Actualizado el: 11 agosto 2023
Cuando hablamos de plan de tesorería, contabilidad, o del balance, muchas veces no sabemos realmente la importancia que tienen o para qué son tan importantes en una empresa o para un autónomo. Así que hemos decidido hablarte de ello para que valores lo mucho que nos ayudan en nuestro día a día.
Qué es la tesorería
Todo el mundo sabe que las empresas tienen un departamento de tesorería, no obstante, puede que no todos sepan qué es exactamente. Así que vamos a explicároslo de varias maneras para que lo tengáis muy claro.
La explicación más sencilla es que es la encargada de administrar los recursos monetarios de una manera eficiente, cumpliendo así con los objetivos del negocio y disponiendo así del suficiente efectivo para poder apoyar la planificación financiera. Es decir, se aseguran de que hay suficiente dinero cuando lo necesitan y también dan las órdenes para pagar.
Otra forma de definirla es diciendo que se encarga de la custodia, conservación y uso del dinero, tanto el que está en efectivo como el que se guarda en el banco. Aquí también se incluiría un talón o cheque a cobrar.
Y por último, si queremos ser un poco más generales, podemos referirnos a ella como los procesos y acciones que se hacen para tener el control financiero de un negocio. Como ya hemos dicho, aquí entraría el flujo de la caja, los activos líquidos o el cobro de las ventas, por ejemplo. Es necesario controlar todo esto para conocer la estabilidad de la empresa, tanto a mediano como a un plazo más largo.
Podemos pensar que su gestión es parecida a la de la contabilidad, sin embargo no podrían ser más diferentes. Si bien es cierto que una persona puede ocuparse de ambas tareas, esto no significa que se lleven los mismos procesos.
Por ejemplo, si hablamos de la contabilidad, aquí todo se hace por partida doble y los asientos contables siempre deben cuadrar. En cambio, la tesorería es por partida simple y sus movimientos no tienen por qué sumar cero, sino que suelen añadir o restar el saldo.
Esto se le llama cuadrar la caja, en la que básicamente partimos de una cantidad y se van registrando los ingresos y retiradas, afectando a la caja. El resultado final que nos quede debe ser equivalente al que haya en la caja.
Para que todos los movimientos estén bien reflejados y no haya ningún problema, lo mejor es usar algún programa. Este hará que todo esté conectado, quedando registrado cada movimiento para realizar mejor sus funciones.
Cómo se gestiona
El éxito de este departamento depende de su gestión. Se debe controlar y prever los cobros y pagos que van a hacerse en un futuro cercano. ¿Y cómo se hace esto? Pues se efectúa un presupuesto de caja para tener en cuenta las diversas operaciones y poder realizarlas.
Para que esto salga bien hay que convertir las causas reales que ya existen en consecuencias. Es decir, saber que si vas a comprar, vender o invertir, esto va a llevar unos cobros y pagos. ¿Y para qué se hace esto? Para anticiparnos a lo que va a suceder y optimizar su gestión.
Si se cree que va a haber un exceso o un déficit de fondos, se organizarán los cobros y gastos para que no perjudique demasiado a la empresa. Es decir, se garantiza que el saldo del que se dispone sea el necesario para operar, pero que la cantidad sea la menor posible.
¿Qué ocurrirá si no se consigue? Pues que habrá que tomar medidas para que se pueda aprovechar el exceso de saldo o para poder financiar el déficit.
Y para gestionar todo esto, hay tres herramientas muy necesarias:
- Presupuesto: vigilará las entradas y salidas monetarias, además de optimizar el uso de los saldos, para realizar previsiones de movimientos.
- Gestión del float financiero: distinguir entre cuándo vence un pago y la fecha en la que se hace efectivo.
- Modelos de tesorería: saber cuáles hay para organizar los movimientos, identificando distintas opciones, decisiones, diversos escenarios y simularlos.
Toda la gestión hay que hacerla de manera constante, no obstante, siempre hay que hacer planteamientos anuales o trimestrales para poder planificar la gestión con antelación; además de un balance periódico para saber el nivel de pérdidas y ganancias de la empresa.
Otro factor a tener en cuenta es que el dinero de la caja tiene que ser suficiente para los distintos movimientos, pero lo más pequeño posible.
¿Por qué? Porque todo el dinero que no esté en movimiento es un coste de oportunidad.
¿Y qué es esto? Una inversión de los recursos que se hacen para obtener beneficios. Y si lo tenemos guardado, no lo estamos utilizando para otras cosas que, posiblemente, nos den muchos más beneficios.
De hecho, tener mucho dinero no implica algo bueno, sino que no se ha sabido invertir.
Para qué sirve un plan de tesorería
Una vez explicado qué es y cómo se gestiona, vamos a desarrollar para qué sirve exactamente. Hablarte de su objetivo es muy sencillo, porque lo que se busca es que garantizar que la empresa tenga liquidez y que se optimicen los resultados.
También que haya una gestión eficiente, tanto de lo que se ha usado de la financiación como de las cuentas bancarias. Pero tiene más funciones.
1. Se controla y planifica la liquidez
Para evitar que haya alguna desviación, hay que hacer un seguimiento día a día para así poder adelantarse. Asimismo, se debe gestionar los flujos de cobro y pago, además de decidir a qué entidad financiera se llevan. Esto último se efectúa para que haya una liquidez óptima.
¿Pero qué es exactamente lo que se sigue? Pues lo que se paga a los proveedores, lo que cuesta un transporte, las rentas y remuneraciones de los trabajadores, además de otros pagos. Todo esto es parte de la liquidez y se debe mantener en orden para que haya una estabilización, no solo a corto plazo, sino sobre todo a largo.
Por lo tanto, se controla la entrada y salida monetaria; es decir, el pago y coste de servicios, transporte y productos. También se examina para qué se usa el fondo para imprevistos, en la cual se suele añadir un capital fijo.
2. Se gestionan las necesidades y excedentes a corto plazo
Desde la tesorería se toman decisiones de inversión oportunas, las cuales se hacen negociando con varias entidades. Hay que informarse de las diversas opciones que hay en el mercado para garantizar una buena rentabilidad, seguridad y liquidez.
También hay que ser flexibles, porque hay que adaptarse a los cambios que haya en la empresa. Y si es posible, llegar a establecerse en más sitios, ya sean nacionales o extranjeros.
3. Se producen negociaciones bancarias
Esta parte es crucial, porque ayuda a reducir los gastos de los servicios que difieren a los asociados con la inversión de los excedentes, además de a la financiación de la demanda. Se reducen gastos administrativos y de gestión, eligiendo medios de cobro y pago que se ajusten más a lo que necesite la empresa.
4. Se gestiona el riesgo
Para evitar no tener efectivo para los desembolsos imprevistos, hay que saber tramitar los riesgos de la liquidez, crédito de algunos clientes, mercado o contrapartida.
Para ello, hay que actuar antes de que vengan los riesgos, es decir, hay que adelantarse a lo que pueda ocurrir. Una mala inversión, inhabilitación para préstamos, estar en medio de un proceso legal o no tener fondos para gastos puede afectar negativamente a la empresa. Siempre hay que ir por delante para evitarlo.
5. Se controla la gestión del capital
Esto se hace realizando informes de deuda, de la posición diaria, bancarios, etc. Igualmente, se debe custodiar el efectivo de la caja y la documentación donde todo esto quede registrado.
Una de sus funciones más importantes es asegurarse de la producción y el crecimiento de la empresa, sin afectar a la estabilidad. Tiene que velar porque el capital no esté en riesgo y crezca, a través del balance, de evaluar el mercado objetivo y de examinar las ventajas y riesgos de las inversiones.
6. Establecer relaciones con otros departamentos
En un negocio hay varios departamentos, y la tesorería tiene que relacionarse con estos. No solo porque haya que tener una buena imagen con los empleados y la administración, sino también con los clientes, las entidades financieras y los diversos proveedores. Es crucial llevarse bien entre todos.
7. Cumplimiento de obligaciones financieras
Por último, tienen que asegurarse de pagar todos los servicios e impuestos. Sobre todo, porque, de no llevarlos a cabo, habrá inconvenientes fiscales que suelen acarrear sanciones o multas. Por lo que mejor tenerlo todo al día y, así, tener una evaluación positiva de la gestión.
Nuestra conclusión
En definitiva, estos son las partes más importantes de la tesorería. Te hemos explicado en qué consiste la tesorería, que básicamente es la administración financiera de una empresa.
Igualmente, has podido ver las diferencias que tiene con la contabilidad y lo fundamental que es hacer, al menos, un balance anual. Además, has podido comprobar los beneficios que conlleva tenerla para el buen funcionamiento de tu negocio.
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