Actualizado el: 13 noviembre 2024
Seguramente que alguna vez te hayas visto obligado a generar una factura a un ayuntamiento, esto cada vez va resultando más inevitable tener que generar facturar electrónicamente a ayuntamientos, por eso queremos contarte todo lo que debes saber para su trámite.
Con la reciente legislación que obliga a la utilización de este formato, muchas empresas están buscando cómo adaptarse a esta nueva normativa.
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La necesidad de comprender y aplicar correctamente estos requisitos no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también optimiza los procesos internos, mejorando la eficiencia y reduciendo los errores.
¿Qué es la factura electrónica y por qué es importante?
La factura electrónica es un documento digital que cumple con todos los requisitos legales para ser considerado como una factura válida, con la particularidad de que se genera, se firma digitalmente y se envía por medios electrónicos.
En comparación con las facturas en papel, la factura electrónica ofrece una mayor seguridad, ahorro de costes y tiempo, y una mejor gestión documental. Para las empresas que trabajan con ayuntamientos, la importancia de este tipo de facturación es aún mayor, dado que ya es un requisito obligatorio en muchos casos y pronto lo será en todos.
Normativa y requisitos para facturar electrónicamente a ayuntamientos
Facturar electrónicamente a los ayuntamientos no es solo una opción; es una obligación legal que viene regulada por diversas normativas. En España, la Ley 25/2013 establece que todos los proveedores que emitan facturas a administraciones públicas, incluidos los ayuntamientos, deben hacerlo a través de una factura electrónica.
Además, deben usar la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), que es el punto de conexión entre los proveedores y las administraciones.
Es fundamental que las empresas comprendan los requisitos técnicos y legales que deben cumplir para poder facturar electrónicamente.
Esto incluye el uso de un certificado digital para la firma de las facturas y el formato estructurado Facturae, que es el formato aceptado por la administración pública. No cumplir con estos requisitos puede resultar en la devolución de la factura, retrasos en los pagos y, en el peor de los casos, sanciones.
Plataformas y herramientas para emitir facturas electrónicas
Existen diversas plataformas y herramientas diseñadas para facilitar la emisión de facturas electrónicas a los ayuntamientos.
Entre las más populares se encuentran Cloud Gestion, B2B Router, Quipu y el propio sistema de Stel Order, cada una con sus particularidades y beneficios.
Estas plataformas no solo permiten crear y enviar facturas electrónicas en el formato requerido, sino que también ofrecen funcionalidades adicionales como la gestión de cobros, el seguimiento del estado de las facturas y la integración con otros sistemas de gestión empresarial.
Por ejemplo, plataformas como Cloud Gestion ofrecen vídeo tutoriales y manual de ayuda con el paso a paso y un entorno intuitivo que facilita a las empresas el proceso de adaptación.
Esto es especialmente útil para aquellas que recién están comenzando con la facturación electrónica y necesitan apoyo adicional para cumplir con la normativa sin complicaciones.
Paso a paso: Cómo enviar una factura electrónica a un ayuntamiento
El proceso para enviar una factura electrónica a un ayuntamiento sigue varios pasos que, aunque pueden parecer complejos al principio, son bastante manejables con las herramientas adecuadas:
- Crear la factura: Utilizando una plataforma compatible, genera la factura en el formato Facturae. Asegúrate de incluir todos los datos requeridos, como el NIF, el código de cuenta bancaria y los detalles del servicio o producto facturado.
- Firmar la factura: La factura debe ser firmada digitalmente usando un certificado digital válido. Este paso es crucial para garantizar la autenticidad y la integridad del documento.
- Enviar la factura: Sube la factura a la plataforma FACe o a la plataforma utilizada por el ayuntamiento específico. Este paso puede variar ligeramente dependiendo del ayuntamiento, pero en general, FACe es la plataforma centralizada para la mayoría.
- Confirmar el envío: Una vez enviada, verifica que la factura ha sido recibida y aceptada por el ayuntamiento. Las plataformas de facturación suelen ofrecer notificaciones sobre el estado de las facturas, lo que facilita el seguimiento.
Este proceso, aunque estándar, ha generado muchas preguntas entre las empresas que se están adaptando a la obligatoriedad de la factura electrónica.
Es común que nos contacten para asegurarse de que están siguiendo correctamente cada paso, ya que un error en la facturación puede resultar en demoras en el pago.
Beneficios de la factura electrónica para las empresas
La adopción de la factura electrónica no solo es una obligación, sino que también ofrece numerosos beneficios para las empresas. Entre los más destacados se encuentran:
- Mayor eficiencia: La facturación electrónica automatiza muchos de los procesos que antes requerían intervención manual, reduciendo así el tiempo y los recursos necesarios para gestionar las facturas.
- Reducción de errores: Al eliminar el papel y automatizar el proceso, se reducen significativamente los errores humanos que pueden ocurrir durante la creación y el envío de las facturas.
- Mejora en la gestión documental: Las facturas electrónicas son más fáciles de archivar y acceder, lo que facilita la gestión documental y el cumplimiento de las normativas fiscales.
- Cumplimiento normativo: Al utilizar la factura electrónica, las empresas garantizan que están cumpliendo con las normativas vigentes, lo que evita posibles sanciones y mejora la relación con las administraciones públicas.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica a ayuntamientos
¿Es obligatorio usar la plataforma FACe para facturar a los ayuntamientos?
Sí, FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas que centraliza el envío de facturas a las administraciones públicas, incluidos los ayuntamientos. Sin embargo, algunos ayuntamientos pueden tener plataformas adicionales o específicas.
¿Qué sucede si no envío la factura en formato Facturae?
La factura será rechazada. El formato Facturae es el único aceptado por las administraciones públicas en España para facturación electrónica, por lo que es crucial asegurarse de que todas las facturas cumplan con este formato.
¿Necesito un certificado digital para firmar las facturas electrónicas?
Sí, es obligatorio contar con un certificado digital para firmar electrónicamente las facturas. Esto garantiza la autenticidad y la integridad del documento.
¿Qué debo hacer si mi factura es rechazada?
Debes revisar los motivos del rechazo, corregir los errores indicados y volver a enviar la factura. Las plataformas de facturación suelen ofrecer asistencia para resolver estos problemas.
Conclusión
La transición hacia la factura electrónica es un paso inevitable para las empresas que trabajan con ayuntamientos. Adaptarse a esta nueva normativa no solo es esencial para cumplir con las obligaciones legales, sino que también ofrece una serie de beneficios que pueden mejorar significativamente la eficiencia y la gestión interna de las empresas.
A medida que más empresas adopten la facturación electrónica, es probable que veamos una evolución en las herramientas y plataformas disponibles, haciendo que el proceso sea cada vez más accesible y menos complicado.
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