Actualizado el: 13 abril 2023
Los presupuestos son una herramienta clave para cualquier negocio, ya que te permiten planificar y controlar los gastos y los ingresos de tu empresa.
Sin embargo, elaborarlos puede ser una tarea tediosa y complicada, especialmente si se trata de una empresa grande o con muchas líneas de productos o servicios.
Es ahí donde entra en juego el software para presupuestos. Con este tipo de herramientas, podrás simplificar y agilizar el proceso de elaboración, también te permite obtener información valiosa para la toma de decisiones.
A continuación, te presento algunas de las ventajas de utilizar un software para presupuestos:
Ventajas de utilizar un software para presupuestos
1. Ahorro de tiempo
Uno de los mayores beneficios de utilizar un software para presupuestos es el ahorro de tiempo. En lugar de tener que elaborar los presupuestos de forma manual, utilizando hojas de cálculo o documentos de texto, el software te permite automatizar gran parte del proceso. Así, podrás generar presupuestos en cuestión de minutos, en lugar de horas o días.
2. Mayor precisión y fiabilidad
Otra ventaja de utilizar un software para presupuestos es que podrás obtener una mayor precisión y fiabilidad en los cálculos. El software está diseñado para evitar errores humanos, como la introducción de datos incorrectos o la realización de cálculos equivocados.
Además, al utilizar un software, puedes asegurarte que todos los presupuestos siguen la misma estructura y se basan en los mismos criterios, lo que facilita la comparación y el análisis.
3. Mejora en la planificación y el control
Al utilizar un software para presupuestos, puedes mejorar la planificación y el control financiero de tu empresa. El software te permite realizar simulaciones y proyecciones, lo que te ayuda a identificar posibles desviaciones y a tomar medidas preventivas. Además, al contar con información actualizada y precisa, puedes tomar decisiones más informadas y estratégicas.
4. Facilidad de uso
La mayoría de los software para presupuestos son muy intuitivos y fáciles de usar. Además, suelen contar con una interfaz gráfica amigable, que permite visualizar y editar los presupuestos de forma sencilla. Esto significa que cualquier persona, incluso aquellas sin experiencia en finanzas, puede utilizar el software sin dificultad.
¿Qué funciones debe tener un software para presupuestos?
Para que un software para presupuestos sea realmente útil, debe contar con ciertas funciones y características clave. Algunas de las más importantes son:
- Plantillas de presupuestos predefinidas, que permiten agilizar el proceso de elaboración.
- Herramientas de importación y exportación de datos, para poder utilizar información de otros sistemas o fuentes.
- Sistema para crear versiones, poder crear distintas versiones de un mismo presupuesto es algo muy importante, ya que en ocasiones puede darse el caso de tener que presentar al cliente el mismo presupuesto pero con algunas modificaciones u opciones distintas.
- Funciones de simulación y proyección, que permiten evaluar diferentes escenarios y tomar decisiones más informadas.
- Integración con otros sistemas de gestión financiera, como contabilidad o facturación.
- Personalización de los presupuestos, para poder adaptarlos a las necesidades y particularidades de cada empresa.
Cloud Gestion, tu software para crear presupuestos
Nuestro software ERP es la mejor opción para poder crear tus presupuestos de una manera sencilla y rápida. Además, Es muy fácil e intuitivo, por lo que no tendrás ningún problema para empezar a trabajar con él desde el primer momento.
Tienes las funciones necesarias para poder realizar tus presupuestos:
- Puedes duplicar presupuesto, para realizar presupuestos distintos muy similares, sin necesidad de tener que realizarlo desde el principio.
- Crear versiones de un presupuesto, esto resulta muy útil porque podrás entregar al cliente distintas o opciones de un mismo presupuesto y que pueda elegir.
- Asignar un proyecto.
- Organizar los presupuestos por su estado. Los presupuestos pueden estar en varios estados que te indicarán en el momento que se encuentran (borrador, pendiente, aceptado, rechazado, finalizado y facturado).
- Podrás crear otros documentos desde un presupuesto. Por ejemplo podrás facturar el presupuesto, crear albarán de ventas, parte de trabajo, pedidos de compra y venta, factura proforma y avisos.
- Enviar presupuestos por mail; esta opción es muy útil simplemente con seleccionar la opción de enviar por mail, será enviado, sin necesidad de descargar y adjuntarlo en el mail.
- Crear plantillas de condiciones; podrás tener creadas distintas plantillas de condiciones y añadir según corresponda en los presupuestos, esta condiciones se imprimirán al final del presupuesto, pudiendo elegir en la configuración si quieres que vayan seguidas o en una hoja a parte.
Estas son algunas de las funciones más importantes que ofrece Cloud Gestion software para presupuestos. Con ellas, podrás hacer presupuestos con mayor eficiencia y sin errores, lo que te permitirá aumentar la productividad de tu empresa.
Cómo realizar un presupuesto desde Cloud Gestion Software
A continuación te explicamos de manera rápida cómo crear un presupuesto desde Cloud Gestion, al final podrás ver un vídeo con una explicación más detallada.
1. Crear un nuevo presupuesto
Desde el apartado de Ventas -> Presupuestos, seleccionaremos «Nuevo», se nos abrirá el formulario para crear un nuevo presupuesto.
2. Detalles
En este apartado se añadirán los artículos o partidas añadidas en el presupuesto.
3. Condiciones
Previamente creadas las plantillas de condiciones, aquí seleccionaremos la que corresponda, y esta se añadirá al final del presupuesto.
4. Firma
El cliente te podrá firmar el presupuesto. La firma y los datos se añadirán en el documento.
5. Notas
Si necesitas realizar cualquier anotación sobre este presupuesto de manera interna, en este apartado lo puedes hacer, ya que la información añadida aquí no aparece reflejada en ningún documento.
6. Adjunto
Puedes añadir al presupuesto cualquier documento como por ejemplo los planos de la obra que se está presupuestando. Tienes que tener en cuenta que también tienes la opción de poder configurar las opciones de impresión para que se impriman los pdf adjuntos al imprimir el documentos.
7. Pizarra
Esta opción se puede utilizar una vez tengamos el presupuesto creado y guardado. Tenemos que editarlo y ya se podría abrir la pizarra.
Esta opción se utiliza para dibujar en el caso que sea necesario y funciona como «Paint».
8. Seguimiento
Esta opción al igual que la anterior no se puede gestionar hasta que el presupuesto no está guardado.
Con el seguimiento podrás registrar cada movimiento que se realice con el cliente respecto a este presupuesto, por ejemplo, tienes una reunión para presentarle el presupuesto, se anotaría en el seguimiento y quedaría reflejado en la ficha del cliente.
Conclusión
En resumen, utilizar un software para presupuestos puede ser una gran ventaja para cualquier empresa. Entre sus principales beneficios se encuentran el ahorro de tiempo, la mayor precisión y fiabilidad, la de mejorar la planificación y el control financiero, y contar con una interfaz gráfica amigable y herramientas útiles. Si aún no has probado nuestra DEMO de forma gratuita, ¡es hora de considerar hacerlo!
