Actualizado el: 8 abril 2024
Si alguna vez te has preguntado cómo simplificar este paso crucial en la gestión de tu negocio, estás en el lugar correcto.
En este artículo, exploraremos de manera detallada cómo aprovechar al máximo nuestro software ERP para facilitar este procedimiento y optimizar tus operaciones comerciales, realizando facturas proforma desde un pedido.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento comercial que se emite antes de la entrega de un producto o servicio. Su función es informar al cliente de los detalles de la transacción, como el precio, la cantidad, la fecha de entrega, etc.
Las facturas proforma se utilizan en diferentes contextos, como:
- Para solicitar un presupuesto o cotización a un proveedor.
- Para informar a un cliente de los detalles de un pedido antes de su confirmación.
- Para solicitar la autorización de un superior para realizar una compra.
¿Cómo crear una factura proforma desde un pedido?
Si utilizas un software ERP, crear una factura proforma desde un pedido es muy sencillo. Muchas veces un cliente puede solicitar saber el importe total del pedido realizado y de ahí poder decidir si sigue adelante con él, lo modifica o rechaza porque no le interesa.
Para eso en Cloud Gestion tenemos la opción de poder crear una factura proforma desde el mismo pedido de ventas.
Para realizarlo tenemos que tener previamente creado el pedido de ventas, y desde el listado nos iremos a la opción para los marcados situado en la penúltima columna de la derecha.
Aquí nos aparecen varias opciones, donde seleccionaremos la de «Generar una Factura proforma».
Automáticamente se nos abrirá el formulario de la factura proforma, con los datos del cliente, el proyecto si lo tuviera, comercial asignado.
En la primera línea nos indica el número de pedido al que pertenece y debajo los artículos o productos añadidos en el pedido.
Realizaremos las modificaciones necesarias, dependiendo de lo que el cliente quiera facturar, si por ejemplo en el pedido tiene cinco aparatos de A/C pero quiere facturar solo tres, se modificarían las unidades, igualmente si quisiera facturar ocho.
Guardamos los cambios, y ya tendríamos la factura proforma creada.
¿Qué datos debes incluir en una factura proforma?
Los datos que debes incluir en una factura proforma varían según la legislación de cada país. Sin embargo, en general, es recomendable incluir los siguientes campos:
- Datos del vendedor y del comprador.
Estos datos deben incluir el nombre, la dirección, el número de teléfono y el número de identificación fiscal de ambas partes.
- Fecha de emisión.
Esta fecha indica la fecha en la que se emite la factura proforma.
- Descripción de los productos o servicios.
Debes describir con detalle los productos o servicios que se van a entregar.
- Cantidad.
Debes indicar la cantidad de cada producto o servicio que se va a entregar.
- Precio unitario.
Debes indicar el precio unitario de cada producto o servicio.
- Total.
Debes indicar el importe total de la transacción.
¿Qué ventajas tiene crear una factura proforma desde un pedido?
Crear una factura proforma desde un pedido tiene las siguientes ventajas:
- Es más rápido y sencillo.
No tienes que introducir todos los datos de la factura manualmente.
- Evita errores.
Los datos del pedido ya están verificados, por lo que es menos probable que cometas errores al crear la factura proforma.
- Es más preciso.
La información de la factura proforma será la misma que la del pedido, por lo que es más precisa.
¿Qué otras preguntas tienen los usuarios sobre este tema?
¿Qué pasa si los datos del pedido cambian?
¿Puedo personalizar la factura proforma?
¿Cómo puedo enviar la factura proforma al cliente?
Conclusión
Crear una factura proforma desde un pedido es una forma sencilla y eficaz de informar a tus clientes de los detalles de una transacción. Si utilizas nuestro software ERP de Cloud Gestion, el proceso es muy sencillo y solo te llevará unos minutos.
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