Si bien es cierto que Excel es un programa que suelen usar muchos autónomos y pymes para facturar y llevar la contabilidad de sus empresas, y que en algunos de los casos puede funcionar de manera adecuada para realizar este proceso, la realidad es que hay programas de facturación especializados, mucho más efectivos y seguros.
A ver, vaya por delante que no tenemos nada en contra de Excel, o de otras hojas de cálculo. Se trata de una excelente herramienta con posibilidades y aplicaciones casi infinitas; pero lo cierto es que no sirve igual de bien a todos los propósitos, y creemos que no es la mejor opción para administrar un negocio o empresa.
Un poco sobre Excel y facturas
Para nadie es un secreto que llevar la facturación de una empresa o negocio no es una tarea tan sencilla y del éxito de este proceso dependen muchos aspectos importantes. Razón por la cual es indispensable contar con un buen programa de facturación, donde además de llevar de forma adecuada la gestión de tu empresa, se puedan crear copias de seguridad y realizar actualizaciones de forma sencilla.
Así que si aún sigues utilizando Excel para llevar la contabilidad de tu empresa o negocio, y a pesar de que seguro ya has tenido varios inconvenientes con este software, te invitamos a echar un vistazo a algunas de las razones por las que deberías cambiar Excel por un programa de facturación de calidad profesional.
Una aplicación profesional te ayudará con la gestión de tus clientes, presupuestos, albaranes de entrega, pagos, facturación a origen, compras, facturas rectificativas, gastos, partes de trabajo, etc. Y aunque deberás invertir un dinero en adquirirlo, la mejora en la gestión lo compensará con creces. Al fin y al cabo, la productividad es un punto clave para el éxito empresarial.
Razones para no seguir usando Excel para gestionar tu empresa
Pérdida de datos contables, fiscales y financieros
Recuerda que Excel no es un programa 100 % confiable para almacenar datos. Para empezar, este programa no te permite realizar copias de seguridad en la nube para que tus datos no se pierdan en caso de que el aparato que utilices se dañe y tenga un virus o presente un error de actualización.
Lo que significa que tendrás que guardar siempre la información en un disco duro o en una usb para que no pierdas información importante en caso de que algo inesperado ocurra. Es cierto que podrías utilizar un servicio de almacenamiento en la nube tipo Dropbox o Drive, pero ya tienes que utilizar otro software para un mismo fin.
Por otro lado, si se produce un apagón o si hay alguna falla en el sistema y no alcanzaste a guardar los cambios en el documento, toda la información que tienes ahí se va perder. En algunos casos, el programa te dará la oportunidad de acceder a una pequeña copia de seguridad, pero esta nunca va estar completa y sólo incluirá una pequeña parte de la información que agregaste.
Por esta razón, nunca te puedes confiar y tienes que estar todo el tiempo guardando los cambios realizados en tu documento.
También es cierto que con hojas de cálculo el tema de los impuestos se vuelve mucho más engorroso, ya que deberás utilizar fórmulas que pueden variar con el tiempo, o tener que añadir otras nuevas si, por ejemplo, tienes que utilizar el recargo de equivalencia u otros impuestos diferentes.
Barreras de idioma y divisas en documentos mercantiles
En caso de que quieras hacer facturas para clientes de otros países tendrás que usar un traductor y agregar todos los datos de forma manual, sin contar que Excel no trabaja muy bien con todas las divisas, y esto te obligará a revisar constantemente que la contabilidad se esté llevando de forma adecuada.
Cuando menos lo esperas Excel puede hacer un cambio de divisa y cambiar por completo los montos de cada factura. Por esto siempre tienes que estar muy atento a este punto.
Así que no quieres estar traduciendo todo el tiempo tus facturas sino que puedas tener disponibles plantillas en todos los idiomas y con todo tipo de divisas disponibles, lo mejor que puedes hacer es conseguir un programa de facturación de calidad profesional.
Es cierto que con la aparición y uso cada vez más extendido de la Inteligencia Artificial, aplicada ya a casi todos los softwares de cierta importancia, estos procesos tienden a simplificarse cada vez más, y reduciendo los márgenes de error.
Almacenamiento de información de la empresa
A diferencia de otros programas de facturación donde los archivos ocupan un espacio mínimo, los archivos que se generan en Excel pueden ocupar mucho espacio, incluso si son archivos con poca información.
De este modo, tendrás que optar por comprar discos duros o espacio en discos virtuales para guardar una mayor cantidad de archivos y evitar que tus computadores y dispositivos electrónicos queden saturados de información.
Aparte del tema del espacio, y con una mayor repercusión, destaca la desorganización que se puede producir al trabajar con decenas o cientos de archivos excel diseminados por múltiples carpetas.
Deberás ser muy meticuloso para mantener un orden mínimamente aceptable, y es fácil que cuando quieras buscar una factura y sus albaranes de hace cuatro años pierdas mucho tiempo buscando esos documentos.
Y si sube mucho tu volumen de negocio, la confusión y el caos irán a más con total seguridad; Excel no es un sistema escalable, es poco eficiente a partir de un cierto punto. Y si, casi todos hemos utilizado Excel (y mucho) al principio de arrancar un negocio, y luego hemos ido apreciando y sufriendo sus carencias a lo largo del tiempo. Por eso es mejor comenzar, si es posible, con un buena base eficiente y escalable.
El acceso a toda la información de una empresa debe ser rápido, intuitivo y nada engorroso, para poder consultar y gestionar con mayor agilidad y eficiencia.
En este sentido, nuevamente Excel no es la mejor de las soluciones, mientras que un buen software ERP te va a ofrecer múltiples filtros de búsqueda, opciones accesibles, una interfaz usable… que harán tu tarea mucho más sencilla y consumiendo muy poco tiempo. Y ya sabes… el tiempo es dinero cuando hablamos de trabajo!
Escasa seguridad y posibilidad de alteraciones
Desafortunadamente un archivo de Excel presenta muy poca seguridad y prácticamente cualquier persona puede acceder a los archivos y modificar lo que quiera. Lo que significa que manipular la información de estos documentos puede ser muy fácil para cualquier persona y los cambios que se realicen no tendrán vuelta atrás.
Así que correrás el riesgo de perder información importante sobre tus clientes y sus facturas. Por esta razón, siempre deberás tener tus archivos en un lugar muy seguro donde no queden accesibles a personas malintencionadas. Igualmente, como se mencionó más arriba los archivos de Excel pueden presentar virus y fallas significativas que llevan a que la información guardada en éstos se borre por completo.
Por este motivo, siempre tendrás que guardar tus archivos en varios dispositivos o memorias para que no pierdas datos relevantes. Esto sin duda causará que tus tareas diarias aumenten, pues tendrás que crear muchas copias de seguridad.
¿Qué herramienta de gestión utilizar? Una decisión importante
Cada empresa y autónomo debe considerar siempre los pros y los contras de cada decisión, y la de elegir la herramienta de gestión es una decisión que reviste una gran importancia a presente, pero también a futuro.
Es por ello que hemos comentado todo esto sobre facturación con Excel, y te invitamos a que conozcas y pruebes Cloud Gestion, nuestro software ERP en la nube que facilita la gestión de la empresas. Accede a nuestra Demo y pruébalo, o contáctanos para más información.
