Actualizado el: 17 abril 2024
Un error bastante común en el mundo empresarial consiste en confundir el albarán de entrega y la factura.
Esto se debe, principalmente, a que muchas personas no tienen claro el primero de los conceptos. Si bien la realidad es que se trata de dos documentos completamente distintos.
Por esta razón, en esta entrada vamos a explicarte con detalles y con ejemplos qué es un albarán de entrega, qué es una factura y cuáles son las diferencias entre ambos.
También te contaremos cómo se ha de rellenar cada uno de ellos de forma correcta y qué ventajas puede brindarte apostar por implementar un software ERP como el que te ofrecemos en Cloud Gestion para agilizar todos estos procesos.
¿Qué es un albarán de entrega?
Cuando nos referimos a un albarán de entrega, a veces llamado nota de entrega (erróneamente, ya que son conceptos parecidos, pero sinónimos), estamos hablando de un documento de carácter mercantil que representa, por sí mismo, un comprobante que acredita que un comprador ha recibido correctamente su pedido con la mercancía enviada por un vendedor.
Se trata, en definitiva, de un justificante que te servirá para acreditar que una transacción se ha producido conforme a los términos pactados por las dos partes intervinientes.
Este no solamente certifica que una operación se ha producido, sino que también impone a ambas partes una serie de exigencias que han de cumplir obligatoriamente.
En este caso, el emisor se compromete a garantizar que la mercancía cumple con las características detalladas en dicho documento y el receptor está obligado a realizar el pago de la factura correspondiente.
El albarán de entrega tiene validez legal, por lo que, en casos de morosidad, se admite como prueba para efectuar las reclamaciones correspondientes.
Tipos de albaranes
Debes saber que hay dos clases, claramente diferenciadas:
- Valorado: además de los datos obligatorios según la reglamentación correspondiente, este modelo incluye el precio individual de cada mercancía, los descuentos aplicados, los impuestos que se originan a raíz de la transacción comercial y su valor final. Este tipo de albarán no tiene por qué ir acompañado de una factura.
- No valorado: en este caso, el documento solamente recoge la información básica necesaria, así como una descripción detallada de la mercancía y las cantidades correspondientes. No así los importes, descuentos e impuestos. Por ello, sí se exige que se adjunte una factura en la que se aporten estos datos omitidos en el albarán de entrega.
¿Qué es una factura?
La factura también es un documento mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un determinado servicio y tiene validez legal y fiscal.
Sirve como acreditación de una transacción comercial. Es, por lo tanto, un justificante que otorga validez a la operación, a efectos formales.
Sin este documento, aunque la venta de la mercancía o la prestación del servicio se haya llevado a cabo de forma efectiva y conforme a lo pactado, no reunirá los requisitos para considerarse legal.
Por consiguiente, podría acarrear una serie de consecuencias negativas para las partes implicadas en la transacción.
De hecho, empresarios y autónomos tienen la obligación de emitir facturas en numerosos supuestos. Por ejemplo, si el cliente es otro empresario o autónomo o un particular y lo solicita con fines tributarios.
También, si vas a exportar bienes exentos de IVA o realizar ventas a distancia o sujetas a impuestos especiales, deberás entregar este documento.
Al igual que si el cliente es la Administración pública o una persona jurídica o tienes que realizar operaciones intracomunitarias.
Tipos de factura
Es importante que conozcas todos los tipos de facturas que existen para, de esta forma, aplicar la que proceda en cada caso determinado:
- Ordinaria. La más utilizada, con diferencia, por empresarios y autónomos.
- Rectificativa. Se usa para realizar una corrección sobre una factura ordinaria anterior que contenía un error y, por tanto, no cumplía con los requisitos exigidos por ley.
- Recapitulativa. Es aquella que aglutina varias operaciones comerciales dirigidas hacia un mismo destinatario y llevadas a cabo en distintas fechas, dentro de un mismo mes natural.
- Proforma. Sirve para documentar una oferta comercial de manera formal y profesional, por lo que no tiene validez legal, a modo de justificante, ni tampoco valor contable alguno.
- Simplificada. Contiene tan solo algunos de los requisitos exigidos por ley, por lo que se trata de una especie de ticket de compra. La Agencia Tributaria tan solo la admite en determinadas circunstancias.
- Electrónica. Es la equivalente a una factura ordinaria emitida en papel, solo que se hace a través de medios electrónicos o telemáticos, exclusivamente.
- Intracomunitaria. Aquella que refleja transacciones efectuadas entre dos operadores pertenecientes a países de la Unión Europea. Ha de reflejar el IVA intracomunitario correspondiente.
- Multidivisa. En ella se especifica una transacción comercial realizada con una moneda extranjera.
- Consular. Se emplea para realizar una operación internacional y sirve para estipular el tipo de arancel que se va a aplicar al producto o servicio. Es un documento extraordinario que ha de emitir, excepcionalmente, el vendedor.
- Con retención. Aquella a la que se aplica retención a cuenta del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).
¿Cuál es la diferencia entre albaran y factura?
Es importante que tengas clara la principal diferencia que existe entre los albaranes y las facturas, para no confundir, de este modo, ambos documentos.
Con el primero solamente se deja constancia de que se ha producido una transacción comercial en los términos pactados.
Sin embargo, dicho albarán de entrega no sirve como justificante de pago, puesto que este es el principal cometido que tiene la factura.
Por tanto, aunque son dos documentos similares, la realidad es que tienen una finalidad y una validez legal completamente diferentes.
Solamente la factura tiene valor, a efectos legales y tributarios. En consecuencia, esta se ha de emitir y entregar después de los albaranes, una vez que el cliente haya firmado la correcta recepción del bien o servicio correspondiente.
Este es el único documento que tiene carácter obligatorio y te será imprescindible para deducir el IVA de los gastos de tu empresa.
Además, puede ser utilizado para reclamar la garantía del producto o servicio recibido por parte del vendedor.
¿Qué datos ha de contener este documento? Ejemplo de albarán
Este tipo de documento deberá contener los datos del remitente, es decir, quien envía la mercancía o presta el servicio, así como los del destinatario (quien la recibe).
También ha de llevar datos sobre la mercancía remitida, como su referencia, el tamaño, el peso total e individual, etcétera.
De igual manera, es esencial que registre la fecha de salida de la mercancía y el número de referencia de la factura a la que pertenecen los albaranes emitidos.
Un consejo: como emisor, es importante que revises a conciencia el pedido antes de firmar los albaranes para que compruebes que todo está en orden.
Y no está de más que incluya un apartado de observaciones donde reflejar cualquier incidencia que haya podido producirse.
Asimismo, dependiendo de si se trata de una nota valorada o no, como ya te hemos explicado más arriba, podrán incluirse datos como el precio de la mercancía, descuentos aplicados, impuestos…
¿Y que datos debe tener una factura?
Aunque no existe un modelo único y estándar, como ya has podido comprobar, los datos mínimos que ha de reflejar una factura son los siguientes:
- Lugar y fecha de emisión, que suelen ir en el encabezamiento.
- Numeración, que suele ser cronológica.
- Datos identificativos del comprador y vendedor.
- Descripción detallada de la transacción comercial.
- Base imponible de la operación, es decir, la contraprestación sin aplicar el impuesto sobre el valor añadido (IVA).
- Impuestos directos que gravan la operación o, lo que es lo mismo, el IVA.
- Contraprestación total, que es la suma de la base imponible más el IVA.
- Forma de pago.
¿Es necesario un sistema ERP para emitir albaranes y facturas?
Como autónomo o responsable de un negocio o pyme, son muchas las ventajas de las que te podrás beneficiar si te decantas por implementar un software ERP .
La más importante, sin duda, será que te servirá para automatizar todos los procesos; y, por lo tanto, ahorrar tiempo y sobrecostes.
Con esta herramienta podrás tener al día toda la información relacionada con tus operaciones comerciales activas, como la emisión de albaranes de entrega, facturas y otros documentos como órdenes de compra.
Se trata de un sistema seguro que, además, te permitirá gestionar otras áreas de tu negocio, como la contabilidad, información de contacto de tus clientes, nóminas y horas extra de tus empleados, stock disponible en el almacén…
Generalmente, estos programas te ofrecen una interfaz muy intuitiva y bastante accesible, que te permitirá gestionar toda la información en tiempo real.
Conclusión
Son, por tanto, muy funcionales y se suelen componer de varios módulos para ajustarse a tus necesidades particulares.
También te resultarán muy útiles para analizar datos y elaborar informes de los diferentes departamentos de tu negocio.
Así que, ahora que ya sabes qué es un albarán de entrega, qué es una factura y cuáles son las diferencias entre ambos documentos.
¿Por qué no das un paso más al frente para relanzar tu negocio y confías en Cloud Gestion? Pronto comenzarás a ver los resultados positivos.
