Actualizado el: 21 junio 2024
En estos tiempos que corren, existen numerosas estafas y problemas, especialmente con el envío de la mercancía. Por ello, tanto al comprador como al vendedor le interesa verificar que todo está bien, para evitar problemas legales y cubrirse las espaldas. ¿Cómo se hace? Gracias a un documento llamado nota de entrega.
¿Cómo funciona? ¿Qué ventajas tiene? ¿Es obligatoria? ¿Es lo mismo que un albarán de entrega? Vamos a responder estas y muchas más dudas, además de darte una pequeña guía para hacer la tuya en 2026 sin errores.
¿Qué es la nota de entrega?
Es un documento que sirve de comprobante y registro de entrega de productos y servicios. Registra el día que se entregó la mercancía, la cantidad o el precio, entre otros elementos. Con esto, se certifica la entrega del pedido y permite registrarla. De hecho, en algunos países tiene efectos fiscales y tributarios, como si fuera una factura.
Hay que tener en cuenta que este documento no tiene validez por sí solo. Para que la tenga, debe ir acompañado de la correspondiente factura.
Tipos de notas de entrega
En función de la modalidad de transacción, hay dos tipos:
- Valorada: incluyen el importe total y la cantidad de los conceptos, siendo similar a una factura. Muy usado para vender productos. Es el ejemplo más típico de nota de entrega.
- No valorada: no especifica cantidades ni costes.
¿Para qué sirve la nota de entrega?
Este documento mercantil es importante, tanto para el comprador como vendedor, sirviendo como acuse de recibo y conformidad. Además, tiene las siguientes utilidades:
- Si eres vendedor: acredita que has entregado el bien o servicio y justifica que ha salido del almacén.
- Si eres comprador: verifica si la mercancía se corresponde con la factura final y el pedido.
- Si eres transportista: justifica que se ha hecho el trabajo correctamente.
¿Cómo se hace una nota o comprobante de entrega?
Es fácil de crear este tipo de notas, pudiéndolo hacer con un software ERP que incluya esta función o de manera manual con una hoja de cálculo. En cualquier caso, debe incluir lo siguiente para que sea válida.
Incluye los datos obligatorios
En primer lugar, esta nota llevará una serie de datos obligatorios que siempre debes incluir:
- Fecha de emisión (en la que se crea el documento)
- Lugar de emisión
- Número de identificación correlativo
- Información del vendedor, incluyendo datos fiscales y contacto
- Misma información para el comprador
- Fecha de recepción (en la que se recibe el producto o servicio)
- Lugar de recepción
- Descripción del producto y cantidades (si es nota de entrega valorada)
Datos opcionales que pueden ayudar
Aunque no sean estrictamente obligatorios, hay ciertos datos que se pueden incluir para añadir información adicional:
- Apartado de comentarios del cliente
- Precio del artículo, totales e impuestos (si no acompaña de la factura)
- Método de entrega
- Apartado para adjuntar archivos como imágenes
La nota no es válida sin la firma del cliente
Una nota de entrega no tiene validez legal si no ha sido firmada por el receptor del producto o servicio. Tiene la opción de firmar o sellar la nota, siendo la confirmación de que todo está en orden. Si no lo hace, no sería válida.
Preguntas frecuentes
Vamos a responder algunas dudas frecuentes que se suelen tener sobre las notas de entrega.
¿Cuál es la diferencia entre nota de entrega y albarán?
Aunque puedan ser parecidos, no son lo mismo. Aunque ambos se enfocan en comprobar la entrega del bien o el servicio, el albarán se encarga de verificar que el trabajo se ha hecho bien, mientras que la nota se usa más a nivel interno, tanto a nivel contable como para llevar un control dentro de la empresa.
Eso sí, en ciertas ocasiones, se pueden referir a las notas erróneamente como albaranes, como si fueran sinónimos. Todo esto puede depender del país o sector.
¿Y la diferencia con una factura?
La diferencia entre factura y nota de entrega es aún mayor. En la primera, se emite un documento que acredita la compra de un producto o servicio, indicando precios y formas de pago. Con respecto a las notas, se entrega un documento para justificar la recepción del producto o servicio, sin hablar de formas de pago ni costes.
De hecho, no suelen incluir ni siquiera los precios ni el impuesto, sino solamente las cantidades y el resto de datos obligatorios. Lo habitual es acompañar la nota con la factura, para que tenga validez legal y el cliente pueda verificar ambos fácilmente.
¿Es obligatoria?
No, no lo es, así como tampoco es obligatorio que te la firmen si la has entregado. Sin embargo, es recomendable emitirla por las ventajas anteriormente mencionadas, como el resguardo de la responsabilidad, acuse de recibo y justificación de que el trabajo está hecho.
Conclusión
La nota de entrega es muy común para registrar la entrega de un producto y certificarlo, siendo un buen comprobante de que todo está bien. Eso sí, debe emitirse correctamente, sin errores en las cantidades ni en el producto.
Para crearlas, cuenta con Cloud Gestión, nuestro ERP para empresas. Disponemos de una sección dedicada a clientes y ventas que facilita la creación de notas de manera sencilla, además de permitir la generación de diversos documentos, tales como partes de trabajo, facturas y presupuestos, por mencionar algunos. Con el acceso a listados de clientes y proyectos, obtener los datos necesarios se logra con un simple clic.
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