Cómo gestionar el almacén de mi empresa

Cómo gestionar el almacén de tu empresa

Actualizado el: 2 noviembre 2022

Todos los trabajos a realizar en una empresa son importantes para su buen funcionamiento, en diferentes niveles. Podemos destacar la gestión del almacén como una actividad fundamental, ya que conlleva una serie de gestiones como pedidos, inventarios, stocks, etc., que son de gran relevancia para una empresa.

Uno de los procesos más importantes que se dan en un almacén es gestionar y organizar de manera correcta la recepción de las mercancías, ya que esto será la base para todas las demás gestiones.

La empresa deberá de encontrar el mejor sistema o método organizado, para poder tener una mejor visibilidad y control sobre su stock. Para eso se han creado softwares muy útiles.

Que es la gestión del almacén y en qué consiste

Es el proceso logístico durante el cual el material es recibido, organizado, almacenado en un establecimiento hasta su salida. Se trata de un proceso muy activo, ya que las mercancías suelen rotarse con gran frecuencia.

Dependiendo la finalidad que tenga la empresa, en un almacén se pueden almacenar numerosos materiales que pueden ser: materias primas, productos semielaborados, elaborados, etc.

También nos encontraremos con maquinaria y equipos que muchas veces son necesarios para realizar los trabajos dentro del almacén.

gestion almacen definicion - Cómo gestionar el almacén de mi empresa

Antiguamente toda esta gestión se llevaba a cabo manualmente; con el paso del tiempo y la aparición de las nuevas tecnologías, se fue modernizando y utilizando hojas de cálculo.

Con el paso de los años todo ha evolucionado, se han desarrollado software específicos para este fin, de tal manera que hoy en día cada vez son más las empresas que deciden adquirir uno para controlar sus inventarios.

En Cloud Gestion llevamos más de 12 años desarrollando un software ERP que se ajusta a todas las empresas. Disponemos de un Módulo de Almacén muy completo, que te ayudará a optimizar su gestión desde la recepción de los productos hasta la salida de los mismos.

La gestión del almacén es un factor crucial para las empresas y de ello depende la eficiencia para poder cumplir con los servicios comprometidos.

Funciones que se realizan en la gestión del almacén

Ya sabemos en qué consiste, pero ¿cuáles son las funciones que se realizan habitualmente?

  • Recibir los productos para equiparar el stock del almacén.
  • Almacenar la mercancía recibida.
  • Llevar un control de inventario.
  • Organizar los pedidos realizados.
  • Realizar la distribución de los pedidos a los clientes.

Es por ello que la gestión del almacén comienza cuando se recibe el producto, y termina cuando el producto sale del las instalaciones de la empresa para ser entregado al cliente, o para cualquier otro fin.

Para la realización de estas funciones, es importante mantener una buena organización entre todos los trabajadores para poder llegar a tiempo con los pedidos de los clientes.

Funciones para gestionar el almacén

Gestión sobre el control de Stock

En Cloud Gestion tienes la opción de configurar cómo llevar el control de stock de tus artículos o productos, seleccionando con qué documentos se van a contabilizar las entradas o salidas. Esto te permite mantener un balance exacto de entradas y salidas de material.

Pongamos un ejemplo: si se compra material, al guardar el albarán de compra se sumarán las unidades de ese material en el almacén, y cuando se genere una factura de venta para un cliente las unidades añadidas en ella se descontarán del almacén.

Cada empresa podrá seleccionar los documentos con los que quiere contabilizar sus entradas y salidas.

  • Albaranes de compra y venta.
  • Albaranes de compra, venta y partes de trabajo.
  • Partes de trabajo y albaranes de compra.
  • Factura de ventas y albaranes de compra.

Para visualizar el stock de un artículo o producto, se puede hacer de manera general desde el «Listado de Artículos» donde se especifica la fecha de la última entrada y la última salida.

En caso de dispongas de la opción de «Multi-almacén» y tengas añadida la localización también te aparecerán las unidades que hay en cada almacén y las unidades en total.

En la parte superior del mismo listado hay de un buscador con diferentes filtros, para poder realizar búsquedas más exactas de uno o varios artículos/productos.

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Gestión de Inventario

  • Es muy importante mantener un inventario controlado, limpio y monitoreado, ya que tener controlada perfectamente la mercancía nos generará reportes del estado logístico del negocio.

  • En Cloud Gestion puedes llevar un control de inventario del artículo en concreto donde poder ver su rotación. También te muestra un listado de los documentos donde se ha añadido dicho artículo; de esta manera poder ver cuántos, cuándo y a quién se ha comprado o se ha vendido.

  • También tiene la opción de poder obtener balances desde el «Módulo de Informes» y para saber en todo momento las existencias que hay en el almacén y los productos por documento.

  • En cada uno de ellos se puede aplicar distintos filtros, como familia, fechas, etc. Esta herramienta resulta muy útil por ejemplo para datos respecto a final de año, trimestre, mes, etc., ya que extrae los importes de compras y gastos que se han generado, tanto por artículo como totales.
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Módulo de Almacén en Cloud Gestion

El Módulo de Almacén de Cloud Gestion es muy completo, fácil de utilizar y configurable. Tendrás todos los datos que necesitas, te ayudará a agilizar tu trabajo diario y no solo en el apartado de almacén.

Para conocer más a fondo las funciones de inventario de Cloud Gestion, mira estos vídeos:

Con nuestro software ERP en la nube podrás realizar todas las gestiones de tu empresa, ventas, compras, personal, partes de trabajo, agenda, etc.

Y al estar guardado en la nube podrás acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar con acceso a internet, sin tener que estar en la oficina.

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