Factura proforma: que es, para que sirve y diferencias con los presupuestos

¿Conoces qué es una factura proforma, en qué consiste y cómo y cuándo debes de utilizarla? ¿Sabrías distinguirla de un presupuesto y enumerar sus diferencias?

Si eres autónomo o tienes una empresa, deberías poder contestar a estas preguntas con facilidad, ya que puedes encontrarte con la necesidad de utilizarlas en tu negocio.

A través de este artículo daremos contestación a estas preguntas y resolveremos aquellas cuestiones importantes que necesitas conocer sobre esta materia.

Definición de factura pro-forma

Es un escrito que recoge todos los datos de una factura, salvo su numeración y serie, pero que a diferencia de esta no tiene validez fiscal ni contable. 

Puede que tu programa de facturación online te ofrezca la posibilidad de hacerlas fácilmente; pero aún así, es necesario que conozcas qué datos deberías de hacer constar en ella y cuáles son sus usos más habituales:

• Deberá figurar su lugar y fecha de emisión, el nombre, apellidos o denominación social; número de identificación fiscal y domicilio, tanto del emisor de esta como del receptor. Así como la descripción de la operación o concepto, el precio unitario, unidades y precio total, junto con todos los datos relativos a las retenciones e impuestos que son aplicables a ese tipo de operación.
• También deberás hacer constar en esta, de forma clara e inequívoca la expresión “factura proforma”.
• Es un documento de carácter informativo que genera la obligación de respetar las condiciones incluidas en él, por lo que resulta conveniente que limites sus efectos a un plazo razonable.

¿Para qué se utiliza una factura proforma?

De cara a la gestión de tu empresa y aunque a veces se utiliza como si fuera un presupuesto, tiene algunas diferencias con este, como veremos más adelante, siendo su uso más recomendable en estos casos:

• Operaciones comerciales internacionales, ya que puede ser utilizada para justificar el envío de mercancía sin ningún valor comercial, como muestras gratuitas o para pedir, por ejemplo, una licencia de importación.
• Cuando se solicitan subvenciones para la acreditación de determinados gastos e inversiones, o para realizar ciertas operaciones de financiación, como justificación de una inversión a realizar.

Diferencias entre factura proforma y presupuesto

Aunque ambos documentos tienen mucho en común, podemos destacar entre sus diferencias:

• La factura proforma debe tener un formato idéntico a la factura y contener la misma información que ésta, motivo por el cual, la mayoría de las veces, es solicitada expresamente por la administración, los bancos y otro tipo de organismos a efectos de solicitar un crédito, financiación o una subvención.
• El presupuesto es una oferta comercial cuyo diseño no tiene porque parecerse a una factura y su contenido en ocasiones también difiere de lo que aparecerá en la factura.

Como ves, las diferencias no son demasiado llamativas, pero es recomendable que conozcas sus diferentes matices a la hora de realizar presupuestos o facturas proforma en tu empresa o negocio. En nuestro software de facturación online Cloud Gestion es muy fácil crear y editar facturas proforma, como puedes ver en nuestro manual de ayuda online.