Actualizado el: 4 octubre 2024
Dentro de poco, llegará la factura electrónica obligatoria a España. Cuando se apruebe la Ley Crea y Crece, tendrás que implementar un sistema adecuado que cumpla con la normativa. Esto incluye la comunicación segura y la integridad de los datos entre empresas B2B, algo que es posible gracias a la facturación EDI.
Al margen de la normativa, este sistema puede ayudarte a conseguir muchas ventajas para tu compañía, como el ahorro de tiempo y la reducción de errores. Si quieres conocerlo e implementarlo, hoy te contaremos más sobre esta metodología, explicándote su funcionamiento y particularidades.
¿Qué es EDI?
Utiliza el estándar GS1, algo que hace que sea compatible con la nueva Ley Crea y Crece de facturas electrónicas con la administración. Utilizar este método permite cumplir con la legislación vigente, además de permitirte emitir facturas a las administraciones públicas.
Al ser un formato electrónico, sustituye a los documentos en papel, trasladando la información directamente desde una aplicación a otra. Es automatizado y comparte los datos de manera instantánea, cumpliendo siempre con las nuevas leyes.
¿Para qué sirve el EDI?
Implementar este sistema ayuda a cumplir con la normativa, teniendo así todas las facturas de manera electrónica. Esto permite conservarlas de manera adecuada, ahorrando papeleo y evitando que se extravíen. Esto no solo es bueno para ti, sino también para el medio ambiente.
Por otro lado, otro de los beneficios del EDI es la mejora en la comunicación con los clientes. No habrá más errores en los datos,se transmitirá de manera electrónica y se integrarán de manera automática. Todo esto es muy seguro, ya que se respetan los principios de integridad y verificación de identidades de ambos.
Este sistema es capaz de integrarse con programas de gestión, como por ejemplo el software ERP. Esto permite trabajar de una forma más ágil y eficiente, además de mejorar la rastreabilidad y generar informes de manera más sencilla. Bien implementado, es parte de la automatización de un negocio.
Finalmente, se ahorra tiempo y por lo tanto, dinero. Al estar automatizado, es mucho más sencillo gestionar los documentos e introducir datos. De este modo, podrás centrarte en tareas más importantes.
Cómo funciona el EDI
Para hacer las transacciones, se deben seguir ciertos estándares de mensajes y protocolos de seguridad. Hay diferentes tipos, siendo el más común GS1, el que se usa en España, aunque hay otros como ODETTE o TRADACOMS.
Hay dos formas de transmitir los datos por aquí, siendo el primero el de las conexiones directas entre dos ordenadores sin intermediarios (de manera segura) o una Red de Valor Añadido o VAN. En este último caso, lo realiza un tercero, de manera similar a lo que ocurre con un servidor de correos.
Para poder garantizar la integridad y seguridad, se utilizan protocolos de seguridad, como SFTP, AS2 (basado en HTTPS) y SOAP. El EDI incluye los datos del emisor y el receptor, cifrados de manera segura.
Cómo implementarlo en tu empresa
Implementar un sistema EDI puede ser complicado en ciertas empresas. Al usar diferentes formatos, es necesario un software de traducción o mapeo y mecanismos para enrutar los mensajes.
Es por ello que la mejor opción suele ser contratar un programa de terceros, que lo implemente en tu empresa, te enseñe a utilizar sus herramientas y lo integre en tu software ERP a la hora de emitir y recibir facturas. Aunque pueda ser difícil de configurar y entender al principio, a largo plazo ahorra mucho tiempo y dinero.
Preguntas frecuentes
Vamos a responder algunas dudas habituales relacionadas con este sistema.
¿En qué sectores se puede usar?
En todos aquellos que sean B2B o en los que se trabaje con las administraciones públicas. Por ejemplo, puedes implementar un sistema EDI en logística o en SAT.
¿Se usa EDI con clientes internacionales?
Sí, se puede usar, ya que está basado en el estándar GS1 EANCOM. Este permite intercambiar estos mensajes no solo en España, sino también fuera de ella.
¿Qué sistemas hay que usar para garantizar la autenticidad e integridad?
El Intercambio Electrónico de Datos es un mecanismo válido para garantizar la autenticidad del origen, pero no es el único. También hay otros métodos validados por la AEAT, como por ejemplo la firma electrónica.
Conclusión
Ahora ya sabes todo sobre el sistema EDI, habrás visto cómo puede ayudarte a ahorrar tiempo y papel en tu compañía. Por ello, te recomendamos implementarlo, al mismo tiempo que te aconsejamos buscar otras fórmulas para gestionar mejor tus recursos. Si lo haces, tendrás tiempo para centrarte en el negocio.
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