Actualizado el: 30 octubre 2026
Un parte de trabajo es el documento que registra lo que se ha hecho en una intervención: qué trabajo se ha realizado, quién lo ha hecho, cuántas horas ha llevado, qué material se ha usado y, normalmente, la firma del cliente. Es una herramienta básica para empresas y autónomos de servicios: climatización, fontanería, calefacción, electricidad, mantenimiento o servicio técnico (SAT).
En este artículo te explicamos qué datos debe incluir, cómo se rellena y cómo digitalizarlo. Además, puedes descargar gratis una plantilla de parte de trabajo en PDF, lista para rellenar e imprimir.
¿Qué es un parte de trabajo y para qué sirve?
Un parte de trabajo diario es el formulario en el que un trabajador deja constancia de cada intervención. Sirve para tres cosas:
- Justificar el trabajo ante el cliente, que lo revisa y lo firma.
- Informar a la oficina de lo que se ha hecho y de lo que queda pendiente, para organizar las siguientes visitas.
- Facturar y controlar costes: las horas y el material registrados son la base de la factura y permiten saber si el trabajo ha sido rentable.
Parte de trabajo y parte de horas no son lo mismo
El parte de trabajo describe una intervención. El parte de horas recoge el tiempo trabajado por cada empleado y está más relacionado con el control del horario laboral. Las horas que figuran en un parte de trabajo son las dedicadas a esa intervención, por lo que no sustituyen al registro de jornada.
¿Qué datos debe incluir un parte de trabajo?
Para que sea útil, conviene que recoja al menos:
- Número de parte y fecha.
- Hora de inicio y de fin del trabajo.
- Cliente y dirección de la intervención.
- Descripción del trabajo realizado, la avería o la reparación.
- Mano de obra: quién ha trabajado y cuántas horas.
- Material utilizado y cantidades.
- Firma del cliente, con su nombre y DNI.
Según la actividad, también puede incluir los datos del aparato o equipo intervenido, fotos del trabajo y observaciones o tareas pendientes para la siguiente visita. Si además quieres usarlo para controlar costes, anota las horas por trabajador y el material con su precio: así podrás comparar lo que te ha costado cada trabajo con lo que facturas.
Plantilla de parte de trabajo en PDF (gratis)
Hemos preparado una plantilla de parte de trabajo en PDF rellenable: puedes completarla en el ordenador o imprimirla y rellenarla a mano. Incluye los datos anteriores, líneas para la mano de obra y el material, y espacio para la firma del cliente con nombre y DNI. Descarga aquí la plantilla de parte de trabajo en PDF.
¿Cómo se rellena un parte de trabajo?
- Anota el número, la fecha y la hora de inicio al llegar a la intervención.
- Identifica al cliente y la dirección y, si procede, el aparato o equipo.
- Describe el trabajo realizado con claridad: qué se encontró y qué se hizo.
- Registra la mano de obra y el material utilizado.
- Apunta las observaciones y lo que quede pendiente, y anota la hora de fin.
- Pide al cliente que lo revise y lo firme, y entrega el parte en la oficina para facturarlo.
Parte de trabajo en papel, app o ERP: ¿qué opción elegir?
El papel o una plantilla pueden bastar si haces pocos partes. A medida que crece el volumen, el problema es el tiempo que se pierde en pasar los datos a mano y los partes que se extravían.
| Papel o plantilla | App de partes | ERP con partes de trabajo | |
|---|---|---|---|
| Rellenarlo | A mano o en el ordenador. | Desde el móvil o la tablet. | Desde el móvil, la tablet o el ordenador. |
| Llega a la oficina | Cuando se entrega el papel. | Al momento. | Al momento. |
| Firma del cliente | En papel. | En pantalla. | En pantalla. |
| Facturar | Hay que volver a teclear los datos. | Depende de si se conecta con tu programa de facturación. | La factura se crea desde el propio parte. |
| Material y costes | Hay que calcularlos aparte. | Depende de la app. | Se relacionan con el almacén, las compras y los informes. |
Un parte digital también tiene su reto: algunos trabajadores son reticentes a rellenarlo de forma regular. Por eso conviene que el formulario pida solo lo necesario y que se pueda completar en pocos pasos.
Diferencias entre parte de trabajo, orden de trabajo, albarán y factura
| Documento | Para qué sirve | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Orden de trabajo | Indica qué hay que hacer. | Antes de la intervención. |
| Parte de trabajo | Registra qué se ha hecho, con horas y material. | Durante la intervención o al terminarla. |
| Albarán | Acredita la entrega de mercancía o de un servicio. | En el momento de la entrega. |
| Factura | Documenta la venta a efectos fiscales. | Al facturar el trabajo. |
Cómo hacer partes de trabajo con Cloud Gestion
En Cloud Gestion, nuestro ERP en la nube, los partes de trabajo están integrados con la facturación, el almacén y los informes. El proceso es este:
- Crea el parte desde «Ventas > Partes de Trabajo > Nuevo», o genéralo desde un aviso.
- Rellena la cabecera: cliente, proyecto, fecha y horas de inicio y fin. Puedes configurar qué campos ve cada trabajador para que solo le aparezca lo necesario.
- Describe el trabajo realizado, escribiendo o dictando con el botón de captura de audio.
- Añade la mano de obra (trabajador, horas ordinarias o extra) y el material, que también puedes añadir leyendo el código de barras.
- Adjunta fotos o informes, como la placa de un aparato, o dibuja un esquema en la pizarra.
- Recoge la firma del cliente en la pestaña «Firma», con su nombre y DNI.
- Imprímelo en PDF o envíalo por email: valorado, sin valorar, sin totales o en formato ticket.
- Genera el albarán o factura el parte sin volver a teclear los datos. También puedes facturar varios a la vez, con una factura por cliente.
Desde la oficina, el administrativo puede revisar los partes a medida que llegan, buscarlos por cliente, trabajador, contrato o proyecto, y ver su estado: no facturado, facturable, facturado o en garantía. También puede sacar listados de horas por trabajador y de materiales, o comparar los precios de compra y venta de cada trabajo. Además, con la geolocalización activada, queda registrado desde dónde se creó o modificó cada parte.
Partes de trabajo para servicio técnico (SAT)
Con el módulo SAT, el parte se puede vincular a un contrato de mantenimiento, indicando si es una avería o una revisión. También permite cargar las operaciones a realizar desde una plantilla y asociar los equipos intervenidos. Si combinas los partes con una buena gestión de órdenes de trabajo o avisos, toda la información queda enlazada, desde el aviso hasta la factura.
¿Quieres ver cómo se crean los partes de trabajo en Cloud Gestion? Mira el siguiente vídeo:
Preguntas frecuentes sobre los partes de trabajo
¿Qué es un parte de trabajo?
Es el documento que registra lo realizado en una intervención: el trabajo hecho, las horas, el material utilizado y, normalmente, la firma del cliente.
¿Qué diferencia hay entre un parte de trabajo y un parte de horas?
El parte de trabajo describe una intervención concreta. El parte de horas recoge el tiempo trabajado por cada empleado y está relacionado con el control del horario laboral.
¿Es obligatorio hacer partes de trabajo?
No con carácter general, a diferencia del registro de jornada laboral (el fichaje diario de entrada y salida), que sí es obligatorio para todas las empresas. El parte de trabajo es un documento de control interno que sirve para organizar la actividad y registrar las tareas realizadas, el material empleado y las horas dedicadas a cada cliente o proyecto.
¿Tiene que firmar el cliente el parte de trabajo?
No es obligatorio con carácter general, pero sí muy conveniente: la firma, con el nombre y el DNI, deja constancia de que el cliente ha revisado el trabajo y está conforme.
¿Se puede facturar directamente desde un parte de trabajo?
Con un ERP, sí. En Cloud Gestion puedes crear la factura o el albarán desde el propio parte, sin volver a teclear los datos, y facturar varios partes a la vez. Para facturar las horas de mano de obra, hay que añadirlas como líneas de material.
Conclusión
Un buen parte de trabajo recoge qué se ha hecho, con qué horas y material, y lleva la firma del cliente. Es útil para cualquier empresa de servicios y especialmente para los servicios técnicos y de mantenimiento (SAT), que necesitan organizar y analizar el trabajo de sus técnicos. Para esos casos, Cloud Gestion incluye además funciones de software GMAO.
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