Actualizado el: 23 septiembre 2024
Para muchas empresas la gestión de los partes de trabajo es (o debería ser) una tarea fundamental pero a menudo desafiante. Mantener un registro preciso y ordenado de cada intervención no solo facilita el seguimiento de las tareas realizadas, sino que también asegura un control eficiente de recursos y tiempos. Es crucial orientarse hacia una gestión más ordenada y digital, optimizando tu día a día y la calidad del servicio ofrecido a tus clientes.
A continuación vamos a tratar sobre los partes de trabajo, una herramienta fundamental en el día a día de empresas y autónomos, sobre todo aquellos del sector servicios: climatización, fontanería, calefacción / aire acondicionado, servicios técnicos, mantenimientos (predictivos, preventivos o correctivos), electricistas, empresas que ofrecen SAT, etc…
Es conveniente apuntar que, para evitar confusiones de términos, un parte de trabajo diario no es lo mismo que un parte de horas de trabajo, que es un concepto más relacionado con el registro y control del horario laboral.
Qué son los partes de trabajo y para qué sirven, ejemplos y modelos
Un partes de trabajo diario es la anotación o formulario que recoge la información sobre las tareas realizadas por los trabajadores de una empresa en su actividad diaria. Esta información suele incluir aspectos como:
- Registro de jornada laboral. Control de jornada laboral, horas invertidas de cada trabajador, etc.
- Descripción de las acciones y tareas realizadas, así como fotografías de las mismas
- Registro del material empleado
- Añadir datos de los aparatos o máquinas intervenidos
- Recogida de la firma del cliente al que se le presta un servicio
- Notas sobre la actuación, así como apuntes para actuaciones futuras
Los partes de trabajo constituyen un sistema de información cuyo uso mejora la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo, ya que funciona como una especie de diario de las actividades que realiza una empresa.
Antiguamente, los partes de trabajo se realizaban de forma manual, escribiendo la información en unos talonarios de imprenta, o en formularios preimpresos. Algo parecido al siguiente modelo de parte de trabajo:
Beneficios y ventajas de digitalizar los partes de trabajo diarios usando un ERP
Obviamente, hablamos en la actualidad de crear partes de trabajo online, con soluciones informáticas como nuestra aplicación de registro laboral. La información almacenada puede resultar de gran valor para los compañeros de trabajo, que conocerán el estado de cada cliente / aparato / intervención.
Así mismo, es muy útil para los gerentes o encargados, que pueden revisar la evolución de las tareas, realizar análisis de la información para extraer conclusiones, y organizar mejor los calendarios de actuaciones en base al conocimiento previo de los partes de trabajo.
Como inconveniente podemos mencionar la reticencia de muchos trabajadores a cumplimentar los partes de forma regular o completa, bien sea porque no ven la necesidad de ello o porque consideran que les consume tiempo.
Lo cierto es que, sin duda alguna, la empresa o equipo que utiliza correctamente los partes de trabajo establece una ventaja competitiva, es más eficiente e incrementa su productividad, y este punto debe ser objetivo de toda empresa que aspire a mejorar y crecer.
¿Un software para partes de trabajo diarios? Si, en efecto, es la mejor opción
Tradicionalmente, los partes de trabajo se rellenaban en formato papel, e incluso a día de hoy existen empresas que siguen usando este formato… ¡en plena época digital! Llevar tareas como la gestión del trabajo en equipo, o la certificación de obra, etc. a mano y en papel es un poco locura, la verdad.
Pues si, el papel es un soporte obsoleto y poco eficiente, ya que podemos crear nuestros partes de trabajo con un software, gracias a smartphones o tablets. Si además es una aplicación en la nube de registro de jornada laboral, como Cloud Gestion, la información de un parte de trabajo se comparte y sincroniza a tiempo real.
Algunas ventajas de digitalizar los partes de trabajo:
- se tarda mucho menos tiempo en rellenar un parte de trabajo en la nube que en papel,
- se evita la pérdida fortuita de esa información (ya sabes, el típico papel que luego no aparece),
- permite recoger la firma del cliente en tablet / móvil, en caso de ser necesario.
Pongamos un ejemplo práctico : los técnicos realizan sus partes de trabajo en la nube, y el administrativo que está en la oficina puede ir revisando el trabajo efectuado a tiempo real, o realizar acciones con esa información, como facturar partes de trabajo ya finalizados.
En definitiva, los partes de trabajo online organizan y mejoran el flujo de información, la eficacia y la operatividad de un equipo de trabajadores o empleados de una organización. Si además los combinas con una adecuada gestión de órdenes de trabajo (o avisos), el resultado es más eficiente aún.
¿Quieres ver como se crean los Partes de Trabajo en Cloud Gestion? Mira el siguiente vídeo:
Cómo digitalizar los Partes de Trabajo usando la app Cloud Gestion
Como comentaba anteriormente nuestro Software ERP es muy completo, podrás llevar todo el tema de la facturación, informes, almacén, partes de trabajo etc. Todo en una misma app (aplicación) sin necesidad de tener que contratar otra distinta para gestionar este apartado.
El formulario consta de dos apartados: la cabecera, la cual puedes configurar para que al usuario/trabajador le aparezcan los datos que tu decidas, de esta manera solo le aparecerán los necesarios, lo cual le facilitará mucho más rellenar el formulario.
Debajo de la cabecera encontrarás diferentes pestañas donde ir añadiendo:
- Trabajo realizado, describiendo el trabajo ejecutado.
- Mano de obra, aquí si el trabajador ha realizado el trabajo junto a un compañero puede añadir la mano de obra del compañero, ya que solo se realiza un solo parte de trabajo por trabajo realizado.
- Material utilizado.
- Firma del cliente, aquí se registra el DNI y la firma del cliente
- Notas, las anotaciones aquí añadidas se no aparecen en el documento, se usan de manera interna para los usuarios de la aplicación.
- Adjuntos, podemos añadir archivos o fotos que consideremos importantes del trabajo, la placa de un aparato, etc.
- Operaciones realizadas y Aparatos, estas pestañas son para los usuarios que tengan contratado el módulo SAT. Con ellos se registran los aparatos o equipos y se añaden los trabajos realizados en ellos.
- Pizarra, esta opción es para realizar esquemas dibujados formato tipo paint.
- Seguimiento, esta pestaña la encontrarás en todos los documentos de Cloud Gestion, es para llevar un seguimiento de cada uno de los documentos.
Si aún sigues realizando los partes de trabajo en papel… ¡es hora de modernizarse!
Conclusión: la importancia de la automatización en empresas de servicios
Como puedes ver, los partes de trabajo son una herramienta muy útil para todo tipo de empresas, pero en particular para las empresas de servicios técnicos y mantenimientos (SAT), para las cuales es crucial poder organizar y analizar el trabajo de sus técnicos.
En este sentido, Cloud Gestion ofrece una ayuda inestimable gracias a sus funciones de software GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador), ideal para empresas que ofrecen Servicio de Asistencia Técnica o SAT.
Un programa para gestionar partes de trabajo de forma fácil y eficiente. Una gran mejora para la productividad de tu empresa o negocio. No lu dudes y prueba nuestra DEMO gratuita el tiempo que quieras.
➡︎ Combinamos nuestra experiencia tanto en el sector del software de gestión como en el sector de las empresas instaladoras mantenedoras, que conocemos de primera mano.
➡︎ Nuestro objetivo es ayudarte a tomar decisiones informadas en la optimización y digitalización de tu negocio.
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