Actualizado el: 22 mayo 2023
El software ERP es uno de los ejes vertebradores de la digitalización de las empresas. Se trata de una herramienta digital con la que los negocios pueden encontrar múltiples ventajas, desde optimizar las cuentas y procesos hasta mejorar la relación con el cliente.
También te servirá para ahorrar tiempo (lo que se traduce en dinero) y eliminar los errores de gestión humanos.
Existen tantos ERP como sectores en la industria. Si tu empresa se dedica a las reformas, obras o construcción, necesitará encontrar aquel que dé respuesta a sus necesidades concretas. En este artículo te contamos en qué aspectos has de fijarte.
Características de un ERP para constructoras
EPR es la abreviatura de Enterprise Resource Planning o sistema de gestión empresarial. Podrás usarlo para automatizar e integrar los principales procesos de tu empresa en una única plataforma.
Entre los beneficios principales se encuentra optimizar la organización y la gestión de datos de tu compañía. Las ventajas que encontrarás, de forma general, en este software son las siguientes.
1. Que esté disponible en cualquier lugar
Hoy en día, que un software esté disponible en la nube está más que justificado. Los ERP en cloud tienen la ventaja de ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento.
De esta manera, tu equipo o el responsable de un proyecto puede acceder a los datos que necesite, tanto si está en una obra como si es en la oficina, por ejemplo.
Los ERP en la nube permiten actualizar y editar la información, consultar información en tiempo real y utilizar gran variedad de dispositivos.
De esta manera, aunque no estés en el despacho o te encuentres de viaje, podrás seguir trabajando con todas tus herramientas y los datos que necesites.
2. Escalable
Un negocio, sea del tamaño que sea, siempre es susceptible de crecer más y afrontar nuevos retos. A la hora de tomar ciertas decisiones o dar un paso al frente, muchos directivos se enfrentan a muchos temores, sobre todo en cuanto al inicio de los planes de crecimiento. Los desafíos son muchos, entre ellos no cometer errores que provoquen daños a la organización.
Sin embargo, crecer como negocio o alcanzar nuevos clientes es inevitable si quieres que tu empresa funcione. Esto suele venir acompañado de una reestructuración, un proceso de expansión y, por supuesto, inversión.
Si tu empresa cuenta con un modelo de negocio escalable, que va acompañado por tecnología de estas características, el proceso será mucho más rápido y menos complejo.
La tecnología escalable es aquella que te permite aumentar la carga de trabajo sin que se vea alterada su calidad, los procesos o su funcionamiento.
Por tanto, un software para empresas constructoras con esta característica es fundamental si tienes ideas ambiciosas para tu negocio de obras y reformas y no quieres tener problemas a la hora de aumentar la información o los procesamientos.
3. Pago por uso
El pago por uso, también conocido como software as a service o SaaS, es una modalidad de comercialización del software ERP para construcción en la que no necesitas hacer un gran desembolso económico.
Hace años, las grandes herramientas informáticas solo estaban al alcance de las empresas con fuerte músculo financiero. Estas soluciones solo se vendían en modo de caras licencias, que se renovaban cada año y que no eran aprovechadas en su totalidad en la mayoría de los casos.
A día de hoy, empresas de cualquier tamaño pueden acceder a la mejor tecnología pagando solo por lo que usan. De esta manera no tendrás que hacer frente a costosas licencias, con programas que nunca vas a utilizar.
Tú eliges los módulos y la duración que necesitas y así podrán confeccionarte un presupuesto personalizado.
Así mismo, existen fórmulas intermedias de licencias y mantenimientos, que se pueden adaptar muy bien a cada modelo de negocio. Como es el caso Cloud Gestion (ver planes de precios).
4. Automatización
La automatización es, posiblemente, la característica principal de los programas de gestión. Por tanto, el ERP obras y reformas que escojas ha de ser capaz de automatizar las diferentes áreas de tu negocio: desde las finanzas hasta el personal.
Y esto tiene un objetivo claro: facilitarte las tareas más tediosas y repetitivas, que te restan tiempo y energía para hacer cosas más importantes.
La automatización de tareas optimiza tiempo y recursos humanos
Además, la automatización reduce costes y optimiza procesos al eliminar los errores humanos. Todo esto se integra en informes y reportings con gráficas e información útil para tu día a día.
Productividad
La finalidad es el aumento de la productividad de tu plantilla porque podrás dedicarte a aquellas actividades que te aporten más eficacia.
Escalabilidad
La automatización está muy relacionada con la escalabilidad, ya que esta no existiría sin aquella. Al final, si lo haces todo a mano, te encontrarás con los temidos «cuellos de botella» que impiden el crecimiento y el avance.
Características específicas de un ERP para la construcción
Una empresa de obras también necesita un ERP que ayude a llevar la gestión de los procesos. Y no importa el tamaño de tu organización, ya seas PYME o gran empresa; a lo largo del día vas a requerir una herramienta que controle aspectos tan dispares como el material o la propia plantilla.
ERP Verticales
Si bien las especificaciones dichas anteriormente son básicas para que un software de gestión de obras funcione adecuadamente y en sintonía con el ritmo del día a día, vas a necesitar más. Existen ERP verticales, que están especializados en sectores e incluyen módulos específicos para ellos.
No es lo mismo una herramienta para una empresa sanitaria que para una de reformas. Aquí te contamos lo que más va a interesarte.
Gestión de ventas
Como su nombre indica, el módulo de gestión de ventas te permitirá gestionar todas las operaciones relacionadas con las ventas o la distribución con respecto a los clientes. Aquí se incluyen presupuestos, gestión de pedidos, emisión de facturas y albaranes y también funciones de contabilidad.
Lo ideal es que este sistema se integre con el de tu cadena de distribución para que puedas ver fácilmente las consultas y los pedidos de proveedores o clientes.
Un buen ERP de gestión de ventas incluirá funcionalidades complementarias como la gestión de contratos y la integración con logística, finanzas y otros departamentos.
Además, en España está a punto de aprobarse una normativa que obligará a todas las empresas a utilizar la factura electrónica. Por tanto, es primordial que tu software cuente con esta funcionalidad, además de que para tu negocio será una manera más cómoda y económica de facturar.
Gestión de compras
El módulo de gestión de compras de un ERP te permitirá llevar el control del aprovisionamiento que necesita tu empresa. Entre los artículos que hay que controlar están materias primas, servicios, pedidos, etc. También incluye la recepción de aquellos, con su albarán y factura.
Entre las funcionalidades complementarias están la gestión de contratos con proveedores, expedientes de compra y su integración con la cadena de suministros. En definitiva, se trata de un módulo que gestiona todo tu ciclo de compras, desde que haces el pedido hasta el pago.
En un entorno geopolítico convulso, como es el actual, en el que el mercado está cada vez más globalizado, el departamento de compras va adquiriendo más y más responsabilidades. De hecho, en la construcción es una pieza clave para que aumenten la productividad y la competitividad.
Un ERP verticalizado y especializado en las reformas te permitirá dar un salto de gigante, mejorar los procesos productivos y estandarizar otros.
Software SGA o gestión de almacén
Para una empresa de construcción es vital que el ERP cuente con un módulo SGA o de gestión del almacén. Estos sistemas automatizan la actividad diaria y los procesos que tienen lugar en cada etapa logística de una empresa.
Así, controla la recepción de mercancías, te avisa del stock, de las preparaciones que tienes que hacer y del envío de los pedidos, entre otras cuestiones.
Es tan vital este software que debería convertirse en la base de tu ERP. Gracias a él tendrás información muy útil para tomar decisiones y evitar problemas, como falta de material o un gasto descontrolado.
Los datos que almacena el programa te indicarán el coste logístico y el valor de tu mercancía, las manipulaciones que ha tenido un producto o las preparaciones que tengas que llevar a cabo. No solo ahorrarás costes, sino también tiempo.
Los reportings o informes
El análisis de los datos tiene una finalidad muy importante: tomar decisiones. Por tanto, el uso de un ERP va a tener esto como objetivo principal. Para que el software sirva bien a tus intereses tiene que ser capaz de realizar reportings o informes sobre diferentes temáticas: impuestos, clientes, productos, balances…
Además, un software de gestión para tu empresa de construcción será útil si puede proporcionarte un informe de tu plantilla con los datos que necesites.
De esta manera, podrás comprobar de un vistazo el estado actual de tu equipo, la información personalizada de cada uno y en qué has de incidir para mejorar la situación.
Facturación a origen, o certificación de obra
Un buen software ERP de gestión para empresas de construcción debe permitir controlar todos los aspectos de un proyecto, desde la planificación hasta la ejecución. Una de las funciones más destacadas es la facturación a origen, o certificación de obra, que consiste en emitir facturas según el avance de la obra y no al finalizarla. De esta forma, se mejora el flujo de caja y se evita el riesgo de impagos.
También es interesante contar con otras funciones específicas, como la posibilidad de aplicar la retención de obra o servicio, un mecanismo usado en el mundo de la construcción para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los contratistas.
Conclusión
En definitiva, en este artículo te hemos explicado los puntos que has de tener en cuenta a la hora de elegir un software ERP de gestión para empresas de construcción y reformas.
Hay una serie de características generales en este tipo de herramientas, como que esté en la nube o el pago por uso, que son interesantes para cualquier sector.
También hemos explicado aquellos módulos imprescindibles para un negocio de construcción y reformas que no deberías perderte.
