¿Impagos en tu empresa? ¿Qué hacer con las facturas impagadas?

Actualizado el: 14 marzo 2022

Las facturas impagadas de una empresa provocan un serio problema en sus finanzas. Tanto si tienes cierta experiencia profesional como si acabas de abrir tu negocio, te damos las claves necesarias para cobrarlas y evitarlas en lo sucesivo.

¿Cómo puedes cobrar las facturas pendientes?

Hay una serie de circunstancias y características comunes en la mayoría de los impagos. No queremos decir con ello que seas tú el culpable, pero sí que hay distintas fórmulas para cobrar una factura que has de tener en cuenta.

La clasificación y el análisis de las facturas

Cuando acumulas varias facturas en tu empresa que están por pagar, has de ordenarlas para tener más claro el proceso de reclamación del cobro, por lo que se hace imprescindible la gestión de tus clientes. Tu objetivo será recordarles a tus deudores que deben abonarte la cantidad correspondiente. De tratarse de alguien que desaparece y no quiere saber nada de tus avisos, es recomendable adoptar medidas legales.

Un impago no significa romper una relación con un buen cliente

Hay todo tipo de situaciones que han podido provocar el impago. Puede tratarse de un olvido o de una falta de liquidez puntual provocada por una situación concreta, para este tipo de problemas, el confirming es una excelente solución, pero no todas las empresas cuentan con él, así que te aconsejamos comenzar siempre con amabilidad y teniendo en cuenta si el cliente ha abonado sus facturas anteriores de forma correcta y es la primera vez que se produce el impago.

El diálogo es siempre recomendable. Intenta entablar un encuentro amistoso en el que podáis concretar un plan de pago que beneficie a ambas partes. De no ser factible esta propuesta, invierte en una empresa de gestión de cobros, pero no pongas en riesgo tu relación comercial con la otra parte.

Impagos en las empresas

Pagos a medida y eficacia

La estadística indica que, negociando con el deudor en los seis meses posteriores al vencimiento de la factura, se puede recuperar hasta el 90 % de la deuda. La visita personal y ofrecer facilidades de pago contribuye a cobrar en torno al 85 %. Es decir, en cuanto sepas que una factura no se ha pagado, ponte en marcha y valora las recomendaciones anteriores para que te sea más fácil alcanzar tu objetivo.

La vía legal

Es el último recurso. Si has intentado contactar personalmente o a través de terceros y no has obtenido respuesta alguna, no te quedará otra alternativa. Ahora bien, recuerda que tendrás que aportar la documentación de la deuda que ha de ser vencida, exigible, líquida y dineraria. Recuerda que te será mucho más sencillo si cuentas con un buen programa de facturación y gestión.

La Ley 3/2004 establece que tienes 30 días naturales para solicitar el pago, de no indicarse lo contrario en un plan de pago concreto. El plazo de expiración de la deuda y de la reclamación es de cinco años. Para que quede constancia de la deuda, debes enviarle al deudor un burofax con los datos de ambos, el concepto y la cantidad.

No olvides que todo dependerá de la cuantía a abonar, ya que el deudor podrá recurrir y alargar el proceso con el consiguiente coste económico. Lo habitual es que se apueste por un proceso monitorio, pero las vías ejecutivas o declarativas son igualmente importantes. Necesitarás un abogado y un asesor que te permitan, por una parte, cobrar lo que se te debe y, por otra, mantener la posible relación, si te interesa.

¿Cómo evitar los impagos?

Hay opciones a tu alcance para evitar que un cliente alegue un olvido u otra excusa para generarte un impago. Repasa las más relevantes y no dudes a la hora de ponerlas en práctica.

La prevención

Lo habitual es actuar cuando se ha cumplido el plazo de pago y el cliente no ha abonado la factura, es decir, cuando ya se ha producido el impago de la misma. Es mucho más recomendable apostar por la proactividad. Los siguientes consejos te serán de gran ayuda:

  • Intenta proponer tus propias condiciones para el pago de tus productos o servicios. En algunos sectores parecen imponerse los plazos de 90 o 180 días. Todo dependerá de quién sea tu cliente, pero, si puedes evitarlos, mejor.
  • En lugar de imponer tu política de cobro, explica sus ventajas. Ambas partes podéis evitar gastos financieros. Además, puedes efectuar un pequeño descuento por pronto pago.
  • Analiza cómo cobra sus facturas tu competencia más directa. Descubre cuáles son los beneficios de otros planes de pago y ajústalos a las características de tu empresa.
  • No olvides que la flexibilidad ha de formar parte de tu plan de pago. Especialmente, si se trata de clientes que generan buena parte de tus beneficios. En estos casos, podrías ofrecer condiciones personalizadas.
  • Envía recordatorios dos semanas, una semana y unos días antes del vencimiento de la factura. Así conseguirás que no se alegue un olvido y podrás tener pruebas documentales de la relación comercial que mantienes.

Mejora la gestión de tus facturas

Basta con revisar cómo el comercio electrónico, las aerolíneas y otros negocios siempre cobran por adelantado sin que ningún cliente ponga objeción alguna. Otros profesionales te exigen entre un 20 y un 50 % por adelantado antes de comenzar a trabajar. Lo que queremos indicarte es que también tú puedes apostar por el pago al contado independientemente de tu nicho de mercado.

Es decir, no enviarás la mercancía o realizarás el trabajo encomendado a no ser que ya se haya abonado una parte del precio final. Quizá pienses que vas a provocar que tu clientela potencial rechace tu propuesta, pero para estos casos se crearon los bonos y descuentos por pago inmediato.

Sea cual sea tu sector, tienes que realizar una inversión para cada encargo, pagarles a tus empleados y afrontar otros gastos. Solicitar un adelanto y ofrecer ventajas en el momento del pago a la hora de recibir la mercancía es una combinación acertada y cada vez más aceptada.

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Intenta ir siempre un paso por delante de tus deudores

¿Se puede evitar que no te paguen una factura? Resulta imposible saber qué va a hacer un cliente, pero hay recursos que juegan a tu favor como los siguientes:

  • Factura de inmediato. En cuanto sirvas el pedido, envía la factura o adjúntala. En ocasiones, eres tú quien se retrasa a la hora de facturar alargando así el proceso de cobro.
  • Controla el vencimiento del cobro. Necesitas realizar una planificación específica que te permita conocer cuándo vence cada factura con la suficiente antelación para recordárselo a tus clientes.
  • Paga siempre a tus proveedores. No puedes exigir que te paguen si tú no lo haces. El hacerlo te permitirá mejorar tu reputación y animar a tus deudores a que te paguen.
  • Contrata algún tipo de seguro por impago. Hay muchas opciones que pueden adelantarte el dinero y la aseguradora se encargaría de cobrar posteriormente.

No esperes demasiado tiempo

Hemos indicado anteriormente que la proactividad te beneficia. Te explicamos por qué. Cuando alguien no abona una factura, tu empresa comienza a afrontar problemas financieros ocasionados por ese impago. Tus gastos bancarios se disparan, pierdes tiempo a la hora de realizar la reclamación y puedes caer en el error de pensar que no vas a cobrar. Cálmate y apuesta por:

  • Llevar un control exhaustivo de cada factura que emitas. No nos referimos exclusivamente a enviarla, sino también a certificar que se ha recibido, visto y aceptado por tu cliente. Certifica si se ha abonado en tiempo y forma o si sigue pendiente. Esta revisión ha de ser diaria para que te sea más fácil diseñar un calendario de actuaciones.
  • Informarte de las opciones legales que mejor se ajustan a tu empresa. Es recomendable conocerlas con anterioridad para ponerlas en práctica de inmediato. Siempre es positivo llegar a un acuerdo, pero, si no es posible, se recomienda la vía legal.
  • Averiguar cuál es su solvencia. De negarse a darte la información correspondiente, es mejor que evites trabajar con la empresa en cuestión.
  • Solicitar algún tipo de aval antes de entablar una relación comercial con una nueva empresa. Debes asegurarte de que vas a cobrar las cantidades correspondientes durante la relación comercial.

Evalúa los riesgos y actúa en consecuencia

Como te comentábamos con anterioridad, es imposible saber cuándo un cliente va a dejar de pagarte. Solicitar información previa, un aval o el cobro por adelantado de una parte de la mercancía son medidas de enorme utilidad.

Lo importante es que evalúes el coste de cada factura que no se abona y que pongas en marcha todo lo necesario para evitarlo. No olvides que la acumulación de deudores puede terminar en un efecto llamada para nuevos clientes que alargarán tus problemas financieros.

Por lo tanto, es recomendable analizar muy bien las características financieras de cada empresa o cliente antes de comenzar a trabajar. Puede sorprenderte que muchas de ellas prefieran rebajar un tanto por ciento de la deuda antes que llegar al juzgado, pero, en ocasiones, es más beneficioso.

Las recomendaciones anteriores son más que suficientes para que comiences a mejorar el cobro de tus facturas. Recuerda que la combinación de trato amistoso, personalización del pago y medidas legales debe ser infalible.

Evita que las facturas impagadas terminen por provocar el descrédito de tu empresa o su cierre. Repasa bien tus medios de pago, analiza la relación comercial con cada cliente y comienza ya a cambiar tu política de cobro. A buen seguro, no tardarás en rebajar el número de deudores y en reforzar la imagen de tu empresa de cara a tu clientela potencial.

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