Actualizado el: 21 marzo 2023
La importancia de modificar la numeración de las facturas con el cambio año radica en la necesidad de llevar un registro ordenado y claro de todas las facturas emitidas. Al modificar la numeración al cambiar de año, puedes asegurarte de que todas las facturas del nuevo año estén correctamente agrupadas y numeradas, lo que te ayudará a llevar un mejor control y seguimiento de tus ingresos y gastos.
Cómo funciona el contador de Cloud Gestion
El sistema que numera automáticamente los documentos (Facturas, Presupuestos, etc) funciona mediante un contador que va asociado a la serie. Esto quiere decir que cada serie y cada documento (Factura, Presupuestos, etc) tiene su propio contador y numeración.
Este contador sólo funciona cuando la numeración está en «Automático»
Por ejemplo, para Facturas de Ventas, el número que contenga este contador será el número de la última factura, lo que significa que la siguiente factura con numeración automática, se guardará con el número del contador + 1. En el ejemplo de la imagen la siguiente factura se guardará con el número 115
Para modificar este contador tenemos que ir a la configuración de la serie en la que estemos trabajando, por ejemplo si estamos haciendo facturas con la serie A, iremos a editar dicha serie y modificaremos su contador. Para saber cómo llegar a la configuración de la serie:
Administración > Configuración > Series Documentos > Editar > Documentos y Numeración
Normalmente hay tres casos en los que se tiene que modificar cambiando el número en el contador, ya sea por reinicio de la numeración realizada al comienzo de año o modificación por algún error como borrar un documento.
Soy nuevo en Cloud Gestion y quiero seguir con el número que tenía antes
Un cliente que compra Cloud Gestion en el mes de Mayo y hasta esa fecha ha realizado 120 facturas, como en Enero comenzó con el número 1, la última factura que ha realizado tiene el número 120. Este cliente tendría que cambiar el contador de la Serie que utilice para facturas y poner 120, para que la próxima factura que haga se guarde con el número 121.
Modificación de la numeración de documentos
A veces por cualquier circunstancia tenemos que borrar algún documento y para que el hueco de esta no quede vacío es necesario modificar la numeración porque si no el número de ese documento no aparecerá y el contador seguirá contando por el número correspondiente al siguiente.
Por ejemplo: creamos una factura (A/75) y el cliente nos dice que no quiere el pedido y tenemos que eliminarla, la siguiente factura que se genere será la (A/76) por lo que el hueco de la anterior borrada quedará vacío.
Ante esta situación y para llevar un mejor orden de las facturas hay que modificar la numeración, y en el caso del ejemplo deberíamos poner en el contador de «factura» el número 74 para que la siguiente factura sea la 75.
Reinicio de la numeración de documentos
Muchas empresas al comienzo de un año nuevo reinician su numeración de tal manera que cada año tenga distinta numeración, por ejemplo: vamos al contador de «Facturas», y ponemos el nº desde el que queremos que comience a contar (por ejemplo, 21000 para el año 2021, 22000 para el año 2022,…). Esto quiere decir que la siguiente Factura que crees, va coger el número siguiente, el nº 21001 o 22001…
A continuación puedes ver un vídeo explicativo de cómo modificar o reiniciar la numeración de documentos.
