Actualizado el: 4 octubre 2024
En estos tiempos que corren, las empresas se apoyan en el software para automatizar tareas y aumentar la productividad. El problema es que es difícil controlar varios programas a la vez, además de pagar costosas licencias. Por suerte, existen los llamados sistemas de gestión, que lo tienen todo en un solo lugar.
Si se usan bien, facilitan la toma de decisiones, agilizan tareas repetitivas y evitan fallos. ¿Cómo pueden ayudar? Hoy te contaremos más sobre ellos, explicándote qué son, los tipos, su utilidad y cómo poner en marcha el tuyo.
¿Qué es un sistema de gestión?
Es una herramienta o software que sirve para gestionar, planificar y organizar las diferentes tareas de una empresa. Aunque dependen del tipo de sistema usado, ya que hay ligeras diferentes entre ellos, en general sirven para unificar toda la gestión de la compañía en un único software y licencia.
En estos últimos años, han evolucionado y cada vez tienen más funciones. Esto permite democratizar la automatización de las empresas, controlando varios apartados sin necesidad de externalizar el servicio ni contratar a un especialista. Sin duda, han supuesto un antes y un después en la transformación digital.
¿Para qué sirve?
Instalar un sistema de gestión tiene grandes beneficios, que puedes disfrutar tanto en una PYME como en una gran compañía.
- Ayuda en la automatización: el primer paso es la automatización de ciertos procesos, como los documentos o el envío de información. Al hacerlo de manera automática o de forma simple (con un solo clic), ahorra trabajo manual y permite dedicar tus recursos a otras tareas más complejas.
- Agiliza el acceso a la información: una de sus principales ventajas es saber desde un solo lugar lo que ocurre en tu empresa. Acceder a las fichas de trabajadores, facturas por clientes, albaranes, impagos… Esto es importante para crear informes y tomar decisiones rápidas.
- Evita errores: somos humanos y cometemos fallos, pero en el mundo empresarial pueden ser fatales. Por suerte, estas herramientas te ayudan a evitarlos y a hacer mejor el trabajo, sin errores.
- Mejor centralización: un sistema de gestión conecta todos los departamentos, pudiendo controlar y gestionar todo en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Esto ayuda a coordinar a los empleados y así remar todos en la misma dirección.
- Aumento de la productividad de los trabajadores: tus empleados son el activo más valioso, pero si están gastando el tiempo en tareas repetitivas y de bajo valor, perderás dinero. Si esas tareas se hacen rápido con estas herramientas de gestión, podrán ser más productivos en otras.
- Se adapta a tus necesidades: muchos programas como los ERPs tienen membresías y apartados específicos para cada empresa. Por ejemplo, podrías querer añadir un módulo de SAT si te dedicas a ello o agregar un pack formativo que forme a empleados.
Tipos de sistemas de gestión empresarial
Dentro de estos programas, hay diferentes clases con ligeras variaciones entre ellos. Vamos a explicarlos, lo que te permitirá saber cuál es para ti.
Sistema de gestión ERP
Es el sistema de gestión empresarial más completo y conocido. Destacan por tocar todos los apartados y departamentos existentes, como compras, ventas, logística, finanzas o recursos humanos.
Se podría decir que son el software central, el que conecta todos los departamentos de la empresa. De hecho, algunos sistemas de gestión pueden integrarse en ellos y ampliar sus funciones.
CRM
Algunas personas confunden ERP y CRM, pero no son lo mismo. Este último viene de Customer Relationship Management, estando enfocados más en el apartado comercial y de atención al cliente pre y postventa.
La principal diferencia es el grado de especialización. Mientras que el ERP abarca todo, el CRM se centra en esa parte comercial. Por ello, algunos CRM se integran en un sistema ERP para empresas.
Sistema de gestión de almacenes (SGA)
Los SGA son programas logísticos que se encargan de gestionar los almacenes y logística, incluyendo funciones como automatización y control de stock.
En ciertas ocasiones, los ERP incluyen funciones SGA o la capacidad de integrar este software.
Sistemas de gestión documental (SGD)
Como su nombre indica, su principal función es la de crear, almacenar, archivar y organizar documentos. Esto pueden ser facturas, albaranes, fichas de clientes, presupuestos, etc.
Un ERP de calidad incluye sistemas de gestión empresarial con sección de documentos, sin tener que comprar un programa aparte.
Business Intelligence (BI)
Los BI están especializados en gestionar y almacenar la información, sobre todo en gran volumen. Al igual que los SGD y SGA, cada vez es más común verlos directamente integrados en programas ERP.
Gestión de procesos empresariales (BPM)
Por último, estarían los BPM, que se encargan de coordinar y organizar el trabajo en los distintos departamentos. Originalmente, eran soluciones de software que se vendían por separado, pero hoy están perfectamente integrados en tu ERP debido a la naturaleza del mismo.
Cómo poner en marcha un sistema de gestión en tu empresa
Cualquier compañía puede implementar un sistema de gestión como el ERP. Sin embargo, debería preguntarse qué necesita exactamente, de cara a encontrar la mejor solución en el mercado. Nuestro consejo es que escojas lo que te haga falta, ya que no es necesario pagar una cara membresía anual por funciones que nunca usarás.
Cuando sepas lo que necesites y lo hayas contratado, es vital integrarlo paulatinamente en la empresa, formando a los trabajadores y que aprendan a usarlo. Es por ello que muchos fabricantes ofrecen formaciones a los empleados, para así dominarlo y poder aprender cuanto antes.
Conclusión
Ahora ya sabes lo que los sistemas de gestión pueden hacer por ti. Hoy en día, se trata de una herramienta imprescindible que cualquier empresa debería tener, independientemente de su tamaño. Con ella, controlarás fácilmente el gran número de documentos, datos y procesos que tiene una empresa.
Nosotros tenemos nuestro propio sistema de gestión ERP llamado Cloud Gestión. Se trata de una herramienta muy completa que te dará el control de tu empresa sin pagar costosas membresías anuales. La compra es de por vida y después, solo pagarás el alojamiento por lo que necesites, ahorrando mucho a la larga.
Tenemos un apartado de compras para controlar proveedores, ventas para estar al día con los clientes, uno de trabajadores que te da acceso a todos los documentos y otro de gestión de almacenes. Asimismo, podrás generar gráficos con un solo clic y tener un módulo específico de SAT si eres una empresa instaladora o de mantenimiento.
¿Te gustaría probar todas estas funciones? Puedes hacerlo mediante nuestra DEMO gratuita, que está disponible el tiempo que necesites. ¡No esperes más!
➡︎ Combinamos nuestra experiencia tanto en el sector del software de gestión como en el sector de las empresas instaladoras mantenedoras, que conocemos de primera mano.
➡︎ Nuestro objetivo es ayudarte a tomar decisiones informadas en la optimización y digitalización de tu negocio.
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