Actualizado el: 4 octubre 2024
Seguramente hayas oído hablar sobre la factura FNMT o certificada y sobre su posible obligatoriedad. Esto es algo que asusta a autónomos y empresarios, ya que desconocen los procedimientos para crearlas y adaptarse a la normativa que está por venir y las sanciones que eso supone.
Sin embargo, estos documentos son más fáciles de crear de lo que imaginas. Tan sólo tendrás que seguir una serie de pasos y cumplir una serie de requisitos. Hoy te enseñaremos paso a paso a tener la tuya lista en pocos minutos, además de resolver ciertas dudas habituales que seguramente tendrás.
¿Qué es una factura de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre?
Se llama factura FNMT a una factura firmada con un certificado digital, que sirve para garantizar el origen de los datos, así como su integridad. Esto ayuda a asegurar que los datos del emisor y receptor son correctos, así como la numeración, dirección, importe y formas de pago.
No es un trámite obligatorio, pues se puede sustituir por una factura electrónica, que se utiliza en un programa oficial de la AEAT, que usa también el formato de firma electrónica con un certificado que solo puede ser expedido por la FNMT. Aun así, es un formato útil para dar autenticidad y confianza a algunos emisores hasta que el formato electrónico sea definitivo.
Cómo crear una factura FNMT a paso a paso
Para poder generar este tipo de documento, hay que seguir una serie de pasos.
Obtén el certificado digital
El primer paso a seguir es obtener un certificado digital a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Este trámite es obligatorio para autónomos y empresas al ser necesario a efectos de notificaciones con Hacienda y Seguridad Social, así que ya deberías tener uno.
En cualquier caso, conseguirlo es muy sencillo. Entra a la página web y podrás obtenerlo vía DNIe, vídeo identificación, usando el móvil o acudiendo presencialmente a una oficina de la AEAT o la Seguridad Social. Para personas jurídicas, el procedimiento es similar.
Cuando se haya verificado tu identidad, tendrás que instalarlo en el equipo donde lo solicitaste en unas 24 horas. Una vez que esté instalado, se puede exportar a cualquier dispositivo, para poder firmar desde cualquier lugar.
Genera de la factura en formato PDF
El segundo paso es generar una factura correctamente, sin cometer los errores típicos. Como va a ir firmado, no te olvides de colocar bien los datos, incluyendo la numeración, plazos, datos fiscales de emisor y receptor exactos, IVA, etc.
En este caso, la factura debe ir en formato PDF, con el fin de poderse firmar correctamente. En otros formatos, daría error.
Crea la factura FNMT con certificado digital y envía a la Administración pública
El último paso es firmarla con el certificado que ya has instalado, haciéndolo a través de un software certificado o en el programa oficial de la AEAT. Utilizando este último, ya habrás notificado correctamente a la Administración Pública sobre la misma. Recuerda tener el consentimiento del receptor de las facturas para este trámite.
Preguntas frecuentes
Vamos a resolver algunas dudas frecuentes que te pueden haber surgido.
¿Qué facturas se pueden certificar?
Se puede hacer con todo tipo de facturas, incluyendo facturas rectificativas, ordinarias, recapitulativas, simplificadas de menos de 400 euros o incluso facturas proforma. Asimismo, también lo hace con las copias.
¿A qué cuenta contable llevar una factura de FNMT?
Para contabilizar este tipo de factura, se hace como una factura normal usando el asiento contable que corresponda en cada caso, tanto si la recibes como si la emites.
¿Se pueden cambiar datos?
Cambiar los datos para facturas del certificado nacional FNMT no es posible. El correo electrónico solamente se puede cambiar a efectos de notificaciones, pero no en el certificado. En este caso, tendrás que solicitar uno nuevo.
En el caso del email, tienes que escribir a representació con el asunto “modificación de correo electrónico a efectos de notificaciones”. Incluye el NIF, la razón social, NIF de la persona física, nombre completo, tipo de certificado y la nueva dirección de correo electrónico. Si no incluyes todos los datos, no realizarán el trámite.
Cómo descargar las facturas del FNMT
Es posible obtener un duplicado de estos documentos gracias al sistema Ceres de FNMT. A través de este enlace, podrás consultar y descargar las que hayas emitido como empresa. Se generan en un plazo de 2 días hábiles desde que han sido pagadas.
Conclusión
Ahora ya sabes cómo conseguir tu factura FNMT en pocos pasos. Ya has visto que es muy sencillo, pero el proceso no ha terminado. Aunque sean digitales, tendrás que seguir contabilizándolas sin errores y llevando al día este apartado en tu empresa, algo que no es tan sencillo como parece.
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