Actualizado el: 17 marzo 2023
En este artículo vamos a tratar sobre los partes de trabajo, una herramienta fundamental en el día a día de empresas y autónomos, sobre todo aquellos del sector servicios: climatización, fontanería, calefacción / aire acondicionado, servicios técnicos, mantenimientos (predictivos, preventivos o correctivos), electricistas, empresas que ofrecen SAT, etc…
Es conveniente apuntar que, para evitar confusiones de términos, un parte de trabajo diario no es lo mismo que un parte de horas de trabajo, que es un concepto más relacionado con el registro y control horario laboral.
Qué son los partes de trabajo y para qué sirven, ejemplos y modelos
Un partes de trabajo diario es la anotación o formulario que recoge la información sobre las tareas realizadas por los trabajadores de una empresa en su actividad diaria. Esta información suele incluir aspectos como:
- Tiempo empleado en realizar una tarea, horas de cada trabador, etc.
- Descripción de las acciones realizadas, así como fotografías de las mismas
- Registro del material empleado
- Añadir datos de los aparatos o máquinas intervenidos
- Recogida de la firma del cliente al que se le presta un servicio
- Notas sobre la actuación, así como apuntes para actuaciones futuras
Los partes de trabajo constituyen un sistema de información cuyo uso mejora la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo, ya que funciona como una especie de diario de las actividades que realiza una empresa.
Antiguamente, los partes de trabajo se realizaban de forma manual, escribiendo la información en unos talonarios de imprenta, o en formularios preimpresos. Algo parecido al siguiente modelo de parte de trabajo:
Obviamente, hablamos en la actualidad de crear partes de trabajo online, con aplicaciones informáticas. La información almacenada puede resultar de gran valor para los compañeros de trabajo, que conocerán el estado de cada cliente / aparato / intervención.
Así mismo, es muy útil para los gerentes o encargados, que pueden revisar la evolución de las tareas, realizar análisis de la información para extraer conclusiones, y organizar mejor los calendarios de actuaciones en base al conocimiento previo de los partes de trabajo.
Como inconveniente podemos mencionar la reticencia de muchos trabajadores a cumplimentar los partes de forma regular o completa, bien sea porque no ven la necesidad de ello o porque consideran que les consume tiempo.
Lo cierto es que, sin duda alguna, la empresa o equipo que utiliza correctamente los partes de trabajo es más eficiente e incrementa su productividad, y este punto debe ser objetivo de toda empresa que aspire a mejorar y crecer.
Como crear partes de trabajo diarios en la nube (online)
Tradicionalmente, los partes de trabajo se rellenaban en formato papel, e incluso a día de hoy existen empresas que siguen usando este formato… ¡en plena época digital! Sobre este tema, te recomendamos que veas nuestro artículo sobre Transformación Digital.
Pues si, el papel es un soporte obsoleto y poco eficiente, ya que podemos crear nuestros partes de trabajo con un software, gracias a smartphones o tablets. Si además es una aplicación en la nube, como Cloud Gestion, la información de un parte de trabajo se comparte y sincroniza a tiempo real.
Utilizando un software de gestión de partes de trabajo, se obtienen numerosas ventajas y beneficios.
Algunos ejemplos y beneficios de rellenar partes de trabajo online
Se tarda mucho menos tiempo en rellenar un parte de trabajo en la nube que en papel, se evita la pérdida fortuita de esa información (ya sabes, el típico papel que luego no aparece), y además permite recoger la firma del cliente en tablet / móvil, en caso de ser necesario.
En definitiva, los partes de trabajo online organizan y mejoran el flujo de información, la eficacia y la operatividad de un equipo de trabajadores o empleados de una organización.
¿Quieres ver como se crean los Partes de Trabajo en Cloud Gestion? Mira el siguiente vídeo:
Conclusión
Como puedes ver, los partes de trabajo son una herramienta muy útil para todo tipo de empresas, pero en particular para las empresas de servicios técnicos y mantenimientos (SAT), para las cuales es crucial poder organizar y analizar el trabajo de sus técnicos.
En este sentido, Cloud Gestion ofrece una ayuda inestimable gracias a sus funciones de software GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador), ideal para empresas que ofrecen Servicio de Asistencia Técnica o SAT. Un programa para gestionar partes de trabajo de forma fácil y eficiente.
En el siguiente vídeo puedes conocer más sobre como Cloud Gestion puede ayudarte si gestionas una empresa de este tipo:
