Actualizado el: 11 noviembre 2024
En el mundo empresarial actual, la planificación financiera es crucial para el éxito. Los presupuestos son una herramienta fundamental para cualquier empresa que busque controlar sus finanzas, optimizar sus recursos y tomar decisiones estratégicas.
En este post, te guiaremos a través del proceso de creación y gestión de diferentes tipos de presupuestos en tu software ERP.
¿Qué son los presupuestos?
Un presupuesto es una herramienta financiera que permite planificar y controlar los gastos e ingresos de una empresa.
Es una estimación detallada de los recursos que se necesitarán para llevar a cabo un proyecto o actividad durante un período de tiempo determinado.
Importancia de tener diferentes tipos de presupuestos
Contar con diferentes tipos de presupuestos en tu software ERP te permite:
- Mejorar la toma de decisiones: Al tener información detallada sobre los diferentes tipos de gastos e ingresos, puedes tomar decisiones más estratégicas sobre cómo asignar tus recursos.
- Controlar los gastos: Los presupuestos te ayudan a establecer límites de gastos para cada área de tu empresa, lo que te permite evitar sobrecostes y mantenerte dentro de tu presupuesto general.
- Mejorar la eficiencia: Al tener un plan de acción claro, puedes optimizar tus procesos y recursos, lo que te ayudará a mejorar la eficiencia de tu empresa.
- Motivar al equipo: Un presupuesto bien definido puede ayudar a motivar al equipo al proporcionarles objetivos claros y específicos.
Cómo crear y gestionar tipos de presupuestos en tu software ERP
Al crear distintos tipos de presupuestos se añaden a cada uno distintas condiciones predeterminadas, dependiendo de la variedad de trabajos que realice tu empresa.
Para crear distintos tipos de presupuestos deberemos de seguir los siguientes pasos:
Crear un nuevo tipo presupuesto
Para crear un nuevo tipo de presupuesto nos iremos al menú principal «Administración -> Configuración -> Tipos de presupuestos».
Aquí nos aparecerá el listado de tipos de presupuestos creados, los cuales podemos editar o eliminar, menos el primero que viene creado por defecto y es el tipo de presupuesto que se aplica en caso de no asignar ninguno, por eso es importante tenerlo configurado.
Añadir nombre y condiciones
Al crear un nuevo tipo de presupuesto, deberemos de asignarle un nombre para poder identificarlo y añadir las condiciones predeterminadas para este tipo de presupuesto.
Aquí puedes pegar el texto que tengas por defecto o si quieres que esas condiciones vayan con datos del presupuesto al que se le ha asignado, por ejemplo, el número, fecha, etc, puedes asignarle variables pinchando en el texto azul.
Asignar variables
Al pinchar en el texto azul, se nos abre una ventana emergente para ver el listado de variables que podemos utilizar, y de esta forma se cambiarán los datos por su valor correspondiente.
Una vez añadidas las condiciones, guardaremos el tipo de presupuesto. Para seleccionar un tipo de presupuesto cuando estemos generando uno, simplemente nos iremos a la pestaña de «Condiciones», seleccionar el tipo de presupuesto y automáticamente se aplicarán las condiciones añadidas.
Para una mejor explicación puedes ver el siguiente vídeo explicativo de nuestro canal de YouTube.
Beneficios de usar un software ERP para la gestión de tipos presupuestos
Podrás tener creados diferentes tipos de presupuestos para diferentes tipos de trabajos, con la comodidad de que al crear el presupuesto seleccionarás el tipo que corresponda y automáticamente se añadirán las condiciones del tipo de presupuesto seleccionado.
Por ejemplo, puedes tener creado un tipo de presupuesto para los trabajos de instalaciones de aires acondicionados, otro para trabajos de fontanería en general, porque cada uno llevará unas condiciones distintas.
De esta manera te ahorrarás el tener que escribir las condiciones cada vez que generes un nuevo presupuesto.
En caso de no seleccionar ninguno, se añadirá automáticamente el que viene creado por defecto y que tienes que tener previamente configurado.
Conclusión
La creación y gestión de diferentes tipos de presupuestos en tu software ERP es una herramienta fundamental para mejorar la planificación financiera de tu empresa.
Al contar con información detallada sobre tus finanzas, puedes tomar decisiones más estratégicas, controlar tus gastos y mejorar la eficiencia de tu negocio.
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