¿Utilizas Excel (u otra hoja de cálculo) como programa para gestionar facturas? Exponemos 7 motivos por los que no es una buena idea.

7 razones para no utilizar Excel para hacer y gestionar tus facturas y tu negocio

Llevar la contabilidad y gestión de un negocio no es una tarea fácil, especialmente para quien trabaja como autónomo y debe gestionar su pyme o empresa para optimizar los recursos de los que dispone. Es por eso que elegir una buena herramienta de  facturación se vuelve fundamental para todos aquellos que deseen sacar el máximo beneficio de sus empresas. Hemos recopilado y compartido 7 razones que indican que no es un idea demasiado acertada utilizar Excel como programa para hacer facturas.

Son muchos los emprendedores que, en un primer momento, recurren a uno de los programas más conocidos de hojas de cálculo: Excel, perteneciente al paquete de Microsoft Office. Excel ofrece buenas soluciones para algunos aspectos del mundo empresarial, pero no siempre es la alternativa más adecuada.

Existen otros muchos programas que pueden ser más eficaces para la pequeña empresa o el autónomo, pero que no gozan de tanta fama ni reputación. Especialmente, ahora existen numerosas aplicaciones de gestión y facturación en la nube, es decir, online; como Cloud Gestion. En cualquier caso, estas son las razones que nos hacen pensar que Excel es una mala idea para llevar tus facturas:

  1. No almacena los datos en la nube, por lo que deberás hacer varias copias de seguridad en diferentes dispositivos para estar seguro de que no perderás la información.
  2. Paralelamente, no puedes acceder a un archivo u hojas de cálculo desde cualquier lugar. Es necesario estar frente al ordenador para visualizarlos o llevarlos en un disco duro externo.
  3. No garantiza la confidencialidad de los datos. Generalmente, cualquier persona puede acceder a tu documento y tener acceso a información privada. En algunos casos, esto puede suponer incluso un problema legal.
  4. La gestión de dichos datos (por ejemplo, localizar quién debe una factura) es complicada y requiere de bastante tiempo. En definitiva, gestión complicada = pérdida de tiempo = disminución de productividad.
  5. No permite crear archivos históricos, ya que tiene una importante limitación en cuanto al tiempo: las fechas anteriores a 1990 no son reconocidas.
  6. Los archivos suelen ser bastante pesados, incluso aquellos que no tienen demasiada información o que carecen de gráficos.
  7. Es difícil utilizarlo si se es autodidacta y para sacar el máximo provecho a sus funciones es necesario recibir formación previa.

Por consiguiente, todos aquellos que trabajen como autónomos o lleven adelante una empresa o negocio deben saber que son varias las limitaciones de este programa.

Para una pequeña empresa es fundamental valorar los pros y los contras de cada decisión. Incluso algo tan sencillo como introducir una factura en unas hojas de cálculo puede suponer un gran cambio en el funcionamiento del negocio. Así, te invitamos a reconsiderar tu programa de contabilidad y a gestionar tus facturas de la forma más eficaz posible.

 

Cloud Gestion, una excelente alternativa a Excel para gestionar un negocio.

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