Actualizado el: 4 octubre 2024
Una de las mejores formas de crecer es automatizar una empresa. El proceso de automatización puede ayudarte a ahorrar tiempo, producir más y disparar los beneficios. Si bien no es un concepto nuevo, ya que está presente desde la industrialización, en estos últimos años ha ido más allá.
Con el auge de herramientas de software de gestión avanzado, IA y la maquinaria industrial, cada vez es más sencillo este proceso. Hoy te explicaremos cómo puedes hacerlo en tu propia compañía, demostrándote que es más fácil de lo que piensas.
¿Qué es automatizar una empresa?
Llamamos automatización a la optimización de un proceso para realizarlo de manera más rápida y eficaz. Para ello, generalmente se utiliza la tecnología, incluyendo inteligencia artificial, máquinas o diferentes programas.
Para hacerlo, se debe conocer el sistema de trabajo de la empresa y buscar la manera de automatizar lo que se pueda sin perder calidad, es decir, ir siempre a mejor.
Un buen ejemplo es la implantación de un chatbot en la página web, con el fin de resolver las preguntas más frecuentes. Esto ahorra tiempo y permite atender a más gente que si solamente hubiera operadores humanos.
¿Por qué es necesario automatizar los procesos en una empresa?
La mayoría de compañías empiezan a necesitarlo a medida que aumentan su volumen de facturación y se complican sus procesos. Llega un punto en el que hay que automatizar para poder hacer frente al volumen de pedidos sin disparar el coste.
Eso sí, no solamente se benefician las grandes compañías. Las pequeñas también pueden hacerlo, ya que, independientemente del volumen, tiene estas ventajas:
- Ahorro de costes: el efecto más inmediato es la reducción de los gastos en la empresa. Estas herramientas producen más con menos recursos, mejorando los beneficios.
- Más puestos de trabajo: aunque inicialmente se podría despedir a gente, a largo plazo se crea más empleo. La razón es que la compañía tiene más beneficios, los cuales serán reinvertidos, la empresa crecerá y el empleo será mayor a largo plazo.
- Más productividad: este es otra ventaja conocida, que es la capacidad de producir más cantidad en menor unidad de tiempo.
- Reducción de errores: además de crear más productos o servicios, también lo harás sin errores. Si está bien automatizado, algunos fallos humanos desaparecerán o serán más fáciles de ver.
- Mejora de la trazabilidad del producto: con esto, sabrás en qué parte del ciclo de fabricación está una tarea, siendo más fácil de identificar.
- Mayor velocidad: se produce más, sin errores y también más rápido, incluso en tiempo real.
- Mejor comunicación entre departamentos: con este tipo de soluciones, las diferentes secciones podrán coordinarse entre sí. Por ejemplo, con un ERP para empresas, el departamento de ventas y de compras podrán conectarse y saber las cuentas de la empresa en un mismo lugar.
- Más facilidad para corregir errores: como compañía, siempre tienes que buscar mejorar y corregir fallos. Aquí podrás saberlos más fácilmente, arreglándolos aún más deprisa.
¿Qué se puede automatizar?
Hoy en día, se pueden automatizar la mayoría de procesos de una empresa. Todo esto es posible gracias al auge de la IA y de estas herramientas, mejorando este sistema al máximo.
Por ejemplo, puedes automatizar la atención al cliente con un software de recepción de llamadas, la redacción de correos con Chat GPT, la limpieza con robots aspiradores, la recepción de pedidos con pantallas táctiles y el procesamiento de facturas con un software ERP, entre otros.
Si el negocio es digital, podrás ir incluso más allá. Obviamente, siempre se necesita mano de obra humana, pero si las máquinas y las personas colaboran, la productividad se dispara y puedes seguir creciendo.
¿Cómo automatizar procesos en una empresa?
Ahora que ya sabes todo sobre este sistema, vamos a enseñarte cómo puedes hacerlo en tu propia compañía en tres sencillos pasos.
Identifica tu negocio y qué partes podrías automatizar
La primera parte es conocer bien a qué te dedicas y todos los procesos que se hacen en tu compañía. Para ello, básate en la clasificación de empresas. No es lo mismo dedicarte a la recogida de la fresa que ser un autónomo especializado en marketing digital. En ambos, habrá diferentes formas y distintas fases que se puedan o no automatizar.
La clave es identificar cuáles son, haciendo una lista y basándose en lo que hace la competencia. Recuerda que siempre hay algo que se puede automatizar, incluso en los negocios más físicos. Por ejemplo, el que se dedica a recoger fresas puede enviar sus facturas digitales a los clientes de manera automática con un software específico.
Escoge al proveedor de la automatización de la empresa
Ahora que ya sabes lo que vas a poner en marcha, es hora de buscar proveedores y empezar con el proyecto. En este caso, tienes que tener en cuenta lo siguiente:
- Calidad y funciones: lo primero es revisar que cumple con lo que promete y es capaz de automatizar de manera correcta cada cosa que necesitas. Además, debe centrarse en lo te hace falta, sin añadir servicios superfluos que no te serán útiles.
- Coste: lo siguiente a tener en cuenta es cuánto cuesta automatizar una empresa. Revisa bien porque te podrían estar ofreciendo un servicio igual o mejor que el que tienes, pero por menos dinero. En cualquier caso, dependerá de tu presupuesto y tus preferencias.
- Servicio post-venta: por último, pero no menos importante, está la atención al cliente. ¿Te ayudan a formar a los trabajadores para usarlo? ¿Solucionan el problema si algo se rompe? ¿Te responden si les contactas y lo hacen bien? Hazte estas preguntas y escoge el servicio que te atienda bien, sobre todo de cara a formar a los trabajadores.
Implementa el sistema, haz pruebas y corrige errores
Ya tienes a tu proveedor y tu sistema, así que es hora de implementarlo. Forma a tus trabajadores para utilizarlo e integrarlo paulatinamente en las funciones y tareas de la empresa.
Al principio, es probable que haya errores y que los empleados se confundan. Por ello, establece una fase de pruebas hasta que funcione adecuadamente. Cuando no tenga fallos, ya se puede lanzar a producción.
Conclusión
Ahora ya sabes los beneficios de automatizar tareas en las empresas y cómo hacerlo en la tuya. Quizá pienses que esto solo es para las grandes multinacionales, pero hoy en día, cualquiera puede sacarle partido en pequeñas cosas, como por ejemplo ciertas tareas de gestión.
Enviar facturas, recibirlas, tener el control de los empleados, el del stock de almacén, generar informes para entregar a los socios, etc. Todo esto lleva tiempo, pero se puede automatizar gracias a Cloud Gestión, nuestro ERP para empresas. Contamos con diferentes apartados, para que tengas control total.
Además, podrás tener un módulo específico de SAT para automatizar el servicio técnico. En todos nuestros planes, tenemos atención al cliente por email, añadiendo formación en el Plan Silver y el Gold. Puedes probar todas las funciones con nuestra DEMO gratuita, disponible indefinidamente. ¡No esperes más!
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