Actualizado el: 11 noviembre 2024
Todo el mundo ha escuchado hablar de la vida laboral de un trabajador, que consiste en el detalle de lo que ha cotizado. ¿Sabías que también existe el informe de vida laboral para empresas? En este caso, es para compañías con Liquidación Directa y contiene información muy valiosa.
Eso sí, este informe no es tan conocido como el del trabajador por cuenta ajena, algo que da lugar a confusiones. Hoy te enseñaremos para qué sirve, qué contiene y cómo pedir uno paso a paso.
¿Qué es el informe de vida laboral de una empresa?
El Sistema de Liquidación Directa es el método más habitual, con un modelo de autoliquidación donde se tramita el pago de cuotas directamente a la SS. Será el mismo organismo el que hace la facturación de las cotizaciones, simplificando el proceso.
¿Para qué sirve?
El documento sirve para que la empresa vea de un solo vistazo las cotizaciones de los trabajadores de manera resumida. También sabrás si estás cumpliendo con las obligaciones y los costes reales de cada trabajador en este aspecto. Esto ayuda a tomar decisiones relacionadas con la contratación y despidos.
En el caso de las cotizaciones, funciona de forma similar a un ERP para empresas. Es un sistema de simplificación que resume todo lo que estás pagando y cómo ha evolucionado a lo largo del tiempo. Al verlo de un vistazo rápido, simplifica mucho las cosas.
¿Qué contiene?
Este informe es muy útil y contiene una gran cantidad de información sobre las cotizaciones de los trabajadores:
- Datos de la empresa: razón social, domicilio social, NIF o CIF y códigos de cuenta de cotización
- Liquidaciones presentadas: nº de liquidaciones hechas por la compañía
- Base de cotización: incluye contingencias comunes, profesionales y horas extras
- Deducciones y compensaciones de empleados
- Cuotas calculadas por la SS: según los datos proporcionados, la Seguridad Social calcula las cuotas
- Cuotas ingresadas: las abonadas por la empresa en este año
- Conceptos retributivos abonados
- Deudas aplazadas
- Ingreso de cuotas: indica si estás pagando las cotizaciones a la Seguridad Social o no.
- Gráficos: muestran la evolución de los aspectos anteriores incluyendo cotizaciones, jornada laboral o número de trabajadores.
Diferencias con el informe de vida laboral estándar
El informe de vida laboral estándar es muy diferente a este. En ese caso, muestra las cotizaciones de una sola persona física en varias empresas desde que empezó a trabajar. En cambio, el de empresa muestra todas las cotizaciones de todos los empleados en el año en curso.
La utilidad también es diferente. El del trabajador sirve para obtener becas, subvenciones, sellar el paro, calcular los subsidios y conocer el tiempo que ha cotizado.
Cómo obtener el informe de vida laboral de una empresa en 2026
Al contrario que el informe estándar, que se puede obtener por teléfono, de forma presencial u online, para empresas tienes que pedirlo sí o sí de manera online, y no puede ser por SMS. Como empresa, estás obligado a poseer un certificado digital o estar dado de alta en el sistema cl@ve, así que podrás sacar el informe fácilmente desde internet.
Tendrás que ir al apartado de comunicaciones telemáticas de la Seguridad Social. Ahí, pincha en “consultar comunicaciones telemáticas” y en “obtener acceso”. Accede por certificado digital o sistema Cl@ve, tanto “PIN”, como “Permanente”.
Por certificado, simplemente lo seleccionas en tu navegador y podrás acceder. Con el sistema Cl@ve Permanente te pedirán el DNI y la contraseña, mientras que por Cl@ve PIN te piden DNI, fecha de validez del mismo. Después pulsa en obtener PIN y desde la APP, podrás obtenerlo.
Una vez que hayas entrado, da igual el método escogido. Solo tienes que ir al apartado de “Histórico de comunicaciones” y allí podrás descargarlo.
Preguntas frecuentes
Vamos a resolver algunas preguntas frecuentes sobre el certificado de vida laboral de una empresa.
¿Cómo leer un informe de vida laboral?
El informe es fácil de leer, ya que viene dividido en los diferentes apartados anteriormente mencionados. Tan sólo tendrás que desplazarte por el documento e ir comprobando todo.
En cuanto a los gráficos, permite verlo todo de una manera más simple, con la evolución de la cotización a la SS, del número de trabajadores según su contrato, el volumen de trabajo y la evaluación de la jornada laboral real.
¿Puedo pedir un informe de vida laboral estándar si tengo una empresa?
Sí, puedes pedir el documento como persona física, igual que si fueras un trabajador por cuenta ajena. Aparecerás como cotizante en el régimen de autónomos, indicando la actividad del IAE a la que esté registrada la empresa, la fecha de alta y los días cotizados. También te mostrará el resto de tu vida laboral.
¿Se puede rectificar el informe de vida laboral de una empresa si hay un error?
Si hay algún dato incorrecto, se puede solicitar una rectificación. Por ejemplo, puedes modificar tus datos personales y de contacto si han cambiado. Algunas modificaciones se pueden realizar de manera telemática, pero para otras es mejor personarse en la oficina de la TGSS.
Conclusión
El informe de vida laboral de las empresas es un documento desconocido, pero muy útil. Ya has visto cómo puedes saber lo que estás cotizando de un solo vistazo, con gráficos incluidos. Es un apartado que ya tendrás bajo control, pero seguramente quieras tenerlos todos.
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