Cómo gestionar Ordenes de Trabajo o Avisos

Actualizado el: 2 noviembre 2022

Los avisos (u órdenes) de trabajo son un poco el reverso de los partes, y ambas herramientas se complementan de maravilla a la hora de organizar, registrar y controlar el flujo de trabajo de un equipo o empresa.

Hoy en día se realizan de manera más rápida y cómoda ya que existen cantidad de software desarrollados para su gestión.

¿Qué es una Orden de trabajo o Aviso?

Podemos definir una orden o aviso como una notificación (ya sea en papel o digital) que se le entrega a un trabajador y que contiene información detallada e instrucciones precisas para llevar a cabo una tarea o acción. Esta información suele incluir aspectos como:

• Hora y lugar previstos para el trabajo a realizar. Mucho mejor si incluye datos geográficos precisos, como geolocalización, para facilitar la llegada al punto indicado.
• Datos sobre la persona o empresa que solicita la intervención, a ser posible que incluya un historial de trabajos anteriores. Esta información puede ahorrar mucho tiempo al técnico.
• Indicación aproximada del tiempo de intervención, que luego podrá compararse con el tiempo real empleado gracias al parte de trabajo que se genere con posterioridad.
• Información sobre los materiales y/o herramientas que serán necesarios, así como cualquier otro dato que pueda ayudar al trabajador a realizar la tarea de forma eficiente.

Tipos de ordenes de trabajo. Ejemplos

Generalmente consideramos que existen 2 tipos de avisos de trabajo:

• Orden de trabajo correctiva (o urgente): se utiliza para notificar una tarea a realizar para un problema que ha sido reportado previamente por un cliente. Es decir, se produce sólo bajo demanda explícita del cliente. Es lo que se denomina mantenimiento correctivo.
  
  Por ejemplo, a un cliente se le estropea la caldera de calefacción, llama a su empresa de fontanería, que registra su petición y genera una orden de trabajo a uno de los miembros de la empresa en cuestión.
  
  Cuando ese trabajador finalice su reparación, creará un parte de trabajo vinculado a la orden de trabajo que dio lugar a la intervención, y así la información mantendrá una correcta trazabilidad.
  
  
• Orden de trabajo preventiva: se utilizan normalmente enmarcadas en un servicio o contrato de mantenimiento preventivo, es decir, periódico y establecido previamente con el cliente.
  
  Por ejemplo: un cliente firma con su empresa de fontanería habitual un contrato de mantenimiento anual para su caldera de calefacción (por seguir con el ejemplo anterior).
  En base al periodo estipulado en ese contrato, un técnico de esta empresa recibirá una orden de trabajo generada automáticamente (por ejemplo, desde un software SAT / GMAO), y pasará por el domicilio del cliente para realizar una revisión de la caldera, sin necesidad de que el cliente tenga que avisar de nada.
  
  Una vez finalizada la intervención, el trabajador registrará lo realizado en un parte de trabajo.

Software de Gestión de la Orden de Trabajo o Aviso

Antiguamente las ordenes de trabajo se realizaban en papel, pero con el paso del tiempo y la llegada de las nuevas tecnologías, ese proceso ha ido avanzando hasta dar lugar al desarrollo de unos software con los que poder gestionar de manera más rápida todo este trabajo.

En Cloud Gestion encontrarás este apartado llamado «Avisos» y el cuál al acceder a él podrás visualizar el listado de todos los avisos creados, en la parte superior dispones de un buscador con diferentes filtros para realizar búsquedas más exactas.

Orden de trabajo – Plantilla de formulario | Cloud Gestion

El formulario de avisos de Cloud Gestion es muy completo, ya que dispone de una cabecera donde añadir los datos del cliente, y en la parte inferior encontraremos distintas pestañas donde poder añadir datos si lo requiere:

• Información del aviso, donde añadiremos una descripción del trabajo que tenemos que realizar o la incidencia que nos haya descrito el cliente.
• Material, en caso de saber el material que tenemos que utilizar para realizar el aviso podemos añadirlo, esto nos facilitará el trabajo al generar el parte de trabajo.
• Notas, este apartado le encontraremos en todos los documentos de Cloud Gestion, es para añadir anotaciones que se utilizan de uso interno en la aplicación, es decir no aparecerán en ningún documento.
• Adjuntos, aquí podemos añadir cualquier imagen, o archivo que queremos correspondiente al aviso generado.
  Por ejemplo el cliente nos envía una imagen de la tubería rota que tenemos que reparar, así el trabajador puede hacerse una idea del material que tiene que llevar.
• Pizarra, este apartado es muy útil, tiene el mismo sistema que paint y sirve para dibujar.
• Seguimiento, este apartado también aparece en todos los documentos, y es para realizar un seguimiento del aviso.

¿Quieres ver cómo se crean los Avisos (u Órdenes) de Trabajo en Cloud Gestion? Mira el siguiente vídeo:

Conclusión

Desde Cloud Gestion te animamos a que pruebes nuestra DEMO de forma gratuita y podrás comprobar lo fácil y sencillo que es crear los avisos de trabajo desde nuestra aplicación.

Tus trabajadores te agradecerán!! poder generar los avisos de una manera tan cómoda y sencilla, y lo mejor de todo es que podrán generar el parte de trabajo desde el propio aviso, simplificando aún más el trabajo, ya que al generar el parte desde el aviso la mayoría de los datos se copian en el parte generado.

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