Actualizado el: 4 octubre 2024
Habitualmente, una factura se emite por parte del vendedor hacia el comprador, que realizará el pago. Sin embargo, esto no siempre ocurre, siendo el mejor ejemplo el de la autofactura. Este tipo de facturación cada vez es más habitual, sobre todo en ciertos autónomos del sector servicios, teniendo sus particularidades.
Si no habías oído hablar sobre ella, no te preocupes, ya que te vamos a contar de forma sencilla todo sobre la misma. Además de ver lo que significa y la diferencia con la factura corriente, también aprenderás sobre sus usos habituales o a contabilizarla correctamente, entre otras cosas.
¿Qué es una autofactura?
¿Para qué sirve la autofactura? El objetivo es demostrar que se ha hecho una compra de manera legal, evitar estafas, comprar ciertos materiales como el oro o hacer operaciones en en extranjero.
Diferencias entre facturas y autofacturas
Existen varias diferencias clave entre ambas:
- Emisor: la factura estándar la emite el vendedor, pero en este caso, la emite el comprador.
- Objetivos: mientras que el modelo estándar busca demostrar la venta de un producto o servicio y reclamar un cobro, la factura por destinatario busca demostrar que una venta es legal y con garantías.
- Sectores: el modelo estándar está presente en todos los negocios, pero la factura por destinatario se usa solo en casos muy puntuales.
- IVA: en la factura habitual, el IVA es soportado por parte del comprador y repercutido por parte del vendedor. Con las autofacturas, el vendedor no soporta el IVA, ya que es tarea del comprador, así que en la práctica está exenta del mismo.
- Contabilidad: como veremos después, la contabilidad es diferente.
Usos habituales
¿Para qué se utiliza la autofactura? Es habitual en compradores de objetos susceptibles a estafas, como oro, chatarra y otros materiales. También se ve mucho en entregas de material de reciclaje, cesión de personal de obra si ha sido previamente pacto, operaciones en el extranjero y bienes de inversión.
Además, la autofacturación es común en el SAT y más recientemente, en los riders y repartidores, que están dados de alta como autónomos y usan este mecanismo para cobrar. Suele ser más habitual en pequeñas y medianas empresas, no siendo tan común en las grandes corporaciones.
Cómo registrar una autofactura paso a paso
Ahora que ya sabes lo que es, vamos a ver cómo hacer el registro de una factura por destinatario paso por paso.
Cumplir con los requisitos
Aunque no esté recogida exactamente con el término, el artículo 5 del Reglamento de facturación se refiere a ella. ¿Quién puede autofacturar? En principio, todos los autónomos, pero con ciertas particularidades:
- Acuerdo entre empresas: tanto el destinatario como el emisor deben ser conocedores del hecho y consentir que se emita una factura por destinatario. Se hará mediante un acuerdo por escrito, que deje claro qué operaciones se van a autofacturar.
- Aceptación: además del acuerdo previo, cada autofactura deberá ser aceptada por el empresario, revisando así que se ajuste a lo acordado.
- Emisión de copias: como en la factura estándar, se deberá emitir una copia al destinatario.
- Autorización de la AEAT: Si el destinatario no está establecido en la UE (salvo Ceuta, Melilla y Canarias), Hacienda debe estar informada de la operación y aprobarla, algo que debe hacerse vía declaración censal.
Confeccionarla correctamente
Una vez que hayas cumplido con los requisitos, ya podrás emitir tu autofactura. Eso sí, ten cuidado al hacerlo y evita errores, siguiendo los siguientes pasos:
- Datos habituales: al igual que en una factura, debe tener los campos básicos, incluyendo al proveedor y al comprador, la cantidad, el precio unitario, el valor de venta, el total a pagar y la firma.
- Cómo nombrarla: como oficialmente no se llama “autofactura”, pondremos “factura por destinatario” en su lugar.
- Numeración: no llevará la serie habitual del profesional, sino que deberá tener una numeración independiente con otra serie, con una numeración correlativa.
Preguntas frecuentes
Vamos a responder algunas dudas frecuentes sobre este tipo de facturación y su contabilidad.
¿Cómo contabilizar una autofactura?
Para contabilizar este tipo de facturas y al contrario que ocurre con las habituales, el IVA no será repercutido por el comprador. En su lugar, lo hará el comprador, que contabilizará el IVA soportado y a la vez, el IVA repercutido, quedándose en neutro.
Eso sí, aunque se quede en cero, debe estar reflejado en los libros de contabilidad y en los modelos 303 y 390. El asiento contable para autofacturas del comprador será el 4720 para Hacienda IVA soportado en el DEBE y 4770 Hacienda IVA repercutido en el HABER, indicado en el mismo asiento.
¿Y si la recibes?
Si eres el que recibe este tipo de factura, no tendrás que repercutir el IVA ni incluirlo en el libro de contabilidad como asiento. Por este motivo, se hará sin IVA soportado ni repercutido, como si la operación hubiera estado exenta de IVA.
Conclusión
Aunque no sea tan habitual, conocer la autofactura y su funcionamiento es crucial para muchos autónomos. Bien utilizada, es una garantía de seguridad y una gran simplificación en ciertos casos. Eso sí, para no tener problemas, hay que registrarla correctamente, al igual que haces con el resto de facturas.
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