El control horario laboral ya no es opcional (bueno, desde hace ya un tiempo). Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados, independientemente de su tamaño y/o sector.
Este control horario debe incluir la hora exacta de entrada y salida, conservarse durante cuatro años y estar accesible/disponible para inspecciones
Pero… ¿cómo cumplir con esta normativa/ley sin perder tiempo en papeleos? Aquí es donde entra en juego el registro horario digital, una solución automatizada, fiable y sin complicaciones. En este artículo te explicamos:
- Qué dice la ley sobre el registro de jornada laboral.
- Qué empresas están obligadas a aplicarlo y qué sanciones existen.
- Por qué el fichaje digital es la mejor alternativa.
- Cómo elegir el software de control horario más adecuado para tu negocio.
Vamos al lío.
¿Qué es el registro horario digital?
El registro horario digital es un sistema electrónico que permite registrar la jornada laboral de los trabajadores de forma automática, sin necesidad de hojas de papel o archivos de Excel.
Con este sistema, cada empleado ficha su entrada y salida a través de un dispositivo –ordenador, móvil o tablet– dejando constancia de sus horas trabajadas. El software almacena los datos de forma segura y permite generar informes en caso de inspección.
Esto no solo facilita la gestión del tiempo, sino que también ayuda a cumplir con la ley sin errores ni sanciones.
Registro horario obligatorio: qué dice la ley y qué empresas deben aplicarlo
La obligatoriedad del registro horario viene regulada por el Real Decreto-ley 8/2019 -publicado en el BOE el 12 de marzo de 2019-. Según el artículo 10 de este decreto, todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores, incluyendo:
✔️ Hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador.
✔️ Registros accesibles para empleados, sindicatos e Inspección de Trabajo.
✔️ Conservación de los datos durante 4 años.
Esta normativa afecta a todas las empresas y/o sectores, independientemente de su tamaño o número de empleados. Solo quedan excluidos del registro horario obligatorio:
- Autónomos sin empleados.
- Altos directivos con contrato de alta dirección.
¿Dónde se regula esta obligación?
📌 Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: Introducido con la reforma de 2019, establece la obligatoriedad del registro horario.
📌 Real Decreto-ley 8/2019: Publicado en el BOE, regula el control horario y fija las sanciones y/o multas por incumplimiento.
📌 Guía sobre el Registro de Jornada (Ministerio de Trabajo): Documento oficial que explica la aplicación de la normativa.
➡️ Fuente oficial: Puedes consultar el texto completo en el BOE aquí:
👉 https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2019-3481
¿Qué pasa si no llevas un control horario correcto? Sanciones y multas
La Inspección de Trabajo realiza controles periódicos para verificar que las empresas cumplen con la normativa. Si piensas «bueno, esto no lo miran mucho«… uhmm, craso error. La Inspección de Trabajo ya ha sancionado a cientos de empresas por no cumplir con la norma. No confíes nunca en que pasarás inadvertido.
Aquí tienes las multas/sanciones según la gravedad de la infracción:
🟡 Leve (hasta 750€): No informar a los empleados sobre el registro horario.
🟠 Grave (de 751€ a 7.500€): No llevar un registro correcto o no conservarlo 4 años.
🔴 Muy grave (de 7.501€ a 225.018€): Manipular registros o falsear datos.
Además, si un trabajador afirma/denuncia que ha hecho horas extra no pagadas, sin un registro que demuestre lo contrario la empresa tiene las de perder.
➡️ Fuente oficial: Inspección de Trabajo y Seguridad Social:
👉 https://www.mites.gob.es/es/guia/texto/guia_13/contenidos/guia_13_22_2.htm
Beneficios del software de registro horario digital
Vale, la ley obliga a fichar, esto está claro. Pero yendo un poco más allá, usar un buen software de registro horario tiene muchas ventajas:
✅ Ahorro de tiempo: Olvídate de cuadrar hojas de Excel.
✅ Menos errores: Todo queda registrado automáticamente.
✅ Accesible desde cualquier dispositivo: Móvil, tablet u ordenador.
✅ Mayor transparencia: Evita conflictos por horas extra o fichajes incorrectos.
✅ Cumplimiento legal: Genera informes en segundos en caso de inspección.
Si gestionas un equipo de trabajo en sectores como mantenimiento, construcción, fontanería, climatización o electricidad, un software de control horario te facilita mucho la vida.
Comparativa: Métodos de fichaje (papel vs Excel vs software)
| Método | Precisión | Seguridad | Cumple la ley | Facilidad de uso |
|---|---|---|---|---|
| 📄 Papel | ❌ Errores comunes | ❌ Se puede perder | ❌ No es válido | ⚠️ Engorroso |
| 📊 Excel | ⚠️ Manual (errores) | ❌ Riesgo de manipulación | ❌ No garantiza trazabilidad | ⚠️ Poco práctico |
| 🔹 Software | ✅ 100% Automático | ✅ Datos protegidos | ✅ Cumple BOE | ✅ Rápido y fácil |
📌 Conclusión: Un software de registro horario digital es la única opción 100% segura y legal.
Cómo elegir el mejor software de registro horario digital
No todos los programas de fichaje son iguales. A la hora de elegir el mejor, fíjate en estos puntos clave:
🔹 Fácil de usar: si la herramienta es un lío, nadie la usará bien.
🔹 Accesible desde el móvil: ideal para equipos que trabajan en distintas ubicaciones.
🔹 Automatización de informes: para no perder tiempo en cálculos.
🔹 Cumplimiento legal: asegúrate de que cumple con la normativa vigente.
🔹 Integración con otros sistemas: como la gestión de nóminas o control de proyectos.
Conclusión
Si todavía llevas el registro horario en papel -o con métodos manuales- va siendo hora de dar el salto al digital. Un software de registro horario no solo te ayuda a cumplir la ley, sino que también te ahorra tiempo, evita errores y mejora la organización.
📌 La ley es clara: sin control horario, hay sanciones.
📌 Un software de fichaje digital es la forma más segura y sencilla de cumplir con la normativa.
📌 No esperes a recibir una inspección: digitaliza ya tu control horario y evita problemas/multas.
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