Actualizado el: 21 abril 2023
¿Eres autónomo o gestionas una empresa? Te dejamos algunos consejos para crear una factura de forma correcta
Básicamente las facturas son documentos de tipo administrativo que funcionan como el comprobante de la compra y venta de un bien o servicio.
Cuando uno es autónomo o se encarga de la gestión de una pequeña empresa emitir una factura de la manera correcta se vuelve fundamental, especialmente si tenemos en cuenta que cualquier posible error podría dar lugar a problemas de tipo fiscal.
Hay gran variedad de formatos o plantillas para realizar facturas que pueden encontrarse en Internet, siendo mucho más recomendable utilizar un software de facturación con el que facilitar su gestión.
Pero al margen de este consejo, en todas las facturas hay que introducir una serie de datos básicos y necesarios para que sea válida.
Elementos imprescindibles en una factura
- En primer lugar es imprescindible que en el encabezado quede claro que estamos ante una factura, así como la fecha y el número asociado a la misma.
- Es así mismo necesario incorporar una serie de datos sobre el autónomo o pyme que emite la factura, la cual debería incluir nombre y apellidos (o razón social de la empresa), número de identificación fiscal (DNI o NIF), la razón social y el domicilio.
- Del mismo modo hay que identificar al receptor, aunque en este caso basta con el nombre, apellidos y número de identificación fiscal.
- Es igualmente importante describir el concepto con los servicios prestados por ti o por tu pequeña empresa, realizando un desglose por partes del mismo si es posible y el importe de la operación sin IVA.
- A continuación se deben aplicar a esta cantidad las correspondientes retenciones e impuestos, como son el IRPF y el tipo de IVA que se aplica a dicho servicio, puesto que hay algunas actividades que están exentas de este impuesto, o pueden existir conceptos con tipos de IVA diferentes (como el recargo de equivalencia).
- Por último deberás incluir el importe final y añadir la forma de pago.
Errores habituales al elaborar una factura
Cualquier fallo en la elaboración de tus facturas podría suponer un problema, haciendo que perdiesen su validez ante Hacienda.
Uno de los errores más frecuentes está relacionado con los datos de ambas partes, ya sean del autónomo o pyme que emite el recibo como los del receptor, por lo que es necesario revisar con detenimiento la información incluida.
Es también fundamental incorporar la fecha correcta de emisión del documento y de la realización de la operación, así como la numeración de la misma ya que deben ser correlativas dentro de cada ejercicio fiscal. Al principio de cada año puedes variar o reiniciar las serie de facturación, para evitar series muy largas e inmanejables con el paso de los años.
¡Ojo! Este punto, la correlación exacta y estricta de las facturas, es muy importante y bastante habitual el cometer errores al saltarse dicha secuencia.
Otro error habitual que suelen cometer las nuevas pequeñas empresas es el de no entregar el recibo en el plazo reglamentario, ya que si el receptor es un particular debe realizarse su gestión y entrega en el momento de la operación, en cambio se tendrá hasta el día 16 del mes siguiente si son empresas o autónomos.
Por último hay que tratar de evitar la falta de claridad a la hora de describir el concepto facturado, ya que a ojos de Hacienda la factura podría parecer falsa. Es por ello que las facturas deben ser lo más detalladas posibles, debiendo ser revisadas antes de entregarlas para cerciorarse de que no hay ningún error en las mismas.
También debes tener especial cuidado si necesitas crear facturas rectificativas, antes llamadas «facturas de abono«.
Conclusión
Sigue las indicaciones que acabamos de exponer y te evitarás muchos disgustos con Hacienda. Recuerda que mantener bien controlada la fiscalidad es un elemento fundamental para tu proyecto, pyme, startup o negocio.
Y en esta tarea Cloud Gestion puede ayudarte de forma determinante. Así pues, si tienes dudar después de leer nuestra breve introducción, te recomendamos que consultes con tu gestor, no te la juegues con las facturas!
