Actualizado el: 25 abril 2023
Introducción
La factura electrónica es un apunte contable con los mismos efectos legales que la de papel. Este tipo de asentamiento es un justificante sobre la prestación de un servicio o la entrega de un bien. En este caso, al usar medios telemáticos, se emite y recibe en formato electrónico.
La factura se considera el justificante fiscal de entrega de un determinado producto o realización de un servicio. El formato electrónico debe conservar el mismo valor legal que el documento en papel, por lo que es fundamental que cumpla ciertas condiciones o requisitos de seguridad.
La tecnología tiene un papel crucial en el mundo de los negocios y la factura digital forma parte del conjunto de la gestión financiera y el flujo comercial de una empresa.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica tiene la misma finalidad que la factura en papel, según lo establecido en el reglamento de facturación. La diferencia reseñable es que se genera, se envía y se recibe en formato electrónico.
Obviamente, para que tenga la misma validez legal, debe tener cumplimentados los campos obligatorios y ser transmitida de un espacio digital a otro, siempre con el consentimiento de ambas partes.
El Real Decreto 1619/2012 (verlo en el BOE) regula la expedición de este tipo de documento electrónico, que hace referencia a que debe emitirse mediante redes de comunicaciones como internet. Hay que distinguir dos tipos:
- La factura electrónica estructurada. En este caso, nos referimos a facturas que se generan de forma automática y por sistemas automatizados. Un formato estructurado es el que utiliza el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
- La factura electrónica no estructurada. Son facturas que se caracterizan por ser una imagen. Se requiere una intervención manual o un proceso que no suele estar completamente automatizado. Podemos destacar las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
La factura digital tiene la misma función que la factura tradicional y su objetivo es sustituirla para agilizar las gestiones y legitimar el proceso de compraventa. La digitalización e innovación tecnológica impera en la mayoría de los servicios que ya se ofrecen, por esta razón, este tipo de formato se adapta a las necesidades del mercado.
Una buena gestión informática y un sistema de envío ágil garantizan que la persona física o jurídica que firma la factura tenga autenticidad e integridad. Por lo tanto, esto indica que el contenido no está alterado.
Validez de la factura digital
La validez de la factura digital es la misma que una de papel porque atiende a los siguientes requisitos:
- Hay que tener el consentimiento del sistema de facturación por parte de la persona destinataria.
- Hay que garantizar la legibilidad de la factura, un requisito que facilita el programa informático que la genera. Esto implica que este documento puede ser leído por una persona.
- Hay que garantizar también la autenticidad del origen de la factura y comprobar que la identidad de la persona obligada a su expedición y el emisor son la misma.
- También es importante comprobar que el contenido es auténtico y no ha sido modificado.
¿Cómo se puede verificar la autenticidad e integridad de este tipo de documentos?
- A través de la firma electrónica avanzada con un certificado reconocido.
- Mediante el intercambio electrónico de datos EDI.
- A través de los controles de gestión de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
- Mediante otras vías de comunicación, siempre y cuando tenga constancia la Agencia Estatal de Administración Tributaria y hayan sido validados por la misma.
En definitiva, como la firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido, no se necesita que esté firmada.
¿Qué es la plataforma FACe?
El Punto de Entrada de Facturas Electrónicas(FACe) se caracteriza por ser una plataforma online que da entrada a las facturas electrónicas que se presentan ante cualquier órgano de la Administración General del Estado.
Su objetivo es simplificar a los proveedores la emisión de facturas y poder consultar el estado de tramitación de las mismas. FACe permite que un proveedor envíe las facturas adheridas al sistema.
Además, se pueden presentar facturas a las administraciones que no tengan punto general de entrada. Solo hay que incluir un código contable que indica el órgano gestor y la unidad tramitadora del DIR3. El sistema envía la factura electrónica al destinatario, simplificando el proceso.
¿Cuándo se utiliza FACe?
Este software de gestión a la hora de emitir una factura de un servicio contratado con la administración pública. Se establecen los plazos de entrega para evitar retrasos en la tramitación y el pago. La empresa contratista tiene la posibilidad de enviar la factura de forma ágil y segura.
Gracias a la integración con Facturae u otro tipo de aplicaciones de facturación privadas se facilita el trabajo a los proveedores públicos. El portal facilita un justificante con el registro de entrada y un código de verificación para acceder al estado de la factura.
Incluso, una vez se ha enviado la factura de forma correcta y se tiene el comprobante correspondiente, una empresa puede solicitar una financiación previa.
¿Qué acciones puede realizar un proveedor?
El proveedor agilizará el proceso de envío y dará mayor celeridad a este tipo de gestiones, asimismo podrá hacer las siguientes funciones:
- Enviar facturas en formato electrónico.
- Consultar el estado de la factura que ya se presentó.
- Anular una factura enviada.
- Acceder al directorio de organismos que se han adherido al sistema.
- Gestionar los certificados de proveedores.
- Consultar el directorio de proveedores conectados con el sistema FACe.
- Acceder y buscar en un directorio de puntos generales de entrada de facturas electrónicas pertenecientes a las administraciones públicas.
- Hacer la descarga de la aplicación de facturas electrónicas en formato facturae.
En resumen, la factura electrónica es un documento legal que permite agilizar el trámite burocrático con la administración, según la normativa que la regula (ver más sobre la factura electrónica). En cuanto al contenido se refiere, solo se ve alterado el formato, porque tiene las mismas obligaciones legales que las facturas realizadas en papel.
Hay tres requisitos imprescindibles que se deben tener en cuenta: la legibilidad, autenticidad e integridad.
¿Sabes cuánto dinero puedes ahorrar usando la factura electrónica?
Muchas empresas han descubierto, a lo largo del 2020, que se puede ahorrar con la factura electrónica debido a las particularidades de este formato. Así, durante el pasado año su uso se incrementó en España más de un 16 %, lo que permitió un ahorro total de más de 1.800 millones de euros en concepto de gestión.
Debido a la pandemia, su utilización se ha acelerado en aquellos colectivos que aún no están obligados a integrarse en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII, ver más información) de la AEAT.
En el futuro, este englobará a todos los sujetos obligados a autoliquidar el IVA de manera mensual si su facturación es superior a 6.010.121,04 € o que estén inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA). La facturación electrónica es un proceso con menos impacto en tu bolsillo que la facturación tradicional.
En la actualidad, el uso de un programa de gestión online te facilita el acceso a este servicio; además, esta clase de soluciones reúne otras funciones relevantes para el buen funcionamiento de las empresas.
Un software ERP puede relacionar los datos de contabilidad con otras áreas de responsabilidad, como compras o almacén, y enlazarse con la autoridad tributaria para simplificar la presentación de informes, facturas, etcétera.
Algunas cifras orientativas
Según un estudio de implantación de factura electrónica en España, el ahorro que supone el uso de la factura electrónica es de entre el 60 % y el 80 % en relación a la facturación en papel. Y no solo nos referimos a los costes imputables al papel, sino a los costes de impresión y de envío postal, archivado…
Con respecto al almacenamiento y la gestión, prescindir de las facturas físicas te permite ganar espacio en la oficina y reducir el número de empleados necesarios para hacerse cargo de su tratamiento, tanto en el caso de facturas salientes como entrantes.
Según la herramienta que utilices, tendrás acceso a ciertas utilidades de automatización que pueden hacer la vida muy fácil al personal de contabilidad. Por último, desde el punto de vista medio ambiental, la factura electrónica es mucho más sostenible que la factura tradicional.
Se estima que su uso motiva el ahorro de 9.000 millones de hojas de papel al año y un 90 % menos de residuos asociados a la producción papelera.
Recomendaciones de uso de la factura electrónica
A continuación te damos algunas claves para sacarle el máximo partido a la facturación electrónica. Presta atención:
- Analiza tus procesos contables de facturación, de cobros y pagos. La introducción de la facturación electrónica no solo es una cuestión de formato: puede tener consecuencias organizativas y a nivel de procesos. Por ejemplo, tu empresa debe establecer nuevos vínculos tecnológicos con los socios comerciales y con sus clientes, ajustarse al marco normativo de presentación tributaria, etcétera. Se trata de ámbitos complejos, que algunos ERPs solucionan mediante funciones de integración estandarizadas.
- Ve por delante. Incluso si no estás obligado aún a usar la facturación electrónica, puede ser muy ventajoso para tu organización comenzar a definir este proceso antes de la fecha límite establecida para cada escenario empresarial. Esto te permitirá evitar sanciones, por ejemplo.
- Entiende la facturación electrónica como una oportunidad. Ya te hemos dado algunas cifras que dan buena cuenta del ahorro que supone su uso, pero hay otros motivos, de carácter organizativo, que deben animarte a migrar hacia la gestión electrónica de tus facturas. Sin ir más lejos, la productividad, dentro del proceso de transformación digital que toda empresa debe afrontar hoy día.
Como ves, la posibilidad de ahorrar con la factura electrónica es una de sus ventajas más destacadas. Por otro lado, la facilidad de almacenamiento de este formato y su fácil envío/recepción a través de medios telemáticos están motivando su adopción por parte de muchos autónomos y pymes de nuestro país.
Medios, formatos y otras curiosidades
La facturación telemática es, sin duda, el futuro de este tipo de documentos. De hecho, según SERES su uso aumentó un 16 % en el último año, y se espera que siga esta tendencia en los siguientes gracias al avance de la digitalización y el comercio electrónico.
Si quieres conocer más curiosidades sobre la factura electrónica, solo tienes que seguir leyendo. A continuación te contamos todo lo que debes saber sobre cómo enviarla, qué contenido incluir y otros datos relevantes. ¡No te lo pierdas!
Factura electrónica: por qué medios se puede enviar
La principal característica de la factura electrónica es que te permite prescindir del papel. Gracias a la firma digital, en lugar de crear un documento físico en tu oficina podrás crear uno informático desde cualquier soporte o lugar con la ayuda de un software de facturación en la nube.
La primera pregunta que puede venirte a la mente en este aspecto es: «si no va impresa en ningún sitio, ¿qué medios puedo utilizar para entregar la factura?».
Lo cierto es que la ley no es demasiado concisa y, siempre y cuando vaya firmada electrónicamente, te permite enviarla por email, a través de FTP, o subirla a una web para que el cliente pueda descargársela.
El primer caso es el más habitual en las transacciones de comercio electrónico y otras operaciones rápidas, mientras que los otros dos se suelen utilizar cuando estás facturando a otro negocio. El FTP suele utilizarse para compartir archivos con mucha información, ya que su peso dificultaría compartirlos de otra manera.
Por otra parte, si tienes un portal o sistema de gestión B2B desde el que los clientes puedan operar, les resultará de gran utilidad tener un perfil de usuario en el que estén incorporados todos los datos de sus operaciones.
Formato de la factura electrónica
Para definir el formato de la factura que vas a enviar, puedes fijarte en sus dos elementos principales: el contenido y la firma electrónica. En el primer caso no existe un sistema fijo, y puedes elegir el que aparezca por defecto en tu software ERP.
Las extensiones más habituales son .pdf, .txt o .xml. Si decides hacer las facturas utilizando herramientas de gestión, los formatos originarios del paquete Microsoft Office son los más frecuentes y universales. Puedes hacerlo a través de un documento de Word (.doc) o de Excel (.xls).
Respecto a las extensiones de la firma, tampoco están estandarizadas. PKCS7, XadES y PDF son solo tres ejemplos. Lo que sí está estandarizado es que ambos documentos deberán entregarse en un único archivo que, si sigue los estándares recomendados, tendrá la extensión .fir.
Otras curiosidades de la factura electrónica
La factura electrónica y su regulación cuentan con otros detalles que te interesa conocer. Por ejemplo, si quieres guardar los documentos viejos junto a los nuevos para acceder desde tu software de gestión en la nube, la ley te permite convertir en facturas electrónicas las antiguas siempre y cuando dispongas del documento original.
Si deseas mantener ambos sistemas de facturación, puedes hacerlo incluso en el supuesto de que los documentos sean para un mismo cliente. Por otra parte, aunque caduque tu firma electrónica, esta podrá ser validada y verificada en las facturas antiguas.
Para hacerlo, eso sí, tendrás que recurrir a la autoridad que emite el certificado y comprobar los sistemas de verificación que te ofrece. Como puedes ver, este sistema de facturación, aunque más eficaz a la hora de compartir y almacenar la información, es más complejo a nivel técnico.
Por eso la mejor forma de tener bajo control todos los detalles y curiosidades sobre la factura electrónica es utilizando un programa que contemple la función de factura electrónica. Si, además, te permite la opción de integrar otras labores de gestión, conseguirás optimizar los recursos de tu empresa.
Con el software ERP de Cloud Gestion es muy fácil crear una factura electrónica, como puedes ver en este enlace de nuestro manual online.
