aparece un vídeo explicativo de como crear un parte de trabajo

Una vez realizado los partes que queremos facturar deberemos de seguir unos pasos:

1. Generar una nueva factura

Crear una nueva factura desde el apartado de Ventas en Facturas

En el apartado de Facturas seleccionamos «Nuevo» y se nos abrirá el formulario de factura de ventas.

2. Añadir el cliente

Añadir el cliente en la factura

Una vez dentro del formulario de facturas, seleccionamos el cliente.

3. Seleccionar los partes de trabajo para facturar

En el formulario de clientes seleccionar facturar documento y ahí partes de trabajo

En la parte superior del formulario de facturas seleccionamos «Facturar documento», se nos abrirá una ventana emergente donde seleccionaremos el tipo de documento, en este caso «Partes de Trabajo».

4. Facturar partes de trabajo seleccionados

Facturar los partes de trabajo en la factura de ventas

Se nos abre una nueva ventana emergente donde aparece el listado de los partes de trabajo del cliente seleccionado que están sin facturar.
Podemos seleccionar todos desde «Marcar todos», o podemos seleccionar solo los partes que queremos facturar.
También en la parte inferior, podemos seleccionar los datos que queremos añadir a la factura.
Pinchamos en «Facturar documentos»

5. Guardar factura con partes de trabajo añadidos

Formulario de factura con partes de trabajo añadidos

En la factura aparecerán los partes de trabajos ordenados por fecha, desde el más antiguo al más actual. Si tenemos seleccionado la facturación de la mano de obra, se nos añadirá.
Solo nos quedaría guardar la factura, y automáticamente el estado de los partes de trabajos añadidos pasará a ser «Facturados».

Si tu empresa trabaja con partes de trabajo puedes probar nuestra DEMO de forma gratuita y comprobar lo fácil y sencillo que es realizar la facturación.

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