12 Consejos de seguridad para tu empresa (y no solo de informática)

12 Consejos de seguridad para tu empresa (y no solo de informática)

Cuidar la seguridad empresarial te ayuda a tener la tranquilidad de saber que tu negocio está a salvo de cualquier peligro. Desde las brechas informáticas a los abusos de confianza y poder por parte de empleados, a medida que tu cifra de negocio crece, también lo hacen las oportunidades de fraude. Estos son algunos consejos que puedes seguir para protegerlo:

1. Utiliza sistemas informáticos cifrados

Las tecnologías de la comunicación nos ayudan a ser más eficientes en nuestro día a día, han acelerado los procesos y mejorado la eficiencia con la que trabajamos. Lo que antes necesitaba días hoy se puede hacer en minutos, pero esto tiene un coste: la mayor dificultad para proteger los datos con los que trabajas.

El cifrado de datos pone solución a este problema a través de un sistema de codificación de los ficheros. Esto permite enviar la información de forma segura, ya que se convierte en ilegible hasta que llega a su auténtico receptor.

2. Asigna perfiles de acceso a la información según las funciones de cada usuario

A medida que creces, más personas de tu equipo van a tener acceso a información sensible o a tus finanzas. Aunque confíes en las personas que trabajan para ti, tener una estrategia de puertas abiertas, donde todo el mundo puede operar y consultar datos es algo muy peligroso.

Creando distintos perfiles de seguridad controlarás quién puede ver cada cosa. Por otra parte, gracias a los inicios de sesión personalizados sabrás quién ha modificado los datos, accedido a la información o realizado movimientos sospechosos. Esto tendrá también un efecto disuasorio ya que, al ser conscientes de que no trabajan en el anonimato, los profesionales que trabajan en tu empresa actuarán con precaución.

3. Crea patentes y registros de tus elementos diferenciadores

La forma en la que fabricas tus productos, los rasgos que hacen que tu marca sea identificable o el desarrollo exclusivo y diferenciador de bienes o servicios son tu principal ventaja competitiva. Da igual si son desarrollos propios o los has adquirido, si tienes algo que el cliente valora y tu competencia no posee debes protegerlo y defenderlo.

En este sentido, los registros y patentes te dan una protección legal sobre estos elementos (ver la web oficial de Patentes). Según lo exclusivo de tus métodos y los países donde desarrollas tu actividad, estos pueden aplicarse solo en un país o a nivel internacional. Con ellos, no solo evitarás que tus competidores actuales copien tu ventaja competitiva, también tendrás control sobre las empresas de nueva creación.

La gestión de riesgos, punto clave de la gestión empresarial

4. Evita que una sola persona concentre las responsabilidades de tomar las decisiones de compra y los pagos

Cuando una única persona concentra todo el poder, tendrá más oportunidades de hacer un uso ilícito de sus privilegios. Si, por ejemplo, un comprador no tiene ningún método de supervisión, este podrá tomar sus decisiones basándose en su interés personal y no en el legítimo de tu negocio.

Cuando la figura que toma las decisiones y quien realiza los pedidos son dos personas diferentes, ambos tendrán la presión de saber que un tercero tiene voz y voto sobre su trabajo. Como consecuencia, tendrán más dificultad para hacer un uso fraudulento de su responsabilidad.

5. Contrata seguros de mercancías y para tu local

Si te dedicas a la venta de productos como ropa, alimentación, recambios, etc., tu mercancía es susceptible de pérdidas y siniestros. Quedarte sin las cosas que vendes por un robo o un incendio no solo comportará el daño de la pérdida de materiales físicos, también hará imposible su venta.

Para evitar que situaciones de este tipo afecten al desarrollo de tu actividad y lleguen a perjudicar seriamente a tu negocio, puedes contratar seguros de mercancías, de almacenes o para tu local. De esta forma, en caso de que ocurra lo inevitable, la empresa con la que los tienes contratados se hará cargo de los daños sufridos.

6. Comprueba el historial delictivo de las nuevas contrataciones

La confianza es importante para el ambiente laboral, pero no por ello tienes que exponer tu negocio a riesgos innecesarios. Si tu próxima contratación va a estar a cargo de información sensible o de la gestión financiera, te conviene asegurarte de su historial delictivo.

Es conveniente que tengas una política clara de actuación y que seas transparente con ella. Si no lo explicas de antemano y de forma neutra, es posible que los nuevos miembros del equipo actúen a la defensiva. Crea un protocolo en el que se trate a todos los candidatos por igual y comunícalo de antemano en tu web u oferta de empleo.

7. Utiliza software antivirus

Además de exponernos a la piratería, la tecnología hace que tu empresa sea vulnerable ante otro tipo de violaciones de la seguridad informática como troyanos, spyware, gusanos y otro tipo de malware. Un programa de antivirus de calidad te ayudará a estar protegido ante este tipo de programas maliciosos.

Ten en cuenta que, a medida que la tecnología evoluciona, la sofisticación de los virus también. Por eso es importante que busques programas con actualizaciones frecuentes. Para evitar que consuman demasiados recursos, también es importante que actúen rápido y no utilicen demasiada memoria RAM.

De forma más concreta, abordamos en el pasado una serie de 15 Consejos de seguridad para el correo electrónico, que te recomendamos leas con atención, ya que el email es una herramienta básica para cualquier empresa, pero también está sometida a gran cantidad de ataques y vulnerabilidades.

8. Realiza de forma automática copias de seguridad y guárdalas un tiempo prudencial

Trabajar con ficheros digitales nos permite tener al alcance de nuestra mano un montón de información sin necesidad de consumir espacio físico. Esto nos hace olvidarnos de que los servidores, discos duros y demás espacios donde guardamos la información también son vulnerables. Con un sistema de copias de seguridad siempre tendrás un plan b.

Por un lado podrás acceder a la información aunque haya ocurrido un accidente y el lugar principal en el que guardas la información haya quedado inutilizado. Por otra parte, si algún miembro de tu equipo intenta alterar un documento para cambiar o comprometer información, podrás revisar la copia de seguridad y confirmar tus sospechas consultando el original.

Solo tendrás que ver quién ha sido el último en modificar los ficheros compartidos para encontrar al responsable y poder solucionar el problema.

Por ejemplo, si utilizas un software ERP o CRM, asegúrate de que permite realizar copias de seguridad con facilidad, como hace Cloud Gestion (que además es un software alojado en la nube). Te evitarás muchos problemas y quebraderos de cabeza.

 

Control de riesgos y amenazas para tu negocio

 

9. Apuesta por el almacenaje de información en la nube

Además de estar sujetos a riesgos tecnológicos, los sistemas de la información también están expuestos a peligros físicos. Si almacenas toda tu información y copias de seguridad en la misma ubicación, corres un riesgo enorme de quedarte sin ellas si se produce un accidente o robo.

En tal caso, no solo sufrirás el daño económico de perder los equipos; la imposibilidad de recuperar la información perjudicará gravemente al desarrollo de tu negocio.

Con un sistema de almacenaje de gestión en la nube, los datos no se guardan en tu servidor, sino en un lugar remoto. Así, aunque accedas desde un ordenador diferente, la información siempre estará disponible.

10. Contrata servicios de videovigilancia

Siempre que la ley te lo permita, contar con un servicio de videovigilancia te ayudará a disuadir a esas personas que puedan tener interés en comprometer la seguridad de tu negocio. Además, en caso de que decidan hacerlo, servirá como prueba para encontrar a los responsables.

La única precaución que debes tomar es colocar las cámaras de acuerdo al RGPD. Como es para fines de seguridad, no puedes utilizar las cámaras para controlar a tus trabajadores. Para colocarlas correctamente, te aconsejamos que cuentes con un experto. Por otro lado, no olvides que este tipo de dispositivos necesitan que las imágenes se conserven y consulten por personas con formación específica.

11. Organiza auditorías internas de forma regular

Aunque pongas todas las medidas a tu alcance, es inevitable que existan puntos ciegos en tu organización. El trabajo de un auditor externo es verificar que el resto de tu equipo está actuando de forma responsable y detectar áreas de mejora.

Además de evitar el riesgo de actos negligentes por parte de tu equipo, las auditorías también te pueden ayudar a detectar brechas de seguridad. Hay empresas especializadas que analizarán el funcionamiento de tu negocio y los sistemas que utilizas. Tras realizar las comprobaciones oportunas, emitirán un informe en el que te orienten sobre tus necesidades reales y las formas que tienes de mejorar.

12. Elabora un plan de protección y evacuación de tus oficinas y locales

Es cierto que, por muy preparado que estés para prevenir cualquier riesgo, los accidentes son inevitables. Por eso contar con un plan de actuación ante emergencias te ayudará a minimizar sus efectos. Si tu personal sabe cómo actuar en cada situación, ante una emergencia, podrás priorizar y salvar aquello que sea más relevante.

Para poder elaborar estos protocolos puedes crear un plan de seguridad por tu cuenta o contratar a un asesor de riesgos. En ambos casos, es importante detectar las partes en las que tu negocio es más vulnerable y establecer un plan de actuación.

Si decides hacerlo por tu cuenta será más económico, pero trabajando con un experto ahorrarás tiempo y serás más preciso. Gracias a su experiencia y formación sabrá dónde mirar para encontrar riesgos y aportará soluciones con una eficacia probada.

Conclusión

Sabemos que nada en el mundo está exento de riesgos, y mucho menos en el campo empresarial. Pero gracias a estos consejos de seguridad empresarial podrás sentir más tranquilidad a la hora de gestionar tu negocio.

No solo cubrirás algunos de las principales amenazas informáticas, también te harás cargo de posibles accidentes, problemas económicos o de gestión de equipos.

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