Concepto resumido: Los gastos suplidos son importes que un profesional adelanta en nombre de su cliente, con autorización expresa de este, y que no forman parte de su base imponible de IVA ni de IRPF. Para que Hacienda los acepte como suplidos, la factura del proveedor debe ir a nombre del cliente final, no del profesional. Si va a tu nombre, es un gasto reembolsable y sí lleva IVA.
Hay una situación que le resulta familiar a casi cualquier fontanero, electricista o instalador que lleve un tiempo trabajando por su cuenta. Acabas un trabajo, te sientas a hacer la factura y te das cuenta de que en algún momento del proceso pagaste algo que, en rigor, no te correspondía a ti. Las tasas del Ayuntamiento para la licencia de obras. Los derechos de enganche que cobró la distribuidora eléctrica. El desplazamiento en un vehículo de alquiler que el cliente necesitaba pero que tramitaste tú para no parar la obra.
Son gastos que adelantaste en nombre de tu cliente. Y la pregunta es siempre la misma: ¿cómo los meto en la factura sin que Hacienda me los cuente como ingresos propios?
La respuesta está en los gastos suplidos. Y no, no es complicado, pero hay que hacerlo bien.
¿Qué son los gastos suplidos?
Un suplido es un gasto que pagas tú, pero que pertenece a tu cliente. Tú actúas como intermediario: lo adelantas, lo justificas y se lo repercutes después tal cual, sin añadir ni un euro de margen.
La ley que lo ampara es el artículo 78.Tres.3º de la Ley 37/1992 del IVA, que establece que las cantidades pagadas en nombre y por cuenta del cliente —con mandato expreso de este— no forman parte de la base imponible. Traducido al castellano de toda la vida: ese dinero no es tuyo, pasa de largo y no tributa.
Ni IVA. Ni IRPF. No aparece en el modelo 303, ni en el 130, ni en el 190. Entra en tu contabilidad y sale sin dejar huella fiscal. Puedes consultar la normativa completa directamente en la web de la Agencia Tributaria.
Gastos suplidos y gastos reembolsables: en qué se diferencian
Mucha gente los confunde, y no es para menos, porque a primera vista parecen lo mismo. Los dos implican que adelantas un gasto que luego te devuelve el cliente. La diferencia, sin embargo, es determinante.
La clave está en a nombre de quién va la factura del proveedor.
Si la factura la emite el proveedor a nombre de tu cliente, estás ante un suplido. Si la emite a tu nombre, estás ante un gasto reembolsable. Así de simple, y así de importante.
| Gasto suplido | Gasto reembolsable | |
|---|---|---|
| Factura del proveedor a nombre de… | El cliente final | El profesional |
| ¿Lleva IVA al repercutirlo? | No | Sí (21% con carácter general) |
| ¿Forma parte de tu base imponible? | No | Sí |
| ¿Puedes deducirte el IVA soportado? | No | Sí |
Ejemplo concreto: eres electricista y tu cliente necesita ampliar la potencia contratada. La distribuidora emite la factura de los derechos de enganche a nombre del propietario de la nave, pero tú la pagas para no parar el trabajo. Eso es un suplido.
Ahora imagina que para llegar a esa nave alquilas una furgoneta. Esa factura va a tu nombre. Cuando se la repercutes al cliente, va con IVA. Eso es un gasto reembolsable.
La distinción no es un tecnicismo menor. Si tratas un gasto reembolsable como suplido y no le aplicas IVA, tienes un problema con Hacienda. Y al revés también: si metes un suplido como si fuera ingreso tuyo, estás pagando impuestos de más sin ninguna necesidad.
Requisitos para que Hacienda acepte un gasto como suplido
Para que la Agencia Tributaria reconozca un gasto como suplido y no lo interprete como ingreso encubierto, hay que cumplir cuatro condiciones. Sin excepción.
Que el cliente te lo haya pedido expresamente. No vale que lo decidas tú por comodidad o para agilizar el trabajo. Tiene que haber un encargo previo, y lo ideal es que quede por escrito: un email, un mensaje de WhatsApp, lo que sea. Ese es el «mandato expreso» que menciona la ley.
Que la factura del proveedor esté a nombre del cliente. Este es el requisito que más veces se incumple, a menudo sin querer. Si en el momento de comprar o tramitar el servicio no especificas que la factura debe ir a nombre del cliente, te la emiten a ti y ya no hay suplido que valga.
Que conserves el justificante del pago. La factura original más el comprobante bancario, el recibo o lo que acredite que efectivamente pagaste tú. Sin eso, no puedes demostrar nada ante una inspección.
Que el importe sea exacto. Ni un euro más. En cuanto añades margen, aunque sea pequeño, Hacienda puede interpretar que es una prestación de servicios adicional sujeta a IVA.
Ejemplos de gastos suplidos en empresas de servicios técnicos
La competencia siempre pone el ejemplo del notario y la asesoría. Bueno, pues para un fontanero, un instalador de climatización o una empresa de mantenimiento SAT, los suplidos tienen otra cara.
Fontanería y obras
El cliente tiene una avería en la acometida. El Ayuntamiento exige una licencia de obra menor para intervenir en la vía pública. El fontanero tramita el permiso, que el Ayuntamiento emite a nombre del propietario. Las tasas municipales —pongamos 90 euros— las adelanta el fontanero. En la factura aparecen como suplido, sin IVA.
Instalación de aerotermia o climatización
La empresa instaladora acomete una reforma integral en un edificio de oficinas. La compañía eléctrica cobra al propietario los derechos de acometida por la nueva potencia contratada. La factura va a nombre del propietario, pero la instaladora la adelanta para no paralizar los plazos. Suplido, sin IVA.
Mantenimiento SAT
Un técnico de mantenimiento de equipos industriales necesita un recambio que el cliente ha encargado directamente a un proveedor. El proveedor emite la factura a nombre del cliente final. La empresa SAT adelanta el pago para no detener la intervención. En la factura del servicio incluye ese importe como suplido.
El caso del recambio que compras tú
Ojo aquí, porque es donde más errores se cometen. Si eres tú quien compra el material —y la factura va a tu nombre—, ya no puedes tratarlo como suplido aunque luego se lo repercutas al cliente. En ese caso es un gasto reembolsable y lleva IVA. De ahí que, si quieres que sea suplido, hay que avisar al proveedor antes de que emita la factura.
¿Los gastos suplidos llevan IVA?
No. El artículo 78.Tres.3º de la Ley 37/1992 excluye expresamente los suplidos de la base imponible del IVA, siempre que se cumplan los requisitos descritos más arriba.
Tampoco puedes deducirte el IVA de esos gastos, ya que la factura no está a tu nombre sino a nombre de tu cliente.
Y desde el punto de vista del IRPF, el suplido no computa ni como ingreso ni como gasto. No va en ningún modelo trimestral. Entra y sale de tu contabilidad sin afectar al resultado fiscal.
Cómo incluir un gasto suplido en la factura
La factura debe tener dos partes bien diferenciadas. Por un lado, los servicios que tú has prestado, con su base imponible y su IVA correspondiente. Por otro, el suplido en una línea aparte, con el concepto descrito con precisión —»Suplido: tasas municipales licencia de obra menor, Ref. XXX/2025″— y con tipo de IVA al 0% o indicando expresamente que está no sujeto.
El total suma las dos partes, pero el IVA solo recae sobre la primera.
La documentación que no puedes perder
Si alguna vez recibes una notificación de Hacienda preguntando por un suplido, necesitas tener a mano tres cosas: la factura original del proveedor a nombre de tu cliente, el justificante del pago y la comunicación donde el cliente te autorizó a realizar ese gasto. Con esos tres documentos, no hay discusión posible.
Sin ellos, lo que en su día parecía un suplido perfectamente legítimo puede acabar interpretándose como un ingreso no declarado.
Cómo gestiona Cloud Gestión los gastos suplidos en tu facturación
Con nuestro software ERP para empresas de servicios, registrar un suplido correctamente no requiere conocimientos contables especiales. Desde el módulo de facturación puedes añadir líneas con tipo impositivo diferenciado, de forma que el suplido queda separado del resto del documento, sin IVA y sin que compute en tus ingresos reales.
Y como toda la documentación de cada trabajo —partes de trabajo, facturas de proveedores, comunicaciones con el cliente— vive centralizada en el mismo sistema, tienes siempre a mano los justificantes que podrías necesitar ante una revisión de Hacienda.
Sea como fuere, gestionar bien los suplidos no es cuestión de ser un experto en fiscalidad. Es cuestión de tener un sistema. Y eso es exactamente lo que nosotros te damos.
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Preguntas frecuentes sobre gastos suplidos
¿Qué es un gasto suplido?
Un gasto suplido es un importe que un profesional o empresa paga en nombre y por cuenta de su cliente, con autorización expresa de este, y que no forma parte de su base imponible de IVA ni de IRPF. Para que Hacienda lo reconozca como suplido, la factura del proveedor debe estar emitida a nombre del cliente final.
¿En qué se diferencian los gastos suplidos de los gastos reembolsables?
La diferencia está en a quién va dirigida la factura del proveedor. Si va a nombre del cliente, es un suplido y no lleva IVA. Si va a nombre del profesional, es un gasto reembolsable y sí lleva IVA al repercutirlo.
¿Los gastos suplidos llevan IVA?
No. Según el artículo 78.Tres.3º de la Ley 37/1992 del IVA, los suplidos quedan excluidos de la base imponible y no están sujetos a IVA, siempre que se cumplan los requisitos legales.
¿Un suplido puede llevar retención de IRPF?
No. Al no ser un ingreso del profesional, no está sujeto a retención ni aparece en ningún modelo trimestral.
¿Puedo añadir un margen al suplido?
No. Cualquier diferencia entre lo que pagaste y lo que cobras lo convierte automáticamente en una prestación de servicios sujeta a IVA.
¿Qué documentación necesito para justificar un suplido ante Hacienda?
Necesitas tres cosas: la factura original del proveedor a nombre de tu cliente, el justificante del pago y la comunicación escrita donde el cliente te autorizó a realizar ese gasto en su nombre.
¿El suplido aparece en el modelo 303 o en el modelo 130?
No. Al quedar fuera de la base imponible del IVA, no se declara en el 303, ni en el 130, ni en ningún otro modelo trimestral.
¿Cómo se registra un suplido en un programa de facturación?
Se añade como una línea independiente en la factura, con el concepto detallado y tipo de IVA al 0% o no sujeto. El importe no suma a la base imponible, solo al total de la factura.
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