Un autónomo tiene un montón de gastos deducibles para desgravar IVA. Es frecuente recopilar tickets que se pueden descontar en la declaración trimestral, pero con eso no basta. Necesitas una factura completa, con todos los datos para que sea legal, siendo la factura de canje el documento habitual en este tipo de casos.
¿Qué es? ¿Cómo funciona? ¿Cómo la contabilizo? ¿Cuál es el plazo para pedirlas? Seguramente tengas muchas dudas acerca de ella. Vamos a contarte todo sobre este tipo de facturación, explicándote las diferencias y particularidades que tiene con respecto al modelo estándar.
¿Qué es una factura de canje o sustitución?
Las facturas de canje son documentos que sustituyen a un ticket o factura simplificada. Además de reemplazarlo, lo complementan, siendo una especie de copia que añade nueva información al ticket original. No hay que confundirlas con las facturas rectificativas, ya que no modifican ningún dato.
¿Cómo funcionan las facturas de canje? Se utilizan de cara a la declaración trimestral del IVA, con el fin de justificar la operación y así poder recuperarlo. Una factura simplificada no permite deducir el IVA al faltar ciertos datos, tales como la identificación fiscal del cliente. Con este método, se podrá desgravar sin ningún problema.
Ejemplo
El mejor ejemplo de factura de canje se da en el mundo de la hostelería, ya que es el sector más habitual que las solicita. Si tú das una comida de empresa, pueden pedirte este documento con el fin de desgravarse el IVA, puesto que no pueden hacerlo solo con el ticket de gastos. Después veremos cómo hacerlo correctamente.
Requisitos para hacer facturas de canje
Tanto para emitir como para solicitar este tipo de factura, hay que cumplir con los siguientes requisitos:
- Plazo máximo de 4 años desde que se emitió el original.
- Presentar el ticket original o la copia digital certificada por la AEAT.
- Autorización del cliente y declaración de procedencia (si la solicitud la hace una empresa externa).
¿Cómo hacer una factura de canje?
Es muy fácil emitir este tipo de facturas, siendo similar al estándar. Eso sí, hay que tener en cuenta ciertos aspectos:
- Solicitar documentación al cliente: Lo primero es revisar si los requisitos anteriormente mencionados se cumplen. Debe presentar la factura original, en la fecha prevista y si es una empresa externa, tener la autorización.
- Emisión de la factura con numeración especial: una vez que se ha revisado, se emitirá, añadiendo los datos de facturación habituales de cliente y emisor. Eso sí, no es igual que una ordinaria, así que debes incluir una numeración especial correlativa. Lo habitual es incluir una letra como la “C”, quedando en C1, C2, C3…
- ¿Cómo se colocan las fechas de las facturas de canje?: la otra diferencia con la estándar es la fecha. Aquí se añaden dos, una que muestra la fecha en la cual se emitió el ticket original con una referencia para identificar y otra la de emisión de la factura de canje.
- ¿Qué pasa si hay más de un ticket con un solo cliente?: en este caso, tienes la opción de hacer una factura individual por cada uno, pero también la de hacer una factura recapitulativa, que agrupe todo y así ahorrar tiempo.
Preguntas frecuentes
Vamos a responder algunas preguntas frecuentes relacionadas.
¿Cómo se contabiliza una factura de canje?
No es necesario incluir este documento en tu contabilidad, pues es algo que ya hiciste en su día al contabilizar los tickets. Al no haber modificaciones de ningún tipo, los libros de cuenta permanecerán igual, así que no hay que hacer nada.
En fiscalidad, si el importe facturado entre el cliente y el emisor supera los 3005,06 euros, el emisor tendrá que incluirlo en el modelo 347. Con respecto al cliente, podrá utilizar este documento de canje para deducir el IVA.
¿Es obligatorio emitir una factura de canje?
Sí, siempre que se le haya requerido siguiendo los cauces correctos, los cuales se explicaron anteriormente. Lo habitual es que lo solicite un cliente que desee desgravarse el IVA, así que debes cumplirlo.
¿Quién puede solicitarla? Cualquier empresa y autónomo que recibió la factura simplificada y las empresas que realizan un servicio de recuperación de IVA para profesionales. Si no se solicita, se pierde la opción de deducir.
¿Se puede emitir una factura ordinaria?
Todo depende del plazo. Sí se solicita una factura antes del día 16 del mes siguiente a la emisión, se hará una ordinaria. Sin embargo, si se pasa de esa fecha, ya entrarían las de canje.
Conclusión
La factura de canje es un documento que te servirá de mucho para reclamar el IVA de manera totalmente legal. Es fundamental que pidas las que necesites, guardando todos los tickets de gastos de cara al cliente. Por otro lado, si eres tú el proveedor, evita errores al emitir estas facturas y asegúrate de que todo está bien.
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