¿Cómo llevar las cuentas de tu empresa y no liarla?

Actualizado el: 16 diciembre 2022

¿Alguna vez te has sentido liado por las cuentas de tu empresa? No estás solo, esa es una sensación más común de lo que te imaginas, pero no puedes dejar que esta tarea te sobrepase sin tener una buena base. Mantener la contabilidad al día resulta una herramienta imprescindible dentro de cualquier negocio, ya que sin ella no se puede tener seguridad de un futuro solvente (entre muchas otras consideraciones de seguridad). Por ello, queremos presentarte de una manera sencilla todas obligaciones que amerita el llevar la contabilidad al día y cómo puedes sobrellevarla para que esta actividad no se convierta en un caos.

¿Qué implica llevar la contabilidad de una empresa?

El trabajo de contabilidad implica llevar un registro de cualquier actividad económica en un proyecto, como la emisión de facturas de cobro y pagos, inversiones, pagos tributarios, entre otros. Su sistematización es obligatoria en cualquier empresa, según estipula el Código de Comercio. Por medio del trabajo contable de un negocio, el empresario asume una obligación ante el estado y sus normativas en el que registra de manera clara y precisa todas las operaciones generadas. De esta manera, se precia la entrada y salida legal del patrimonio de ese emprendimiento. Cuando se encuentra alguna irregularidad en los balances o libros contables presentados, las entidades reguladoras pueden intervenir y llegar a sancionar a la empresa por su falta.

Principios de la contabilidad obligatorios

Para no cometer una falta, necesitas tener noción de cuáles son los principios de contabilidad obligatorios en España, recogidos en el Plan General Contable (PGC).

• Principio de empresa en funcionamiento: Cada negocio surge con un principio de continuidad, el cual debe reflejarse en ciertas estimaciones anuales como la depreciación del inmueble.
• Principio de devengo: Con este principio se busca regular los ingresos y gastos generados en la empresa durante ciertos lapsos de tiempos.
• Principio de uniformidad: Toda transacción efectuada requiere de un criterio de uniformidad en su presentación.
• Principio de no compensación: En este principio se prohíbe compensar una operación realizada con otra, ya que cada cuenta debe recopilarse de manera individual.
• Principio de prudencia: Los contadores se rigen por la prudencia, esto implica que no puede exagerarse con las transacciones contables.
• Principio de importancia relativa: Hay trabajos contables que pueden obviarse, mientras estos no alteren la imagen confiable de tu negocio.

Normalmente, los principios contables se encargan a los contadores del proyecto, pero si esa no es tu área y quieres conocer más a fondo sobre estas nociones, te recomendamos realizar cursos fiscales y contables, donde un profesional del medio se encargue de explicarte a fondo cada una de estos conceptos.

Consejos para llevar las cuentas de tu empresa

Si tienes un negocio o estás pensando empezar uno y no saber por dónde atajar la contabilidad de tu empresa, no te preocupes. A continuación, te presentamos una serie de consejos con los cuales lograrás llevar la contabilidad al día sin tanto rollo.

1.      Recopilación

Con la ayuda de un libro contable y de un registro del inventario, conseguirás recopilar de manera precisa cada uno de los ingresos, gastos u operaciones realizadas por tu emprendimiento. El punto crítico de esta recopilación está en el mantenimiento riguroso de las facturas. Puesto que, necesitas tener todas las órdenes de facturación de entrada y salida con copia, la cual respalde este documento.

2.      Organización

Si no mantienes una buena organización de los documentos contables, no podrás hacer un óptimo cierre de ejercicio a final del año. Sin este requisito tampoco se efectuará una correcta regularización, pudiendo afectar la empresa de manera externa e interna. En ese sentido, se modificarán los ajustes contables, es decir, las correcciones realizadas en cuanto a las operaciones en el cierre de año.

3.      Obligaciones tributarias

Todas las empresas deben obligatoriamente presentar su declaración fiscal en Hacienda, dependiendo de tu proyecto esa presentación se efectuará de forma anual o trimestral. ¿Qué te solicitarán?

• Pago de impuestos como el de sociedades, el IVA, el IRPF etc.
• Informe de la actividad contable del negocio.
• Demostración de solvencia y legalidad.

Para poder cumplir con Hacienda requerirás de un plan de organización y recopilación riguroso en el cual no faltes a ninguno de los principios de contabilidad obligatorios estipulados en el Plan General Contable. Imagina que llegue tu encuentro con Hacienda y todavía no sepas cuánto debe pagar la empresa de IVA. ¡Sé precavido!

4.      Mantente al día

Cada una de las operaciones de tu emprendimiento ameritan estar al día. La rigurosidad del proceso contable no puede ser algo para tomarse a la ligera, porque de esto depende el futuro de la empresa. Por ello, lo más aconsejable es que dispongas de un registro diario de los movimientos contables existente. De esta manera, lograrás reducir al mínimo los errores y atajarás aquellos huecos.

5.      Revisión

Si deseas reducir el riesgo de cometer una falta en el sistema contable, no es suficiente con llevar un registro de los ingresos, gastos y movimientos económicos, sino que necesitas revisarlos también periódicamente. Entre más acortes los periodos de revisión, te será sencillo y hasta práctico cumplir a cabalidad con los principios de contabilidad vigentes en las normas.

6.      Utilización de programas

¡No te enrolles! Utiliza a tu favor cualquier programa donde puedas ingresar de manera fácil las facturas y operaciones efectuadas por la empresa a diario. Olvídate de los libros e inventarios contables físicos y usa los beneficios de vivir en esta era digital. El sistema de facturación se logra efectuar de manera digital quedando un registro en la base de datos o mejor dicho en la nube de la red. Ese sistema mantiene interconectados a los trabajadores con los documentos contables pertinentes. Con la ayuda del software ERP / CRM de Cloud Gestion podrás disponer de un servicio de gestión, el cual te ayudará a organizar de forma automatizada el proceso de facturación. De este modo, lograrás disminuir al mínimo las probabilidades liarla en la contabilidad de tu emprendimiento. ¡Descubre más sobre nuestros servicios!

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