Actualizado el: 6 febrero 2025
A la hora de controlar el acceso y la salida de los trabajadores de tu empresa es de vital importancia contar con un software especializado en llevar a cabo este control presencial. Por ello, en este artículo te explicaremos en qué consiste esta tecnología y todos los beneficios que puede brindar a tu organización. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el control de presencia?
Básicamente, el control de presencia laboral es un procedimiento administrativo que tiene el objetivo principal de registrar datos relacionados con tus empleados.
Concretamente, recoge la hora a la que cada persona de tu plantilla entra en las instalaciones de tu oficina y a la que se va.
Obviamente, de esta manera, tendrás claro cuántas horas ha pasado trabajando. En este punto, es fundamental que conozcas las diferencias existentes entre control de presencia y de acceso.
Ambas actividades guardan muchas similitudes, aunque los propósitos por las que se llevan a cabo son totalmente diferentes. Como su nombre indica, el control de acceso tiene la función de establecer un control de tránsito de personas.
En este caso, el software aprobará o denegará el acceso en función de si el interesado está autorizado a entrar o no. De esta manera, se asegura la seguridad de todos los presentes, y también se protege la información confidencial.
En cambio, el control de presencia está completamente enfocado a entender el número de horas que ha llevado a cabo cada uno de los trabajadores.
En muchos casos, las compañías brindan flexibilidad a sus empleados pudiendo elegir algunos días para hacer más horas que otros. De esta forma, es posible conciliar de una manera mucho más sencilla que haciendo el mismo número de horas todos los días.
¿Cómo hacer control horario y presencia?
Actualmente, existen muchos mecanismos que te permitirán llevar a cabo un control horario y de presencia de una forma simplificada.
La mayoría de ellos se usan a través de una app en el teléfono móvil. Así pues, el dispositivo es capaz de empezar a contar desde el momento en que el trabajador entra en la oficina hasta que se marcha.
No obstante, también pueden usarse sistemas de control biométrico a través de la huella dactilar de los empleados, o máquinas de fichar con una tarjeta, aunque siempre es muy importante estar atentos a las novedades que se pueden encontrar en la Agencia Española de Protección de Datos referente a estos aspectos.
En la actualidad, en el mercado existen muchas alternativas para cumplir con esta obligación de las compañías. Por otro lado, es fundamental que tengas claro todo el valor diferencial y beneficios que puedes obtener aplicando este tipo de software. Los más destacados son los siguientes:
1. Reduce la carga de trabajo
La automatización de tareas a través de la tecnología es, sin ninguna duda, una de las prioridades de muchas empresas. Además de reducir costes, también evita que el personal tenga que estar pendiente de hacer un control presencial de las horas trabajadas por cada empleado.
Adicionalmente, evita posibles conflictos entre la organización y los trabajadores por errores humanos, especialmente a la hora de gestionar las horas extra.
2. Evita sanciones administrativas
El control del tiempo trabajado es una de las obligaciones de todas las corporaciones, de acuerdo con el Real Decreto Ley 8/2019.
Este tipo de legislaciones pueden ser muy complejas de entender y poner en práctica. Por esta razón, te recomendamos ponerte en manos de profesionales para evitar posibles multas que supongan un desembolso económico innecesario.
3. Mejora el compromiso de los trabajadores
Lograr que los empleados estén más implicados con la organización, y especialmente se sientan a gusto, es uno de los grandes retos actuales con los que puedas estar lidiando en tu compañía.
La implementación de un software de estas características te permitirá dar un gran paso adelante en este sentido.
Los sistemas arcaicos se limitaban únicamente a fichar a la entrada y la salida del trabajo. Sin embargo, con las innovaciones que se han llevado a cabo en los últimos años ya es posible consultar todos los datos y, sobre todo, enviar posible documentación de justificación de ausencia.
El proceso es mucho más interactivo y transparente, mejorando el sentimiento de pertenencia de todos los trabajadores.
4. Aumenta la capacidad de organización del trabajo
Este software se puede conectar con cualquier base de datos que tengas en tu empresa para el control de presencia de trabajadores.
De este modo, tanto tú como tu equipo de recursos humanos podréis planificar la estrategia que queréis seguir para maximizar el rendimiento y lograr el mejor retorno de la inversión.
A través de esta herramienta tendrás a tu disposición una gran variedad de dashboards para comprender cómo varían las tendencias con el paso del tiempo.
¿Es obligatorio el control de presencia de empleados?
Sí, el control de presencia obligatorio es una realidad en nuestro país. Por ello, dada esta circunstancia, es primordial que escojas un sistema digital que te permita llevar a cabo esta función con total confort.
Por un lado, hasta las más pequeñas compañías que cuenten con un único trabajador tienen la obligación de elaborar las nóminas. Este documento está directamente ligado a la cantidad de horas que el empleado ha realizado.
Asimismo, en España van un paso más allá de los objetivos que tiene la Unión Europea en cuanto a control de presencia de empleados.
Es obligatorio que las compañías regulen este aspecto, ya que también sirve a la Seguridad Social para entender el número de horas extra impagadas que se han producido.
En este sentido, pese a la llegada del trabajo en remoto, o de un modelo híbrido a raíz de la pandemia del COVID-19, la obligación de llevar a cabo este trabajo de control sigue completamente intacta.
Conclusión
Como conclusión, garantizar el control presencial es una de las tareas que han de llevar a cabo las empresas si no quieren vulnerar la legislación vigente.
Es una herramienta valiosa para la gestión eficaz del tiempo y la productividad en las empresas. Implementarlo de forma adecuada puede generar beneficios tanto para la empresa como para sus empleados.
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