Actualizado el: 22 mayo 2025
Emitir una factura de vez en cuando es sencillo. El problema aparece cuando tienes que emitir la misma factura todos los meses, para los mismos clientes, con los mismos conceptos. Hacerlo manualmente, una y otra vez, no solo te quita tiempo, sino que aumenta las posibilidades de error.
Ahí es donde entra en juego la factura recurrente: una forma de facturación automatizada que permite emitir documentos con periodicidad fija, sin necesidad de repetir el proceso manual cada vez.
Vamos a ver en qué consiste, qué beneficios aporta y cómo puedes automatizarla desde un software como Cloud Gestion.
¿Qué es una factura recurrente?
Una factura recurrente no es un tipo de factura «legalmente diferente». Es, en esencia, una factura ordinaria emitida de forma periódica y automatizada.
En lugar de crear manualmente el mismo documento mes tras mes, lo configuras una vez y el sistema se encarga de generar y enviar la factura automáticamente en las fechas que definas.
Lo importante aquí no es tanto el formato, sino la automatización del proceso.
Ejemplos de uso habituales:
- Alquileres, licencias de software, cuotas de soporte técnico.
- Empresas de climatización que facturan revisiones trimestrales.
- Servicios SAT que cobran mantenimientos mensuales.
- Autónomos que dan formación o consultoría por suscripción.
¿Es legal emitir facturas recurrentes?
Sí. Lo que determina la validez de una factura es que cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012): numeración, fecha, datos fiscales, impuestos, etc.
La clave está en que cada factura emitida automáticamente sea individual, fechada y numerada correctamente, con toda la información obligatoria.
No hay una categoría especial para ellas en Hacienda. Son facturas ordinarias, con emisión programada.
¿Qué ventajas tiene la facturación recurrente?
Poner en marcha un sistema de facturación periódica no solo aligera tu carga administrativa. También te ayuda a profesionalizar la relación con tus clientes, mantener ordenada tu contabilidad y ganar previsibilidad.
A continuación, lo vemos más claro en una tabla comparativa:
Facturación recurrente para el pago domiciliado
Este modelo suele asociarse con el cobro por domiciliación bancaria o con los modernos sistemas de pagos online. Es decir, puedes automatizar todo el ciclo de cobro, desde la generación automática del recibo hasta el cobro automático del importe del mismo.
En los clientes, la simplicidad del sistema genera tranquilidad y confianza. Al tratarse de domiciliaciones, solo necesitan facilitar sus datos de pago una única vez.
Además, no necesitan ejecutar el pago manualmente, lo que resulta cómodo porque un sistema automatizado lo hace por ellos, evitando situaciones como impagos o generación de intereses. Sin duda, todo esto genera enormes ventajas para tu empresa.
Ventajas de la facturación de venta recurrente
Facturación manual vs. factura recurrente
De esta forma, puedes evitar volver a rellenar los datos o tener que transcribir y hacer el envío manualmente. Con solo crear el documento una vez, el programa se encargará de enviarla todas las veces que sea necesario.
La factura de ventas recurrente permite generar una factura nueva cada vez o reutilizar una ya existente que permita ser enviada de nuevo al mismo usuario.
| Característica | Manual | Recurrente |
|---|---|---|
| Emisión | Manual cada vez | Automática según programación |
| Riesgo de error | Alto | Muy bajo |
| Tiempo dedicado | Elevado | Mínimo |
| Control del flujo de caja | Difuso | Más predecible |
| Imagen profesional | Variable | Mejora la percepción del cliente |
Vemos de forma más detallada las ventajas de este tipo de estrategia:
- Te permite automatizar los procesos. La automatización simplifica las actividades de la empresa y los procesos de cobro.
- Este sistema conlleva un cobro más regular al cliente. Cuando el usuario recibe sin falta su recibo el mismo día de cada mes, hay una mayor probabilidad de que haga el pago a tiempo. En cambio, al cobrar manualmente, corres el riesgo de que el proceso pueda sufrir cualquier imprevisto que retrase la emisión de los documentos, con lo que los usuarios también pueden retrasarse en sus pagos.
- Es una garantía de que no habrá errores de transcripción en los documentos emitidos, lo que te ayuda a mantener mejores relaciones comerciales. Por ejemplo, eliminarás el riesgo de errores como olvidarte de cambiar las fechas o el número de cada recibo.
- Supone un ahorro de tiempo importante para la empresa, tiempo que tanto tú como tus empleados pueden dedicar a llevar a cabo otras actividades que mejoren el funcionamiento o la rentabilidad de la empresa.
- Cada documento se programa solo una vez. Es decir, mientras el cliente no solicite cambios en sus datos o en los servicios prestados, seguirás usando esa única factura para cada ciclo durante todo el tiempo que dure la contratación del servicio prestado.
- Podrás aprovechar mejor la inversión realizada en tu software de facturación.
- Podrás ofrecer precios atractivos en tus servicios puesto que, a cambio de la contratación regular y periódica, puedes establecer costes más bajos.
- Puedes predecir tus ingresos, un punto muy importante en cualquier empresa. Los ingresos predecibles simplifican muchos aspectos de tu negocio, mejoran la toma de decisiones e impulsan el desarrollo de nuevas estrategias. cuando cuentas con una cartera de clientes amplia, puedes disminuir el gasto de marketing para invertir ese dinero en retener a tus usuarios actuales a través de mejoras en el servicio y otras estrategias.
¿Cómo generar una factura recurrente?
Es evidente que, para generar este documento de manera automática, requieres del uso de un software de facturación. Cualquiera de estos software puede ayudarte a crear facturas recurrentes, siempre y cuando tengan los mismo datos y estés cobrando el mismo importe por el mismo producto o servicio.
El ciclo de facturación es previamente acordado entre el cliente y tu empresa, mediante la firma de un contrato de servicios o de distribución de productos. Por ejemplo, en un contrato de garantía y mantenimiento.
Mediante el uso de este programa informático puedes programar la emisión de este documento para que, luego, sean enviadas también de forma automática.
A la hora de generarla por primera vez, deberás asegurarte de incluir información importante, como:
- Datos completos de la empresa.
- Datos completos del cliente.
- Número de la factura.
- Fecha de inicio del acuerdo comercial.
- Frecuencia y fecha de la emisión y del envío del recibo.
- El importe por cobrar.
- Información descriptiva sobre el producto o servicio que se cobra.
- Las condiciones del servicio.
- Dirección del email del cliente.
¿Cómo mejora la gestión financiera?
Hay una ventaja que muchas veces se pasa por alto: la facturación recurrente ayuda a prever los ingresos con mayor precisión. Si sabes que cada mes vas a facturar una cantidad fija, puedes planificar mejor pagos, inversiones y previsiones de tesorería.
Esto es especialmente útil en negocios con ingresos estables por contrato, como ocurre en mantenimiento de ascensores, calefacción, climatización o instalaciones eléctricas.
Además, reduces significativamente el riesgo de olvidarte de facturar a un cliente recurrente o de emitir una factura fuera de plazo.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de aplicar esta estrategia
Para evitar desajustes y problemas, lo más recomendable es que uses esta estrategia cuando existan contratos firmados que garanticen la duración de la relación comercial.
Cuando solo existen acuerdos de palabra, es probable que se produzcan cambios frecuentemente en las condiciones del servicio o de la distribución. En este último caso, es probable que la factura recurrente no sea la mejor opción.
Cuando se debe pausar el envío, bien sea debido a la necesidad de solventar algunas situaciones imprevistas o irregularidades, o debido a que el usuario no necesitará de tus servicios durante un período de tiempo determinado, el software permite pausar la emisión del recibo.
De esta forma, no tendrás que volver a introducir los datos una vez que el cliente te haga de nuevo la solicitud del servicio. Además, el software te permite revisar el status de cada recibo y reanudar la emisión del documento en el momento en que así lo necesites.
Preguntas frecuentes sobre facturación recurrente
¿Hay un límite legal de uso para facturas recurrentes?
No. Mientras cada factura esté correctamente emitida y numerada, puedes automatizar tantas como necesites.
¿Puedo cambiar una factura recurrente ya configurada?
Sí. Puedes editar la plantilla, modificar precios, añadir nuevos conceptos o pausar la recurrencia en cualquier momento.
¿Se puede aplicar retención de IRPF o diferentes tipos de IVA?
Por supuesto. La automatización no limita la personalización: puedes incluir distintos impuestos o condiciones de pago según el cliente o servicio.
¿Qué pasa si un cliente cancela el servicio?
Solo tienes que desactivar la recurrencia en su ficha. No se emitirá ninguna factura adicional.
Conclusión
Como puedes notar, las facturas recurrentes suponen una solución práctica y versátil, que te permite ahorrar recursos como tiempo y dinero, además de facilitar tu relación comercial con tus clientes. Gracias a todas las ventajas que ofrece el sistema de factura recurrente, es muy recomendable que lo incluyas en tu empresa.
➡︎ Combinamos nuestra experiencia tanto en el sector del software de gestión como en el sector de las empresas instaladoras mantenedoras, que conocemos de primera mano.
➡︎ Nuestro objetivo es ayudarte a tomar decisiones informadas en la optimización y digitalización de tu negocio.
- ¿Cuándo prescriben las deudas con Hacienda? Guía Completa - 27 enero 2026
- Traspaso de un negocio en funcionamiento. Guía paso a paso - 20 enero 2026
- ¿Qué es el confirming y para qué sirve? - 15 enero 2026
