7 razones para no usar Excel como programa para hacer facturas

¿Plantillas Excel para hacer facturas? Piénsalo mejor: 7 motivos para no hacerlo

Actualizado el: 24 septiembre 2021

¿Utilizas plantillas de Excel (u otra hoja de cálculo) para crear y guardar facturas?

Al principio de iniciar una actividad económica, son (o hemos sido) muchos los autónomos y gestores que, llevados por la fuerza de la costumbre, recurren a uno de los programas más conocidos para elaborar y trabajar con hojas de cálculo: Excel, perteneciente al paquete de Microsoft Office.

Excel ofrece soluciones muy adecuadas y variadas para algunos aspectos que suelen necesitar las empresas, pero no siempre es la alternativa más adecuada. Incluso podríamos decir que no es la primera de las opciones que deberíamos considerar, sin pretender negar su indiscutible utilidad para ciertos temas.

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Existen otros muchos programas que pueden ser más eficaces para la pequeña empresa o el autónomo, pero que no gozan de tanta fama ni reputación. Si bien es verdad que cada vez más se han abierto paso entre el gran público empresarial los programas de gestión en la nube, de los que Cloud Gestion ERP es un claro ejemplo.

Llevar la contabilidad y facturación de un negocio no es una tarea fácil, especialmente para quien trabaja como autónomo y debe gestionar su pyme para optimizar los recursos de los que dispone.

Es por eso que elegir una buena herramienta de facturación, gestión o contabilidad se vuelve fundamental para todos aquellos que deseen sacar el máximo beneficio de sus empresas.

Exponemos 7 motivos por los que no es una buena idea.

Exponemos 7 motivos por los que no es una buena idea.

Hemos recopilado 7 razones que indican que no es un idea demasiado acertada, y que esperamos te sirvan para, al menos, hacerte pensar a lo hora de utilizarlas como base de tu gestión de negocio. En cualquier caso, estas son las razones que nos hacen pensar que Excel es una mala idea para llevar tus facturas:

  1. No almacena los datos en la nube, por lo que deberás hacer varias copias de seguridad en diferentes dispositivos para estar seguro de que no perderás la información.
  2. Paralelamente, no puedes acceder a un archivo u hojas de cálculo desde cualquier lugar. Es necesario estar frente al ordenador para visualizarlos o llevarlos en un disco duro externo.
  3. No garantiza la confidencialidad de los datos. Generalmente, cualquier persona puede acceder a tu documento y tener acceso a información privada. En algunos casos, esto puede suponer incluso un problema legal.
  4. La gestión de dichos datos (por ejemplo, localizar quién debe una factura) es complicada y requiere de bastante tiempo. En definitiva, gestión complicada = pérdida de tiempo = disminución de productividad.
  5. No permite crear archivos históricos, ya que tiene una importante limitación en cuanto al tiempo: las fechas anteriores a 1990 no son reconocidas.
  6. Los archivos suelen ser bastante pesados, incluso aquellos que no tienen demasiada información o que carecen de gráficos.
  7. Es difícil utilizarlo si se es autodidacta y para sacar el máximo provecho a sus funciones es necesario recibir formación previa.

Por consiguiente, todos aquellos que trabajen como autónomos o lleven adelante una empresa o negocio deben saber que son varias las limitaciones de este programa.

Para una pequeña empresa es fundamental valorar los pros y los contras de cada decisión. Incluso algo tan sencillo como introducir una factura en unas hojas de cálculo puede suponer un gran cambio en el funcionamiento del negocio.

Así, te invitamos a reconsiderar tu programa de contabilidad y a gestionar tus facturas de la forma más eficaz posible. En Código con Sentido hemos desarrollado una aplicación online de gestión que te hará la vida muchos más fácil para todos estos propósitos: Cloud Gestion.

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