Actualizado el: 1 agosto 2024
¿Sabías que agilizar la generación de facturas electrónicas desde tu software ERP puede ahorrarte tiempo y esfuerzo? Si estás buscando simplificar este proceso y maximizar la eficiencia en tu negocio, ¡has llegado al lugar indicado!
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En este artículo, te mostraremos paso a paso cómo crear una factura electrónica de manera fácil y rápida utilizando tu ERP. ¡No te lo pierdas!
¿Qué es una factura electrónica y por qué es importante?
Antes de sumergirnos en el proceso de creación de una factura electrónica desde tu ERP, es importante comprender qué es y por qué es crucial en el mundo empresarial moderno.
Una factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura en papel y se emite y recibe a través de medios electrónicos, como correo electrónico o portales web. Su importancia radica en su agilidad, seguridad y reducción de costos asociados con la facturación tradicional en papel.
Beneficios de utilizar facturas electrónicas en tu empresa
Ahorrar tiempo y recursos es fundamental para cualquier negocio, y las facturas electrónicas ofrecen numerosos beneficios en este sentido. Algunos de los principales beneficios incluyen:
- Reducción de errores: Al automatizar el proceso de facturación, se minimizan los errores humanos, como errores de cálculo o datos incorrectos.
- Ahorro de costos: Eliminar los gastos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel puede representar un ahorro significativo a largo plazo.
- Mayor seguridad: Las facturas electrónicas están protegidas mediante tecnologías de encriptación y firma digital, lo que garantiza su integridad y autenticidad.
- Facilidad de acceso: Almacenar las facturas electrónicas en formato digital facilita su acceso y búsqueda rápida cuando sea necesario.
Paso a paso para crear una factura electrónica desde Cloud Gestion
La factura electrónica o también llamada «FacturaE» es igual que el resto de facturas pero con la diferencia que se emite y se recibe en formato electrónico.
Se genera un archivo xml y al firmarla digitalmente, se queda con extensión xsig.
Para generar una factura electrónica desde Cloud Gestion deberemos de seguir los siguientes pasos:
Guardar datos necesario en la ficha del cliente
Antes de realizar la factura electrónica deberemos de ir a la ficha del cliente y en la pestaña «FacturaE» deberemos de rellenar mínimo los tres primeros datos que son obligatorios.
Estos datos se los tienes que pedir al organismo que vaya a recibir la factura, por ejemplo si es un ayuntamiento ellos te facilitarán estos datos.
Añadir datos en la factura electrónica
La factura se genera igual que cualquier otra, la diferencia es que si es una factura electrónica, te debes de ir a la pestaña de «FacturaE» y añadir los datos que te pide.
Si guardastes los datos de en la ficha del cliente, estos ya te aparecerán rellenos, pero deberás de completar con el resto que solicita que son opcionales.
Crear factura electrónica
Una vez tengamos la factura terminada, nos iremos en el listado de factura y en otras opciones seleccionamos imprimir, nos aparecerá una ventana emergente para seleccionar las opciones de impresión.
Tendremos que abrir el desplegable y seleccionar «Factura Electrónica (XML)»
Una vez generada, deberás de firmarla electrónicamente, para ello recomendamos el programa de Autofirma.
El programa te devolverá un archivo con extensión xsig que será el que tienes que enviar.
Por último tendrás que ir a FACE y remitir tu factura a la Administración Pública correspondiente.
Consejos adicionales para optimizar tu proceso de facturación electrónica
Además de seguir estos pasos básicos, aquí hay algunos consejos adicionales para optimizar aún más tu proceso de facturación electrónica:
- Automatiza el proceso: Utiliza la automatización dentro de tu ERP para agilizar aún más el proceso de generación y envío de facturas electrónicas.
- Mantén tus registros organizados: Asegúrate de mantener registros detallados y organizados de todas tus facturas electrónicas para facilitar la gestión y el seguimiento.
- Mantente al día con la normativa: Asegúrate de cumplir con todas las regulaciones y normativas locales relacionadas con la facturación electrónica para evitar problemas legales en el futuro.
Conclusión
En resumen, crear una factura electrónica desde tu ERP es un proceso simple que puede ofrecer una gran cantidad de beneficios para tu negocio.
Al seguir estos pasos y consejos, podrás optimizar tu proceso de facturación y ahorrar tiempo y recursos valiosos. ¡No esperes más para aprovechar todas las ventajas que ofrecen las facturas electrónicas en tu empresa!
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