Actualizado el: 11 abril 2023
Los gastos deducibles en el IRPF para autónomos constituyen una cuestión de suma importancia para este colectivo de trabajadores. Es una información vital, ya que pueden disfrutar de ventajas fiscales al deducirse ciertos gastos y, además, la deducción ha de hacerse correctamente, ya que la Agencia Tributaria siempre está vigilante con esta cuestión.
¿Qué gastos son deducibles en el IRPF para autónomos?
Antes de exponer los gastos deducibles más comunes en la práctica, es necesario recordar que la normativa del IRPF siempre está expuesta a numerosos cambios.
Por lo tanto, tienes que estar atento a las posibles modificaciones que puede experimentar la ley respectiva, ya que un gasto puede ser deducible este año, pero no el próximo.
Gastos de alquiler
En el caso de que tengas un local arrendado como oficina, almacén o como, por ejemplo, tienda física, te puedes deducir el gasto íntegro del alquiler. No obstante, el contrato ha de estar legalizado:
- Contrato en vigor y debidamente firmado por ambas partes.
- Fianza depositada en el organismo autonómico correspondiente.
- Comunicación a Hacienda.
Además, el contrato tiene que estar a tu nombre para poder deducirte el gasto.
Por otro lado, si trabajas desde casa y tienes tu vivienda alquilada, tan solo podrás deducirte una parte. Por ejemplo, si tienes tu negocio instalado en una estancia de 20 metros cuadrados, solo vas a poder deducirte el 20 % del total del importe que destinas al alquiler.
Gastos por suministros
Los gastos por suministros tienen un tratamiento muy similar al del alquiler, es decir, vas a poder deducirte todos los importes que destines al pago de la luz y del agua, en el caso de que tengas un inmueble en alquiler destinado específicamente a la actividad económica que realices.
En el caso de que trabajes desde tu vivienda, Hacienda ha establecido un límite del 30 % en la deducción por suministros. Este también se aplica sobre el número de metros cuadrados que destinas a tu actividad económica en la vivienda, es decir, tiene el mismo tratamiento que se ha indicado anteriormente.
Para ello, tienes que haber comunicado a la Administración Tributaria el domicilio del suministro y, además, todas las facturas tienen que estar a tu nombre.
IBI, tasa de basuras y comunidad de propietarios: deducir gastos autónomo
Estos conceptos también tienen la calificación de deducibles, no obstante, solo lo serán para el que los abone. Esto es así, ya que por regla general el IBI y las cuotas de la comunidad las abona el propietario de la vivienda, no obstante, la tasa de basuras la suele abonar el arrendatario.
Si el inmueble para la actividad económica es en régimen de alquiler, te podrás deducir el 100 %. En cambio, si ejerces tu trabajo en la vivienda, se recurre nuevamente a la regla indicada anteriormente.
Teléfono e Internet
Los gastos de teléfono e Internet no entran dentro de la categoría de los suministros, ya que según Hacienda se han de diferenciar. Para ello, ambos servicios deben estar asociados a una empresa o a la actividad económica que realices como autónomo.
SI trabajas desde casa, te recomendamos abrir nuevas líneas y, además, con carácter de exclusividad para tu negocio. Si tu deseo es mantener el mismo número y una única conexión para el ámbito personal y profesional, no podrás deducir absolutamente nada.
En este sentido, te recomendamos guardar las facturas, así como una copia de los contratos, por si acaso la Administración Tributaria te envía algún tipo de requerimiento.
Materiales y materias primas para autónomos
En este concepto entran todos aquellos gastos que el autónomo adquiere para la realización de su negocio, también llamados consumos de explotación . Por regla general son deducibles, pero recuerda que tienen que guardar una estrecha relación con tu actividad.
Por ejemplo, si eres arquitecto o interiorista, vas a poder deducirte los importes que destines a la compra de papeles, materiales para pintar, utensilios para dibujar, etc.
Compra y reparación de bienes de inversión
Este es uno de los gastos que mayor controversia genera, ya que suele confundirse la adquisición de un bien con la contratación de un servicio. Se trata de comprar un bien que no sea una materia prima. Por ejemplo, la adquisición de mesas de trabajo para los operarios de una fábrica.
La compra o la reparación tiene que exceder de 3000 € para que sea considerado un bien de inversión y, además, tienes que justificar debidamente la compra.
La deducción en el IRPF se realizará paulatinamente, tal y como se explica a continuación.
Amortización
Siguiendo con el concepto anterior, la ley del impuesto no permite la deducción total, ya que el bien adquirido tiende a perder valor con el tiempo, es decir, se va deteriorando. Es lo que se conoce como amortización fiscal.
Para calcular correctamente la amortización, así como el método de inclusión en tus declaraciones de la renta, te recomendamos acudir a un profesional para que te asesore, ya que es un tema complejo y que conlleva un riesgo alto de sanción por parte de Hacienda si no se realiza de forma correcta.
Marketing y publicidad
Si has invertido cualquier cantidad económica en marketing y publicidad, también vas a poder contabilizar este gasto como deducible. Además, la ley no diferencia entre acciones digitales (anuncios en Google, creación de un blog, etc.) o tradicionales (folletos, carteles promocionales, revistas, etc.).
Atención a clientes y proveedores
Este tipo de gastos suelen generar muchas dudas a los autónomos y, además, muchas controversias, ya que es un concepto muy subjetivo. Por ello, te recomendamos acudir también a un profesional para que te asesore antes de incluir conceptos dudosos.
La única cuestión clara es que aquí se pueden incluir los gastos relativos a merchandising que se realizan a clientes y proveedores de tu empresa: gorras, mecheros, bolígrafos, etc. En cambio, invitar a tus clientes o proveedores a una cena en un restaurante, genera muchas más dudas.
El total solo puede sumar el 1 % de tu facturación.
Creación y mantenimiento de la página web
Todos los gastos relativos a la creación y al mantenimiento de tu página web también son deducibles. En este sentido puedes incluir los siguientes importes que hayas destinado para estos trabajos: diseño web, programación, compra de dominios y cuentas de email corporativas, mantenimiento y actualización, entre otros.
Teniendo en cuenta el avance que ha supuesto la digitalización en nuestra sociedad, y que cada vez más empresas tienen presencia en Internet, es uno de los gastos que más se deducen los autónomos.
Asesoría y contabilidad
Es otro de los gastos que más declaran los autónomos, ya que la gran mayoría tienen externalizado el servicio que se dedica a la gestión fiscal, contable, jurídica y laboral de su actividad.
En esta categoría, podemos incluir la contratación de un gestor, el pago por la descarga de un software fiscal o contable, o la contratación de un servicio de asesoría y gestoría online.
Dietas
Los gastos asociados a dietas también generan mucha controversia en las declaraciones de la renta, ya que es muy complicado separar lo profesional de lo personal en este sentido. Se trata de las consumiciones realizadas en hoteles, bares, restaurantes y similares.
Para evitar sanciones y requerimientos por parte de Hacienda, te recomendamos seguir los siguientes pasos:
- Paga con la tarjeta de crédito que esté asociada a la cuenta que registre los ingresos y gastos relativos a tu negocio.
- Pide factura y consérvala. Te aconsejamos, también, que solicites la inclusión de tu nombre en este documento. En el caso de que sea imposible obtener una factura, guarda el ticket.
- La Agencia Tributaria ha establecido los siguientes límites en concepto de gastos por dietas: 26,67 €/día en territorio nacional y de 48,08 en territorio extranjero. Por otro lado, si duermes fuera de tu domicilio, la cantidad asciende a 54,34 €/día si la pernoctación se realiza en territorio español y de 91,35 si se realiza fuera del país.
¿Cómo deducir los gastos de un coche siendo autónomo?
Si eres autónomo y utilizas tu coche para tu actividad profesional, puedes deducir los gastos relacionados con el mismo en tu declaración de la renta. Sin embargo, debes cumplir una serie de requisitos y llevar un registro de los mismos.
Lo primero que debes saber es que no puedes deducir el 100% de los gastos de tu coche, sino solo la parte proporcional al uso profesional del mismo.
Para ello, debes calcular el porcentaje de uso profesional en función de los kilómetros recorridos por motivos laborales y los kilómetros totales del año. Por ejemplo, si has recorrido 10.000 km en total y 4.000 km por motivos laborales, el porcentaje de uso profesional es del 40%.
Los gastos que puedes deducir son los siguientes:
- Amortización: es la pérdida de valor del coche por el paso del tiempo y el uso. Puedes deducir el 40% del valor de adquisición del coche (sin incluir el IVA o el IGIC) dividido entre el número de años de vida útil del mismo (que se estima en 8 años). Por ejemplo, si compraste un coche por 20.000 euros (sin IVA), puedes deducir 1.000 euros al año (20.000 x 0,4 / 8).
- Combustible: puedes deducir el gasto en gasolina, gasoil o electricidad que hayas consumido por el uso profesional del coche. Para ello, debes guardar las facturas o los tickets y aplicar el porcentaje de uso profesional. Por ejemplo, si has gastado 1.200 euros en combustible y el porcentaje de uso profesional es del 40%, puedes deducir 480 euros (1.200 x 0,4).
- Mantenimiento y reparación: puedes deducir el gasto en revisiones, cambios de aceite, neumáticos, averías, etc. que hayas realizado por el uso profesional del coche. También debes guardar las facturas o los tickets y aplicar el porcentaje de uso profesional. Por ejemplo, si has gastado 800 euros en mantenimiento y reparación y el porcentaje de uso profesional es del 40%, puedes deducir 320 euros (800 x 0,4).
- Seguro e impuestos: puedes deducir el gasto en el seguro obligatorio del coche y el impuesto de circulación que hayas pagado por el uso profesional del coche. También debes guardar las facturas o los recibos y aplicar el porcentaje de uso profesional. Por ejemplo, si has pagado 600 euros en seguro e impuestos y el porcentaje de uso profesional es del 40%, puedes deducir 240 euros (600 x 0,4).
Para poder deducir estos gastos, debes llevar un libro de registro de los mismos donde anotes la fecha, el concepto, el importe y el proveedor de cada gasto. Además, debes llevar un libro de registro de kilómetros donde anotes la fecha, el origen, el destino, los kilómetros recorridos y el motivo de cada desplazamiento profesional.
Recuerda que estos gastos solo son deducibles si están relacionados con tu actividad económica y si puedes justificarlos con las facturas o los tickets correspondientes. Si Hacienda te realiza una comprobación, deberás aportar estos documentos para demostrar que cumples con los requisitos.
Consejos para autónomos para pagar menos de IRPF
Si ya has incluido todos los gastos que te puedes deducir, te aconsejamos que continúes leyendo, ya que las siguientes medidas pueden continuar aminorando la cantidad que tienes que pagar de IRPF:
- El IRPF es un impuesto estatal, es decir, se aplica en todo el territorio nacional, no obstante, hay una serie de tramos que están cedidos a las comunidades autónomas. Por ello, cada una de ellas establece una serie de deducciones distintas (gastos en guardería, material escolar, ayuda doméstica, etc.).
- Recuerda comunicar cualquier variación que haya en tu situación familiar, es decir, si has tenido hijos, si te has divorciado, si tus padres viven contigo, etc. Las distintas circunstancias familiares pueden variar, y mucho el pago que realizas de IRPF.
- Si estás próximo a cumplir 65 años y quieres vender tu vivienda habitual, espera a cumplirlos, ya que la ganancia que obtengas estará totalmente exenta en el pago de tributos.
En conclusión, los gastos deducibles son un importante atractivo fiscal para la gran mayoría de autónomos, de ahí la importancia de saber cuáles son, los límites que establece la Agencia Tributaria y cuáles son los que más controversia generan en el ámbito impositivo.
Recuerda que, ante cualquier duda, es conveniente contactar con un profesional para que te asesore sobre la inclusión o no de determinados gastos. De esta forma te puedes evitar desagradables sorpresas en tu relación con Hacienda.
