Actualizado el: 4 octubre 2024
En cada vez más sectores se valora la importancia de la trazabilidad de un producto. Aunque sea un concepto tradicionalmente asociado a la industria alimentaria, se puede implementar en otros, como por ejemplo en la gestión de documentos.
Hacerlo te permitirá tener un mayor control sobre lo que produces, evitando errores y mejorando todos tus procesos. Por ello, te vamos a enseñar a gestionarla correctamente paso a paso, en esta pequeña guía.
¿Qué es la trazabilidad de un producto?
Este concepto es habitual en la industria alimentaria, pero se ha extendido a otros sectores. Hoy en día, gracias a las herramientas digitales, es posible obtenerlo en todo tipo de industrias.
¿Para qué sirve?
El objetivo de la trazabilidad de un producto es localizarlo durante toda la cadena de suministros. Esto ayuda a evitar errores y cumplir las normas de seguridad, especialmente en el sector alimentario. Por ejemplo, si hay un alérgeno que debe ser retirado, se detectará el punto exacto donde se introduce, para eliminarlo fácilmente.
Además, si ya está en el mercado, se puede avisar a los consumidores mediante el número de lote. Esto permite reducir al máximo los errores y evitan problemas a la hora de distribuir un producto.
Este concepto es tan importante que está regulado en ciertos sectores. En el de alimentación, el Reglamento europeo 178/2002 obliga a implementar la trazabilidad para seguir el rastro de un producto a lo largo de toda la producción, distribución o transformación.
Otro sector regulado es el farmacéutico. En este caso, el Real Decreto 725/2003 del 13 de junio obliga a las farmacias a dar información para trazar un producto, como la cantidad suministrada, fechas, identificadores o procesos de la cadena de suministros.
Tipos de trazabilidad de un producto
Hay varias clases o puntos de vista de este concepto:
- Trazabilidad descendente: es la que comprueba todos los productos y materias primas antes de llegar a la empresa. ¿Cuál es el proveedor? ¿Dónde y cómo se fabrican? ¿En qué fecha se hicieron? ¿Cómo son transportados? ¿En qué fecha se han enviado? Incluye estas preguntas y todo lo que sea relevante.
- Trazabilidad interna: aquí incluye todo lo que se hace con los productos una vez están en la compañía. Entre otras cosas, tienes que preguntarte ¿Cómo se han recibido? ¿Dónde se almacenan? ¿Se está juntado con otros productos? ¿Se han tratado? De ser así, ¿Cómo se ha hecho?
- Trazabilidad externa: el último paso es qué pasa con ellos cuando salen de la empresa. ¿Cómo se han transportado? ¿Quién es el cliente? ¿En qué fecha lo ha comprado? ¿En qué fecha se recibe? ¿Hay alguna queja tras la venta? En resumen, toda la parte de logística y distribución.
¿Cómo se realiza la trazabilidad de un producto?
Si tienes una empresa alimentaria o farmacéutica, tienes que implementar el sistema siguiendo las normativas anteriormente descritas. En el caso de que no esté regulada, puedes implementarla en otros sectores, algo que te ayudará a mejorar tus procesos de calidad y logística.
Para hacerlo, te vamos a contar cómo crear tu propio Plan de Trazabilidad, con el fin de llevarlo a cabo en casi cualquier negocio.
Agrupa los productos según un criterio
El primer paso es saber cómo vas a clasificar los productos para registrarlos en el sistema. Generalmente, hay diferentes formas de hacerlo, siendo la más habitual por lotes. Esto es un conjunto de productos asociados a una numeración única, que se incluirá en cada uno de ellos.
Otros sectores como el primario prefieren usar partidas, mientras que en distribución se usan agrupaciones. El requisito es que sea precisa, uniforme y que el número se conserve a lo largo de toda la cadena de suministros. A más precisión, más fácil es identificar después los productos afectados en caso de problemas. Un buen ejemplo de esto es el código SKU.
Registra y documenta los datos relacionados al producto
El segundo paso es registrarlo todo de manera informática para controlar la trazabilidad. Para no tener que introducir de manera manual los datos, es práctico contar con la automatización, que se sincronizará con todos los elementos de la cadena de suministros.
A la hora de recogerlos, es interesante utilizar lectores de códigos de barras o RFID, siendo más rápido que teclearlos a mano. Esto forma parte de la llamada trazabilidad de documentos, que tiene numerosas ventajas.
Además de recoger los datos, hay que hacer ciertos registros que incluirán la entrada de materias primas y materiales, los procesos de elaboración y transformación, el envasado o acabados y las comprobaciones finales antes de enviarlos.
Implementa un sistema de identificación para la trazabilidad del producto
Ahora es el turno de hacer un seguimiento adecuado de lo que se produzca. Para ello, deben localizarse debidamente, utilizando un sistema de ID que permita hacerlo en los tres puntos de vista que hemos visto.
Por ejemplo, si vamos a usar un número de lote, lo pondremos en facturas, etiquetas y albaranes. Aquí también se incluirán detalles como la fecha, hora y destinatario de entrega, cantidades, tipos de productos, clase de transporte e información sobre embalaje.
Controla las incidencias
En todo ejemplo de trazabilidad del producto ocurren pequeñas incidencias. De hecho, este sistema está pensado para localizarlas rápidamente y hacer los cambios que sean necesarios. Esto es habitual en la industria alimentaria, cuando se debe retirar un producto del mercado.
Para hacerlo, implementa un protocolo que permita localizar el lote defectuoso en las tres fases, para retirarlo de manera ágil y evitar problemas.
Prueba la trazabilidad del producto y comprueba que funciona
Antes de lanzar el plan a producción, haz las pruebas pertinentes. Revisa y monitoriza lo que has hecho, comprueba los registros y haz simulacros de situaciones de emergencia, buscando que se actúe rápidamente.
Si quieres ir más allá, pide a una empresa externa que audite la trazabilidad, para que así haya un proceso más transparente y libre de sesgos.
Conclusión
Ahora ya sabes cómo funciona la trazabilidad del producto y su importancia, sobre todo en sectores como el alimentario. Quizá todo el proceso te parezca tedioso, pero te ayudará en cualquier industria. Eso sí, recuerda que la integridad de los datos y la sincronización es vital para que todo funcione correctamente.
Por ejemplo, necesitas un buen software ERP para gestionar los documentos como albaranes, etiquetas o facturas. Si se hace así, identificarás mejor el lote de productos y no habrá errores. Para hacerlo, puedes contar con Cloud Gestión, nuestro programa, el cual te ayudará a una gestión documental más ágil y precisa.
Esto es gracias a sus apartados de compras, ventas y almacén, permitiéndote controlar la trazabilidad en los tres tipos. Además, tiene un apartado de personal, así como un módulo específico de SAT. Para probarlo todo, te daremos acceso a la DEMO, totalmente gratuita y disponible indefinidamente. ¡No te lo pienses!
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