Certificado de empresa. Qué es, para que sirve y como pedirlo (SEPE)

Certificado de empresa. Qué es, para que sirve y como pedirlo (SEPE)

El certificado de empresa es un documento imprescindible para cualquier empleado/a. En este post te contamos todas sus características y todos los detalles del impreso para que aprendas a completarlo y entiendas mejor su contenido.

¿Qué es el certificado de empresa?

Es el documento en el que se recogen los datos, personales y de cotización, para certificar que una persona contratada está en situación de desempleo. Se emplea para:

  • reconocer el tipo de prestación y la cantidad que debe cobrar el empleado o la empleada;
  • confirmar que el/la profesional está en situación de desempleo. El objetivo es evitar que alguien pueda cobrar el subsidio de manera ilegal;
  • confirmar que la relación entre la empresa y el/la empleado/a ha terminado de manera legal. En caso de baja voluntaria, no se debe completar el certificado.

¿Cuál es la información que se incluye en el certificado de empresa?

Toda la relativa tanto a la empresa como al trabajador. Concretamente, se trata de los siguientes aspectos.

  • Todos los datos de la empresa.
  • Toda la información de la persona a la que se le acaba el contrato,.
  • El motivo y la fecha de la extinción contractual. El documento sirve para acreditar que la persona está en situación legal de desempleo.
  • La información de los últimos seis meses de cotización del empleado/a.
  • La importancia de las fechas
  • La fecha que aparezca en el certificado debe ser la misma en la que el/la empresario/a le indique a la autoridad laboral competente que:

– se ha llevado a cabo un despido colectivo;

– se ha suspendido un contrato de manera individual;

– se ha reducido la jornada laboral.

¿Cuáles son los apartados que incluye el impreso del certificado de empresa?

El impreso comienza indicando que don o doña equis, que desempeña el cargo de equis, confirma la veracidad de los datos del trabajador y de la empresa que se incluyen a continuación.

Datos de la empresa

Usamos el formato de listado e incluimos un ejemplo tras cada punto para que te sea más fácil completarlo.

  • Nombre o razón social. Hierros Martínez.
  • Régimen de Seguridad Social. Código: XXX; denominación: metalurgia; código de cuenta de cotización: XXXX.
  • Domicilio social. Calle del Puente, 8, Madrid. Código postal: 28080; provincia: Madrid.
  • Actividad económica. Clave CNAE: XXX; denominación: metalurgia; domicilio y localidad del centro de trabajo: Madrid.

Datos de la persona trabajadora

Proseguimos con el apartado más importante del certificado para acreditar la situación de desempleo.

  • Nombre y apellidos: Juan Gutiérrez Pérez.
  • DNI o NIE: XX. XXX. XXX-letra.
  • Número de afiliación a la Seguridad Social: XXX-XX-XXXX-
  • Grupo de cotización: Se especifica la categoría profesional.
  • Contrato: Se incluye el tipo (la nueva normativa exige que sea fijo discontinuo) y la duración (se especifica el tiempo que ha durado el que acaba de extinguirse).
  • Distribución de las jornadas de trabajo a tiempo parcial. Ha de incluirse el tipo y los días (del 1/1/2023 al 1/4/2023).
  • Profesión o categoría profesional. Se incluyen el código y la denominación concreta del puesto de trabajo. Ha de especificarse si se ha ostentado un cargo público o sindical. Finalmente, se concreta la fecha de alta en la empresa (en este caso, 1/1/2023).
  • Suspensión o extinción de la relación laboral. Se incluye el código, la causa (fin de contrato por ejemplo), la fecha de suspensión o extinción (1/4/2023) y la fecha del fin de la suspensión (1/7/2023). Número de ERTE (dependerá del que te indique el SEPE).
  • Reducción de jornada por: Reducción de jornada o ERTE (se incluye el número del porcentaje correspondiente: 10 %). Cuidado de hijos, familiares o víctima de violencia de género (5 %).
  • Número de salarios de tramitación. (cifra) del 1/1/2023 al 1/4/2023.

Cotizaciones por contingencias comunes y desempleo

Es aquí donde se deben incluir los datos de la relación laboral y los pagos realizados a la Seguridad Social durante el contrato. Encima del cuadrante que ha de rellenarse se indicará que se trata de las bases de cotización de los últimos 180 días precedentes a la fecha de la suspensión o la extinción de la relación laboral. Los datos se reparten de la siguiente manera.

  • Años.
  • Meses.
  • Número de días cotizados (9).
  • Base de contingencias comunes (10).
  • Base de cotización de desempleo (11).
  • Observaciones (12).
  • Por vacaciones anuales, retribuidas y no disfrutadas antes de la fecha de suspensión o extinción en la empresa (13).

Termina el certificado con la fecha y la firma de quien presenta el documento.

En la segunda página se incluye toda la información para completar el certificado. Se divide en los siguientes apartados.

  • Instrucciones de cumplimentación.
  • Un listado con los códigos de las causas de la extinción del contrato.
  • Las casillas que aparecen en el listado anterior con un número incluyen una explicación de cómo completarlas.

¿Es obligatorio que la empresa presente el certificado de empresa?

Sí, ya que es el único documento legal que acredita que una persona está en situación de desempleo. Su presentación está regulada por la Ley General de la Seguridad Social y por el Real Decreto 8/2015. La parte contratante está obligada a entregarle al trabajador el certificado. A partir del día siguiente al que se suspenda o extinga la relación laboral, la empresa tiene 10 días para presentarlo.

¿Hay sanciones para el empresario si no presenta el certificado de empresa?

Quien contrata tiene la obligación de presentarlo. Como persona física, ha de enviar por vía telemática los datos correspondientes, y correctos, a la Seguridad Social. En caso de incumplimiento, la empresa se enfrenta a:

  • una infracción de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social;
  • el abono, por falta grave, de una multa que oscilará entre los 626 y los 6250 euros.

¿Qué es Certific@2 y cuál es su utilidad?

Una aplicación informática creada en 2006 para que las empresas presenten por vía telemática los datos correspondientes. El objetivo es agilizar la presentación de documentos y el cumplimiento estricto de la ley.

En 2010 se regularizó el envío por vía telemática al SEPE de toda la documentación referente a los trabajadores. En el caso del certificado que venimos describiéndote, es obligatoria su presentación antes de solicitar el abono del desempleo.

Así, cualquier tipo de empresa, sindicato o asociación que tenga a personas contratadas debe emplear este sistema. Asimismo, pueden utilizarlo el representante legal y los profesionales que actúen en nombre de los gestores de la compañía.

En todos los casos, ha de introducirse el NIF o el CIF ligado a la cuenta de cotización de la parte contratante.

¿Cómo se presenta el certificado de empresa?

En cuanto se produzca el cese de la relación contractual, se abrirá un plazo de 10 días. Se recuerda que:

  • la comunicación al SEPE se puede realizar en cualquier momento usando Certific@2;
  • tras grabarse la comunicación, el sistema confirma la recepción mediante un mensaje. Este sirve como comprobante de la presentación.

¿Puede el/la empleado/a consultar el certificado de empresa?

Todo lo anterior está directamente relacionado con la solicitud del desempleo por parte de la persona que acaba de dejar su puesto de trabajo. Así, la Administración graba el certificado en su sistema informático para que pueda consultarse y, de ser necesario, denunciarse la irregularidad en su presentación.

Basta con hacer clic en este enlace y seleccionar, en la parte inferior, la opción «consultar certificado de empresa». Igualmente, esta misma dirección sirve para comprobar el estado de la prestación que va a cobrarse.

¿Qué puede hacer el/la trabajador/a si la empresa se niega a presentar el certificado de empresa?

Solicitar la prestación, ya que si lo hace después de 15 días hábiles tras confirmarse la situación de desempleo, podría perderla. A su solicitud deberá:

  • añadir el impreso denominado «declaración de carencia de documentación en la solicitud de prestaciones», que encontrará en la oficina de empleo correspondiente;
  • indicar en el impreso, si procede, que la empresa ha desaparecido.

El SEPE se encargará de exigirle a la empresa que presente el certificado. En caso de desaparición, se llevará a cabo una inspección de trabajo o de la Seguridad Social. Si sigue sin localizar a quien tiene la obligación de entregar el certificado, podría aceptar como certificado de empresa los TC (documentos de cotización) entregados en nombre del trabajador.

¿Tiene la empresa la obligación de presentar algún documento más, aparte de la solicitud del certificado de empresa?

Debes saber que la ley obliga a cada empresa a registrarse en el sistema de remisión electrónica de documentos (RED) que está conectado con la Tesorería General de la Seguridad Social. Así, el SEPE cruza los datos y puede conocer de inmediato las cotizaciones abonadas por cada trabajador/a.

Sin embargo, es posible que la empresa no esté dada de alta en el sistema RED. En este caso, quien va a solicitar la prestación por desempleo debe pedir los TC2 (documentos en los que aparece la cotización a la Seguridad Social) relativos a los últimos 180 días de trabajo.

Como acabas de comprobar, el certificado de empresa es tan obligatorio como imprescindible para que cualquier persona afronte un periodo de inactividad laboral con la garantía de recibir una prestación sustitutoria.

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